内部议标管理制度

PAGE内部议标管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部议标活动，确保采购、工程发包等项目能够在公平、公正、公开的原则下，选择合适的供应商或承包商，提高公司资源配置效率，降低成本，保证项目质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、子公司涉及采购货物、工程建设、服务外包等项目，采用内部议标方式进行的活动。（三）基本原则1.公平公正原则：内部议标过程应遵循公平、公正的原则，为所有参与议标的供应商或承包商提供平等的机会，不得偏袒任何一方。2.公开透明原则：议标信息应在规定范围内公开，包括议标文件、评标标准、评标过程及结果等，确保整个过程透明可查。3.择优选择原则：通过综合评审，选择最符合公司需求、报价合理、信誉良好、具有较强履约能力的供应商或承包商。4.合法合规原则：内部议标活动必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保所有操作合法合规。二、议标范围及条件（一）议标范围1.公司日常生产经营所需的通用物资采购，如办公用品、小型设备等，预计采购金额在[X]元以下，且市场上供应商数量较多，竞争较为充分的项目。2.公司内部小型工程建设项目，如装修改造、小型维修等，预计工程金额在[X]元以下，且技术要求相对不复杂的项目。3.公司部分服务外包项目，如保洁服务、绿化养护服务等，预计服务费用在[X]元以下，且服务内容相对标准化的项目。（二）议标条件1.项目预算明确，资金来源已落实。2.项目技术规格、质量标准等要求清晰，能够准确描述。3.参与议标的供应商或承包商应具备相应的资质和能力，能够满足项目需求。4.项目具有一定的时效性要求，采用内部议标方式能够在规定时间内完成项目采购或发包工作。三、议标组织与职责（一）议标领导小组1.组成：由公司高层管理人员担任组长，相关部门负责人为成员。2.职责：审批内部议标管理制度及相关文件。对重大议标项目进行决策，确定议标方式、评标标准等关键事项。监督议标过程的公正性、合法性，协调解决议标过程中出现的重大问题。（二）议标工作小组1.组成：由采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，采购部门负责人担任组长。2.职责：负责制定议标文件，明确项目要求、评标标准等内容。发布议标公告，邀请符合条件的供应商或承包商参与议标。组织开标、评标会议，记录评标过程和结果。与中标供应商或承包商签订合同，并监督合同执行情况。整理、归档议标过程中的各类文件资料。（三）评标委员会1.组成：由公司内部相关专业技术人员、经济专家等组成，成员人数为奇数，一般不少于[X]人。2.职责：依据议标文件规定的评标标准，对供应商或承包商的投标文件进行评审。向议标工作小组提出评标意见和推荐中标候选人。对评标过程中发现的问题进行讨论和决策。四、议标程序（一）议标申请1.需求部门根据项目需求，填写《内部议标申请表》，详细说明项目名称、预算金额、技术要求、质量标准、交货期或工期要求等内容，并提交至采购部门。2.采购部门对申请内容进行审核，确认项目符合议标范围及条件后，报议标领导小组审批。（二）文件编制1.议标工作小组根据审批通过的议标申请，编制议标文件。议标文件应包括项目概述、技术规格要求、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.议标文件应明确项目的各项要求和标准，确保供应商或承包商能够准确理解项目需求，同时应保证评标标准的合理性和公正性。（三）公告发布1.议标工作小组在公司内部网站、公告栏等指定渠道发布议标公告，邀请符合条件的供应商或承包商参与议标。议标公告应明确议标项目的基本信息、报名时间、地点、联系方式等内容。2.对于潜在供应商或承包商提出的疑问，议标工作小组应及时给予解答，并以书面形式通知所有参与议标的相关方。（四）报名及资格审查1.供应商或承包商在规定的报名时间内，向议标工作小组提交《报名申请表》及相关证明材料，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、信誉证明等。2.议标工作小组对报名供应商或承包商进行资格审查，核实其提交的证明材料真实性和有效性，确定符合资格要求的供应商或承包商名单。（五）文件发放1.议标工作小组向通过资格审查的供应商或承包商发放议标文件，并告知其领取时间、地点和方式。2.供应商或承包商应在规定时间内领取议标文件，并确认收到。如因特殊原因无法按时领取，应提前与议标工作小组沟通协调。（六）投标文件编制与提交1.供应商或承包商应根据议标文件要求，编制投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，并按照规定格式装订成册。2.投标文件应加盖供应商或承包商公章，并由法定代表人或授权代表签字。供应商或承包商应在规定的投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。（七）开标1.议标工作小组在规定的开标时间和地点组织开标会议。开标会议应由采购部门负责人主持，邀请需求部门、财务部门、法务部门等相关人员参加。2.开标时，由供应商或承包商代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读供应商或承包商名称、投标价格、交货期或工期等主要内容，并记录在案。（八）评标1.开标结束后，议标工作小组组织评标委员会进行评标。评标委员会成员应认真阅读投标文件，按照议标文件规定的评标标准进行评审。2.评标过程中，评标委员会可以要求供应商或承包商对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但不得对投标文件的实质性内容进行修改。3.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人，并填写《评标报告》。评标报告应包括项目概述、评标过程、评标结果、推荐中标候选人名单及理由等内容。（九）定标1.议标工作小组根据评标委员会的推荐意见，结合公司实际情况，确定中标供应商或承包商。2.中标结果应在公司内部网站、公告栏等指定渠道进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有异议，相关方可以向议标工作小组提出，议标工作小组应进行调查核实，并将处理结果及时反馈给相关方。3.公示期满无异议后，由采购部门与中标供应商或承包商签订合同。五、评标标准（一）商务部分1.报价合理性：根据市场行情和项目预算，评估供应商或承包商的报价是否合理，是否具有竞争力。2.信誉及业绩：考察供应商或承包商的商业信誉、过往业绩，包括是否有良好的合同履行记录、是否存在违法违规行为等。3.售后服务承诺：评估供应商或承包商提供的售后服务内容、承诺的响应时间、服务期限等是否满足项目需求。（二）技术部分1.技术方案可行性：审查供应商或承包商提交的技术方案是否能够满足项目的技术要求，是否具有可行性和创新性。2.技术实力：考察供应商或承包商的技术团队、技术设备、技术研发能力等，评估其技术实力是否能够支撑项目实施。3.技术支持能力：了解供应商或承包商提供技术支持的能力，包括技术培训、技术咨询、技术升级等方面的承诺和保障措施。（三）价格部分1.投标报价：以供应商或承包商的投标报价作为价格评审的主要依据，比较各供应商或承包商的报价高低。2.价格构成合理性：分析投标报价的构成是否合理，是否包含了项目所需的全部费用，是否存在不合理的价格条款。（四）综合评审评标委员会应根据商务部分、技术部分、价格部分的评审结果，对供应商或承包商进行综合评审，综合考虑各方面因素，选择最适合项目需求的中标候选人。六、合同签订与执行（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起[X]个工作日内，与中标供应商或承包商签订合同。合同应明确双方的权利和义务、项目内容、价格、交货期或工期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同文本提交法务部门进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。法务部门应出具审查意见，采购部门根据审查意见对合同进行修改完善后，方可签订合同。（二）合同执行1.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为合同的组成部分，具有同等法律效力。3.对于合同执行过程中出现的纠纷，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼)。七、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对内部议标活动进行审计监督，检查议标过程是否符合规定程序，评标标准是否得到严格执行，中标结果是否公正合理等。2.公司纪检监察部门应对内部议标活动进行全程监督，严肃查处议标过程中的违规违纪行为，确保议标活动廉洁、公正。（二）投诉处理1.任何单位或个人对内部议标活动中的违规行为或中标结果有异议的，可以在规定时间内向议标工作小组提出投诉。投诉应提供书面材料，说明投诉事项及理由，并附上相关证明材料。2.议标工作小组收到投诉后，应及时进行调查核实，并将处理结果通知投诉人及相关方。如投诉属实，应依法依规对相关责任人进行处理，并重新组织议标活动。八、档案管理1.议标工作小组应负责整理、归档内部议标活动中的各类文件资料，包括议标申请表、议标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通