内部印章保管制度规定

PAGE内部印章保管制度规定一、总则（一）目的为加强公司内部印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司等所属各部门涉及的所有内部印章的保管、使用、废止等管理活动。（三）印章定义本制度所指内部印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章、业务专用章等各类具有法律效力或代表公司特定用途的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据实际工作需要，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并经相关部门负责人、分管领导及总经理审批。2.行政部门持审批通过的《印章刻制申请表》到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制过程中，行政部门应全程监督，确保印章质量符合要求。3.新印章刻制完成后，行政部门应及时登记印章的名称、规格、材质、启用日期、领取人等信息，并留存印章印模备案。（二）印章启用1.印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章的名称、启用日期、使用范围、保管责任人等信息，确保公司各部门知晓。2.印章启用时，行政部门应将印章正式移交至保管责任人，并办理交接手续，双方在《印章交接登记表》上签字确认。交接内容包括印章实物、印模、使用说明等相关资料。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管原则，每枚印章必须指定专人负责保管，保管责任人应具备高度的责任心和保密意识。2.确保安全原则，印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并采取必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施。3.严格保密原则，保管责任人应严格遵守保密制度，不得擅自将印章信息透露给无关人员，防止印章被盗用、冒用。（二）保管责任人职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，随时掌握印章的使用情况。2.严格按照本制度规定的使用流程和审批权限使用印章，对不符合规定的用印申请有权拒绝，并及时向上级报告。3.定期对印章进行检查，如发现印章损坏、遗失等情况，应立即采取措施，并及时报告上级领导。4.印章保管期间，如因工作调动、离职等原因需要更换保管责任人时，应及时办理印章交接手续，确保印章保管的连续性和安全性。（三）印章存放要求1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放在公司保险柜中，由专人负责保管。保险柜钥匙和密码应分别由不同人员保管，严禁一人同时掌握保险柜的钥匙和密码。2.部门章、业务专用章等一般印章可存放在文件柜中，但文件柜应加锁，并确保存放环境安全。3.印章存放处应张贴明显的标识，标明印章名称、保管责任人等信息，便于识别和管理。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于以公司名义对外签订的合同、协议、文件、信函等，以及需要公司盖章确认的其他重要事项。2.法定代表人章：用于以法定代表人名义签署的文件、信函等，以及需要法定代表人盖章确认的其他事项。3.合同专用章：用于公司对外签订的各类合同、协议等。4.财务专用章：用于公司财务收支、结算、票据等相关业务。5.部门章：用于本部门内部的文件、通知、报表等，以及经本部门负责人批准的对外联系事项。6.业务专用章：用于特定业务领域的文件、凭证、报表等，以及经相关业务部门负责人批准的对外联系事项。（二）使用流程1.用印申请：使用部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、份数、用印日期、申请人等信息，并按照审批权限提交相关部门负责人、分管领导及总经理审批。2.审批签字：审批人应认真审核用印申请内容，确保用印事项合法合规，并在《印章使用申请表》上签字确认。3.用印登记：保管责任人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应对用印事项进行再次核对，无误后按照规定在相应文件或凭证上加盖印章，并在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、用印文件名称、文号、份数、申请人、审批人等信息。4.用印监督：对于重要文件或涉及金额较大的合同等用印事项，保管责任人应在现场监督用印过程，确保用印准确无误。（三）审批权限1.一般事项用印：由部门负责人审批，涉及本部门业务范围内的常规文件、通知、报表等。2.重要事项用印：由分管领导审批，涉及公司重要决策、重大项目、对外合作等事项。3.重大事项用印：由总经理审批，涉及公司战略规划、重大投资、融资、并购等事项。（四）特殊情况用印1.紧急情况下需用印的，可先由保管责任人电话请示相关审批人同意后用印，但事后必须及时补办审批手续。2.因出差、外出等原因无法及时办理用印审批手续的，可由用印申请人通过电子邮件、传真等方式将用印申请发送给审批人，经审批人同意后，保管责任人可先行用印，但申请人返回后应及时补办书面审批手续。五、印章的废止与销毁（一）废止情形1.公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失等无法正常使用。3.因法律法规、政策调整或公司内部管理规定变化，印章所代表的业务范围或用途已不再适用。（二）废止程序1.印章保管责任人发现印章需要废止时，应及时填写《印章废止申请表》，详细注明印章名称、废止原因、废止日期等信息，并经相关部门负责人、分管领导及总经理审批。2.审批通过后，行政部门应在公司内部发布《印章废止通知》，明确废止印章的名称、废止日期等信息，确保公司各部门知晓。（三）销毁程序1.废止后的印章由行政部门统一负责销毁，销毁过程应严格按照相关法律法规和公司规定进行。2.行政部门应填写《印章销毁登记表》，详细记录销毁印章的名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息，并由保管责任人、监销人等签字确认。3.印章销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，行政部门应安排专人进行监督，确保销毁彻底、安全。六、印章的监督与检查（一）监督部门职责公司行政部门负责对印章的保管、使用、废止等管理活动进行监督检查，定期对印章管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管责任人是否严格履行职责，印章交接手续是否齐全等。2.印章使用情况：检查用印申请、审批、登记等流程是否规范，是否存在违规用印行为。3.印章废止与销毁情况：检查印章废止程序是否合规，销毁过程是否符合要求，销毁记录是否完整等。（三）违规处理1.对于违反本制度规定保管、使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.因违规用印给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相