邀请招标管理办法

邀请招标管理办法第一章总则1.1目的为在依法必须招标范围之外，兼顾采购效率与竞争充分性，建立“有限竞争、过程留痕、结果可追溯”的邀请招标运行机制，特制定本办法。1.2适用范围本办法适用于××公司（以下简称“公司”）及所属分、子公司，在境内进行的工程、货物、服务类项目，且同时满足：（1）依法可不公开招标；（2）经审批采用邀请招标方式；（3）估算金额≥50万元。1.3基本原则（1）竞争充分：邀请数量≥5家，有效投标人≥3家；（2）机会公平：建立“潜在投标人储备库”，滚动更新，任何符合资格的主体均可申请入库；（3）过程透明：全流程电子化、节点留痕、文件自动归档；（4）责任到人：谁发起、谁负责、谁终身追溯。第二章组织与职责2.1招标领导小组由总经理任组长，分管采购、法务、财务、纪检的副总经理为成员，职责：（1）审批年度邀请招标计划；（2）裁决重大异议与投诉；（3）对违规人员提出处理意见。2.2采购中心为归口管理部门，设“邀请招标室”，职责：（1）编制、发布资格预审公告；（2）维护储备库；（3）抽取、确定邀请名单；（4）编制、发出招标文件；（5）组织开标、评标、定标；（6）建立电子档案并移交公司档案馆。2.3需求部门（1）提交《项目需求书》及技术规格书；（2）指派一名技术代表作为评标委员；（3）配合采购中心进行合同技术条款谈判。2.4纪检室（1）对抽取、开标、评标全过程进行音视频监督；（2）出具《监督报告》，纳入年度审计。第三章潜在投标人储备库3.1入库条件（1）具有独立法人资格；（2）近3年无重大违法记录（以“信用中国”查询为准）；（3）具备对应行业资质（工程类需三级及以上，货物类需生产或代理证明，服务类需相关业绩≥2个）；（4）提交《入库承诺函》，同意公司《廉洁协议》。3.2入库流程（1）线上注册：登录公司电子采购平台，上传营业执照、资质证书、业绩合同、廉洁承诺；（2）形式审查：采购中心2个工作日内完成；（3）现场考察：对首次申请且年度拟参加金额≥500万元的供应商，由采购中心牵头，技术、纪检联合考察，出具《考察报告》；（4）公示：合格名单公示3日，无异议后自动入库；（5）动态管理：每季度复核一次，出现失信、质量事故、行贿记录立即冻结，冻结期1～3年。3.3储备库结构（1）工程库：房建、市政、机电、装修4个子库；（2）货物库：设备、材料、软件3个子库；（3）服务库：设计、监理、咨询、检测4个子库。每个子库保持“有效供应商≥20家”，低于时10日内补充公告招募。第四章年度邀请招标计划4.1编制时间每年11月1日至30日，需求部门通过SRM系统提交下一年度需求。4.2审批流程（1）采购中心汇总、平衡批次，形成《年度邀请招标计划（草案）》；（2）财务总监审核资金预算；（3）招标领导小组会议审批；（4）董事会备案；（5）12月15日前在内部OA公告，同步推送至电子采购平台。4.3计划调整因市场、政策、预算变化需调整的，金额变化≤10%由采购中心负责人批准；＞10%须重新履行审批。第五章资格预审5.1公告发布在电子采购平台、中国招标投标公共服务平台同步发布，公告期≥5日，内容包含：项目概况、资格要求、评审办法、入库链接。5.2评审办法采用合格制，设置6项硬性指标：资质、业绩、财务、信誉、人员、设备，全部满足即通过，不限制数量。5.3评审小组由采购中心1人、需求部门1人、外部专家2人组成，专家从公司专家库随机抽取。5.4结果公示通过名单公示3日，并载明“未通过原因可书面查询”，保障投标人知情权。第六章邀请名单确定6.1抽取原则（1）随机抽取为主：在通过资格预审且仍在储备库active状态的供应商中，由系统随机摇取7家；（2）择优补充为辅：如随机抽取后有效投标人＜5家，可在同类子库中按“近3年业绩金额由高到低”补足至7家；（3）回避原则：与需求部门、评标专家存在控股、管理、近亲属关系的不得被邀请。6.2抽取流程（1）时间：招标文件发出前1日；（2）地点：公司305评标室；（3）人员：采购中心2人、纪检1人、公证处1人；（4）工具：使用公司开发的“随机抽取V3.0”软件，现场生成加密PDF《邀请名单》，由纪检、公证双签章；（5）存档：PDF自动上传至电子档案系统，任何人30日内不得修改。第七章招标文件编制7.1组成（1）招标公告（邀请书）；（2）投标人须知；（3）评标办法（综合评估法或经评审的最低投标价法）；（4）合同条款（使用公司《标准合同模板2024版》）；（5）技术规格书（由需求部门签字锁定）；（6）工程量清单或供货清单；（7）图纸、附件；（8）投标文件格式（含廉洁投标承诺、保密承诺）。7.2关键条款设置（1）投标保证金：不得超过项目估算2%，且≤80万元，优先使用电子保函；（2）最高投标限价：在招标文件中公布，超过视为废标；（3）工期/交货期：须≤需求部门要求，不得压缩合理工期≥20%；（4）变更条款：变更金额≤合同价10%时，由项目经理、采购经理联签；＞10%须重新履行招标。7.3内部评审招标文件编制完成后，实行“三级评审”：（1）采购中心内部交叉评审；（2）法务合规审查；（3）需求部门技术审查；全部在电子评审系统完成，修订痕迹保留，评审通过后方可加盖电子公章。第八章投标、开标与评标8.1投标（1）截止时间：自招标文件发出之日起≥10日；（2）递交方式：电子采购平台上传加密标书，同步邮寄纸质正本1份至采购中心；（3）保证金到账：以电子保函或银行子账号自动识别，未到账系统拒收。8.2开标（1）时间：与投标截止时间同一时刻；（2）地点：公司招标大厅；（3）人员：招标人代表2人、公证1人、纪检1人、投标人代表≥2人；（4）流程：①解密：投标人远程CA解密，系统5分钟倒计时；②唱标：自动语音唱出报价、工期、质量目标；③签名：生成《开标记录表》，各方电子签名；④直播：钉钉群直播，录像保存10年。8.3评标（1）评标委员会：5人以上单数，技术、经济专家≥2/3，需求部门代表≤1/5；（2）评标方法：综合评估法：价格60分、技术30分、服务10分，设置7项评分细则，每项量化到小数点后1位；最低投标价法：仅适用于通用技术简单项目，经评审不低于成本且满足实质性要求即推荐最低价；（3）澄清：通过系统一次性发出，30分钟内回复，全程留痕；（4）评标报告：系统自动生成，包含分数、排名、推荐理由、澄清记录，评委电子签名后加密存档。第九章定标与中标9.1定标权限（1）估算金额＜200万元：采购中心总经理定标；（2）200～1000万元：招标领导小组副组长定标；（3）≥1000万元：招标领导小组会议定标。9.2中标公示在电子采购平台、中国招标投标公共服务平台公示3日，公示内容：中标候选人名称、排序、投标报价、工期、质量目标、异议渠道。9.3中标通知公示结束无异议，系统向中标人发出《中标通知书》，同时退还未中标人保证金；中标通知书发出30日内完成合同签订，逾期无正当理由视为放弃中标，没收投标保证金并列入不良记录1年。第十章合同签订与履约10.1合同签订（1）使用公司标准模板，不得实质性修改中标条件；（2）履约保证金：10%合同价，可采用保函；（3）风险条款：设置“逾期违约金≤合同价5%”“质量违约金≤合同价10%”，并关联到付款节点。10.2履约验收（1）里程碑验收：工程类按节点、货物类按到货、服务类按阶段；（2）联合验收小组：需求部门1人、采购中心1人、第三方检测（如需）1人；（3）验收单：系统生成二维码，扫码可查看检测数据、照片、视频；（4）付款：验收合格后15日内支付，发票、验收单、履约保证金收据三单匹配，系统自动校验。10.3评价与后评估（1）履约评价：质量、进度、服务、廉洁4维度，满分100分，≤80分列入黄色预警，≤70分红色预警并暂停投标资格1年；（2）后评估：重大项目（≥1000万元）完工6个月内，由审计部进行绩效审计，出具《后评估报告》，作为后续招标评分依据。第十一章异议、投诉与处理11.1异议提出投标人或其他利害关系人认为招标活动不符合法律或本办法，可在中标公示期内以书面形式（电子扫描件）向采购中心提出。11.2处理时限（1）采购中心自收到异议之日起3日内决定是否受理；（2）受理后5日内作出答复；（3）需要检验、检测、专家评审的，时间顺延，但最长不超过15日。11.3投诉升级对答复不满意可向公司纪检室投诉，纪检室7日内组织复查，复查结果为公司最终决定。11.4暂停措施异议或投诉期间，可暂停招标投标活动，但暂停时间累计不得超过30日，紧急情况经招标领导小组批准可继续。第十二章信息公开与档案管理12.1公开内容（1）资格预审公告、中标公示、合同履约结果；（2）年度邀请招标统计数据：项目数、金额、节资率、投诉率；（3）违规处理决定。12.2公开渠道电子采购平台、公司官网、中国招标投标公共服务平台，保留时间≥10年。12.3电子档案（1）归档范围：从需求提出到合同关闭全周期文件；（2）归档格式：PDF/A-2，双层OCR；（3）归档时限：合同关闭后30日内完成；（4）保管期限：永久保存，每5年迁移一次存储介质。第十三章监督管理与责任追究13.1违规情形（1）应公开未公开、应抽取未抽取；（2）设置不合理条件排斥潜在投标人；（3）泄露评标情况；（4）与投标人串通；（5）接受贿赂。13.2处理措施（1）经济处罚：直接责任人5000～50000元，主管领导10000～100000元；（2）行政处分：警告至开除；（3）刑事责任：移送司法机关；（4）信用记录：纳入公司“黑名单”，终身禁止参与招标活动。13.3免责条款因不可抗力、政策突变导致程序无法继续，经招标领导小组认定可免责，但须形成书面报告报董事会备案。第十四章应急与例外管理14.1应急项目符合“抢险、救灾、突发事件”条件，估算金额＜100万元，可由需求部门书面申请、采购中心核实、总经理口头批准后先行实施，但须在15日内补充履行邀请招标程序，否则不予付款。14.2例外项目涉及国家安全、秘密，经省级以上行政主管出具证明，可豁免公开，但须由纪检、法务、外部律师三方联合见证，全程录像并加密存档。第十五章培训与持续改进15.1培训对象需求部门、采购中心、评标专家、纪检人员。15.2培训内容（1）邀请招标法律法规；（2）电子平台操作；（3）廉洁风险案例；（4）质疑投诉处理技巧。15.3培训频次新员工入职1周内完成基础培训；在职人员每年复训1次，并参加线上考试，合格率≥90%。15.4持续改进（1）每季度召开“招标复盘会”，对节资率低于5%