江苏合同内部控制制度

PAGE江苏合同内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强江苏公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益。（二）适用范围本制度适用于江苏公司及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.风险防范原则注重合同风险的识别、评估和控制，采取有效措施防范合同风险。3.全面管理原则对合同全过程进行全面管理，涵盖合同的起草、审核、签订、履行、监督、结算、归档等环节。4.协作配合原则各部门应密切协作，共同做好合同管理工作，确保合同管理工作的顺利开展。（四）职责分工1.合同管理部门负责公司合同管理制度的制定、修订和解释；指导、监督各部门合同管理工作；参与重大合同的谈判、起草、审核；负责合同的统一编号、登记、归档、保管等工作；对合同履行情况进行跟踪、监督和检查；协调处理合同纠纷。2.业务部门负责本部门合同的起草、谈判、申报；配合合同管理部门进行合同审核；负责合同的履行、变更、解除等工作；及时向合同管理部门反馈合同履行情况。3.财务部门负责审核合同付款条款、结算方式等财务事项；监督合同款项的收付；协助合同管理部门进行合同结算和财务分析。4.法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审查；提供法律咨询和建议；参与合同纠纷的处理。二、合同的签订（一）合同的起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确、具体、完整，包括合同双方的名称、地址、联系方式，合同标的、数量、质量、价款或者报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义、容易引起误解的表述。（二）合同的审核1.业务部门将起草好的合同文本提交至合同管理部门进行审核。合同管理部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并提出审核意见。2.合同管理部门审核的内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等方面。重点审核合同条款是否符合法律法规和公司政策规定，是否存在潜在风险，权利义务是否对等，违约责任是否明确等。3.合同管理部门审核通过后，将合同文本提交至财务部门、法务部门进行会签。财务部门应重点审核合同付款条款、结算方式等财务事项；法务部门应重点审核合同的合法性、合规性。4.财务部门、法务部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成会签，并提出会签意见。如存在问题，应及时与业务部门沟通协商，提出修改建议。5.业务部门根据合同管理部门、财务部门、法务部门的审核意见和会签意见，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本经业务部门负责人签字确认后，再次提交至合同管理部门进行审核。合同管理部门审核通过后，报公司领导审批。（三）合同的签订1.合同经公司领导审批同意后，由业务部门负责人与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章。2.签订合同的授权委托代理人应具有合法有效的授权委托书，授权委托书应明确代理人的代理事项、权限和期限等内容。3.合同签订过程中，应严格按照合同审批意见执行，不得擅自变更合同条款。如遇特殊情况需要变更合同条款的，应重新履行合同审批程序。三、合同的履行（一）履行计划的制定1.业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点和责任人。2.合同履行计划应报合同管理部门备案。合同管理部门应对合同履行计划进行审核，确保计划的合理性和可行性。（二）履行过程的跟踪与监督1.业务部门应按照合同履行计划组织实施合同履行工作，并定期向合同管理部门反馈合同履行情况。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪、监督和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.如发现对方当事人未按照合同约定履行义务的，业务部门应及时采取措施，要求对方当事人履行义务，并保留相关证据。如对方当事人拒不履行义务或履行义务不符合约定的，业务部门应及时向合同管理部门报告，合同管理部门应会同法务部门研究制定解决方案，必要时通过法律途径维护公司合法权益。（三）合同的变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与对方当事人协商，签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订程序进行审核、审批。2.如因对方当事人违约或其他原因需要解除合同的，业务部门应及时通知对方当事人，并按照合同约定或法律法规规定办理解除合同手续。解除合同的通知应采用书面形式，并保留相关证据。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况告知合同管理部门、财务部门、法务部门等相关部门，并对合同变更或解除的原因、过程、结果等进行记录和归档。四、合同的结算（一）结算依据的审核1.业务部门应根据合同约定和实际履行情况，及时整理、提供合同结算所需的相关资料，包括合同文本、验收报告、发票等。2.财务部门应对业务部门提供的结算资料进行审核，重点审核结算金额是否准确、结算依据是否充分、发票是否合规等。（二）结算流程的执行1.财务部门审核通过后，按照合同约定的结算方式和付款期限办理付款手续。付款时应严格遵守公司资金管理制度，确保资金支付的安全、准确、及时。2.如对方当事人提供的发票不符合规定或存在其他问题的，财务部门应及时与对方当事人沟通协商，要求对方当事人重新开具发票或解决相关问题。（三）结算记录的保存财务部门应建立合同结算台账，详细记录合同的结算金额、付款时间、付款方式等信息。合同结算台账应定期进行核对和清理，确保记录的准确性和完整性。合同结算资料应按照公司档案管理制度进行归档保管，以备查阅。五、合同的归档与保管（一）归档范围公司签订的各类合同及其相关资料，包括合同文本、合同审批表、合同履行记录、结算资料、变更协议、解除协议、授权委托书、往来函件等，均应作为合同档案进行归档保管。（二）归档要求1.合同管理部门应在合同签订生效后[X]个工作日内，将合同及相关资料整理归档。归档资料应齐全、完整、真实、有效，符合档案管理的要求。2.合同档案应按照年度、类别、编号等进行分类整理，建立清晰的档案目录和索引，便于查询和使用。3.合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应装订成册，加盖档案专用章；电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。（三）保管期限合同档案的保管期限应根据合同的重要程度、涉及金额、履行期限等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年。具体保管期限按照公司档案管理制度执行。（四）档案的查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。2.公司外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由合同管理部门安排专人陪同查阅。查阅时应严格遵守公司档案管理制度，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。3.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，借阅期满后应及时归还。六、合同的风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期组织对合同风险进行识别和评估，分析合同在签订、履行、变更、解除等过程中可能存在的风险因素，如法律风险、信用风险、市场风险、操作风险等。2.合同风险评估应采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据合同风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于风险等级较高的合同，应采取重点监控、加强审核、增加担保等措施；对于风险等级较低的合同，可以适当简化管理流程，但仍应进行必要的审核和监督。2.加强对合同对方当事人的信用管理，建立对方当事人信用档案，定期进行信用评估和跟踪。对于信用状况不佳的对方当事人，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。3.加强对合同履行过程的监督和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题