内部用章制度

PAGE内部用章制度一、总则（一）目的为加强公司内部印章的管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在处理公司内部事务和对外业务时涉及印章使用的相关活动。（三）印章种类及定义1.公司公章：代表公司法人权力，用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书、财务报表等重要文件的签署。2.法定代表人章：用于特定的财务票据、人事任免文件等，代表法定代表人的个人意志。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动。4.合同专用章：用于签订各类经济合同、业务协议等，明确公司在合同中的权利和义务。5.部门章：由各部门根据工作需要自行刻制，用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，不得对外使用。6.业务专用章：根据公司业务特点和实际需求刻制，用于特定业务领域的文件签署和证明，如项目章、销售章等。（四）印章管理原则1.专人保管原则：各类印章均指定专人负责保管，确保印章安全。2.分级审批原则：根据印章的重要性和使用范围，设定不同的审批级别，严格控制印章的使用。3.规范使用原则：印章使用必须符合法律法规和公司规定，遵循既定的使用流程，确保使用的合法性、准确性和严肃性。4.登记备案原则：对印章的刻制、启用、变更、停用、销毁等情况进行详细登记备案，便于追溯和管理。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制申请1.公司各部门因工作需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至行政部门，行政部门对申请事项进行审核，审核内容包括是否确有必要刻制印章、申请用途是否符合公司规定等。审核通过后，报公司领导审批。（二）印章刻制1.经公司领导批准后，行政部门统一安排印章刻制工作。选择具有合法资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制，确保印章质量和安全性。2.刻制过程中，行政部门应与印章制作单位签订保密协议，要求其严格按照公司提供的样式和规格进行制作，不得将印章信息泄露给任何第三方。（三）印章启用1.印章刻制完成后，行政部门负责组织印章启用仪式。由公司领导或授权代表宣布印章正式启用，并对印章使用的相关规定进行强调。2.印章启用前，行政部门应在《印章管理台账》上详细记录印章的名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息，并加盖启用章。同时，将印章印模留存备案，以备查阅。三、印章的保管（一）保管人员职责1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章由行政部门指定专人保管。保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定，确保印章安全。2.部门章和业务专用章由各部门指定专人保管。保管人员应接受行政部门的统一培训和指导，熟悉印章使用流程和要求。3.保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。如发现印章有异常情况，应立即报告上级领导，并采取相应措施进行处理。（二）保管方式1.重要印章应存放在专门的保险柜或安全箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。保险柜或安全箱应设置密码和钥匙，密码由保管人员妥善保管，钥匙应随身携带，不得随意交予他人。2.部门章和业务专用章可根据实际情况存放在办公室抽屉或文件柜内，但应确保存放地点安全，防止印章丢失或未经授权使用。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应提前办理交接手续。交接手续应包括印章实物、《印章管理台账》、印章使用记录等相关资料的核对和移交。2.交接双方应在行政部门的监督下进行交接，并在《印章交接清单》上签字确认。交接清单应一式两份，分别由交接双方和行政部门留存备案。四、印章的使用（一）使用流程1.申请：使用印章前，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、份数、盖章位置等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：根据用章事项的重要性和审批权限，提交相应领导审批。审批流程如下：一般事项用章，由部门负责人审批。重要事项用章，经部门负责人审核后，报分管领导审批。重大事项用章，需经部门负责人、分管领导审核后，报公司总经理审批。3.用章：申请人持经审批的《印章使用申请表》到印章保管处，由保管人员核对申请表内容与用章文件是否一致，无误后在用章文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用章时间、用章事项、盖章人等信息。4.登记备案：印章保管人员应定期将《印章使用登记表》交行政部门进行汇总整理，形成印章使用档案，以备查阅和审计。（二）使用范围1.公司公章：用于公司对外的各类正式文件、合同协议、授权委托书、财务报表、营业执照副本等重要文件的签署。2.法定代表人章：用于特定的财务票据、人事任免文件、董事会决议等需要法定代表人签字确认的文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付、税务申报等财务活动相关的文件和票据。4.合同专用章：用于签订各类经济合同、业务协议、合作意向书等涉及公司经济利益的文件。5.部门章：仅限于本部门内部文件、通知、报表、工作计划、工作总结等的盖章确认，不得对外使用。6.业务专用章：根据公司业务特点和实际需求，用于特定业务领域的文件签署和证明，如项目章用于项目文件、销售章用于销售合同等。（三）禁止使用情况1.未经审批的文件、合同、协议等不得使用印章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信不得加盖印章。特殊情况确需加盖印章的，必须经公司领导批准，并在使用后及时收回存档。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用印章。4.印章保管人员不得擅自为他人加盖印章，不得将印章带出公司使用。如有特殊情况需要带出公司的，必须经公司领导批准，并由专人陪同使用。五、印章的变更与停用（一）印章变更1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要变更印章时，由行政部门填写《印章变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等信息，并经公司领导审批。2.审批通过后，行政部门负责办理印章变更手续，包括重新刻制印章、销毁旧印章、更新《印章管理台账》等。印章变更后，应及时通知相关部门和人员，确保工作的正常开展。（二）印章停用1.印章因磨损、损坏、遗失或公司业务调整等原因不再使用时，由保管人员填写《印章停用申请表》，经部门负责人审核后，报行政部门审批。2.行政部门审批通过后，负责组织印章停用工作。对停用的印章进行封存，并在《印章管理台账》上注明停用日期。同时，通知相关部门和人员停止使用该印章。3.停用的印章应按照规定进行销毁。销毁过程应由行政部门、财务部门等相关人员共同监督，确保印章彻底销毁，防止印章信息泄露。销毁后，在《印章销毁记录》上签字确认，并将销毁记录存档。六、印章的监督与检查（一）监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政部门负责人担任组长，成员包括财务部门、审计部门等相关人员。监督小组负责定期对印章管理情况进行检查和监督，确保印章使用的合法性、规范性和安全性。2.行政部门作为印章管理的日常工作部门，应加强对印章使用情况的跟踪和管理，及时发现和纠正印章使用过程中的问题。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人员是否严格履行保管职责，是否存在印章被盗、丢失或损坏的情况。2.印章使用流程执行情况：检查印章使用申请表的填写是否规范、审批手续是否齐全、用章登记是否完整等，确保印章使用符合规定流程。3.印章使用范围：检查印章使用是否超出规定范围，是否存在违规使用印章的行为。4.印章档案管理：检查印章刻制、启用、变更、停用、销毁等相关资料是否齐全、完整，是否按照规定进行存档。（三）违规处理1.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重