检察院档案工作责任制度

PAGE检察院档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强检察院档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在检察工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的责任界定与管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则本院档案工作实行统一领导，由办公室负责统筹协调，各部门按照职责分工，负责本部门档案的收集、整理和移交等工作，确保档案工作有序开展。2.完整准确、系统安全原则档案工作人员应切实履行职责，保证档案的形成过程完整、内容准确，维护档案的系统性和安全性，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用原则档案管理应充分考虑检察工作实际需求，优化档案整理和保管方式，便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案工作职责分工（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案工作规章制度，并组织实施。2.负责对全院档案工作进行统筹规划、协调指导和监督检查，定期组织档案工作考核评估。3.集中统一管理本院各类档案，包括文书档案、诉讼档案、声像档案、电子档案等，做好档案的收集、整理、编目、保管、统计和利用等工作。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立健全档案信息管理系统，提高档案管理的信息化水平。5.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高全院工作人员的档案意识和业务能力。6.负责与上级档案部门及其他相关单位的业务联系与交流，及时报送档案工作情况和统计报表。（二）各业务部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，明确专人负责档案管理，确保档案材料的及时收集、分类整理和妥善保管。2.在案件办理、业务工作开展过程中，严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成和处理，保证档案内容真实、完整、准确。3.负责将本部门办理完毕的档案材料按照规定时间和要求移交至办公室档案管理部门，并办理交接手续。4.根据工作需要，及时向办公室档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，配合做好档案利用工作。5.协助办公室档案管理部门开展档案整理、编目、数字化等工作，提供必要的业务支持和资料信息。（三）档案工作人员职责1.认真学习和掌握档案工作的法律法规、方针政策和业务知识，不断提高自身业务素质和工作能力。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、统计等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，维护档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密事件的发生。4.积极开展档案利用工作，热情接待档案查阅、借阅人员，按照规定办理查阅、借阅手续，及时提供所需档案资料，并做好利用登记工作。5.负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保档案信息的准确性和完整性。6.参与档案鉴定、销毁等工作，提出合理的鉴定意见和建议，按照规定程序做好档案的鉴定和销毁工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.文书档案收集本院在各项工作活动中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括上级文件、本院文件、会议文件、请示报告、批复、通知、信函、合同协议、统计报表等。2.诉讼档案收集本院办理各类案件过程中形成的全部诉讼文件材料，包括案件受理登记表、立案决定书、起诉书、证据材料、庭审笔录、判决书、裁定书、调解书等。3.声像档案收集本院在重要活动、会议、案件办理等过程中形成的照片、录音、录像等声像资料，以及具有保存价值的实物档案。4.电子档案收集本院在办公自动化系统、检察业务应用系统等信息化系统中形成的电子文件，包括电子公文、电子证据、电子报表等，确保电子档案与纸质档案同步归档。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围和要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集人员应认真审核文件材料的内容和格式，确保文件材料真实、准确、完整，符合档案管理要求。对于不符合要求的文件材料，应及时督促相关人员进行补充或修正。3.在案件办理过程中，承办人员应及时将案件相关文件材料整理归档，做到一案一档，确保诉讼档案的完整性和系统性。案件办结后，应在规定时间内将全部诉讼档案移交至办公室档案管理部门。4.对于声像档案和实物档案的收集，应注重收集具有重要历史意义、纪念意义或反映本院工作特色的资料，确保其真实性和完整性。同时，应做好声像档案和实物档案的整理和编目工作，便于保管和利用。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系，按照一定的分类标准进行整理。2.便于档案的保管和利用，便于档案的查阅、借阅和统计，提高档案管理工作效率。3.保证档案的整齐规范，做到分类科学、排列有序、编号统一、装订牢固，确保档案的质量。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。即先将文件材料按年度分开排列，再根据保管期限分为永久、长期、短期三类，然后按照机构（问题）进行分类，最后进行编号、编目、装订等工作。2.诉讼档案按照案件类别年度保管期限分类整理。先将案件分为刑事、民事、行政等类别，再按年度顺序排列，最后根据保管期限进行分类编号、编目和装订。3.声像档案按照内容年度保管期限分类整理。先根据声像档案的内容进行分类，再按年度顺序排列，最后根据保管期限进行编号、编目，并注明声像资料的拍摄时间、地点、人物等信息。4.电子档案按照电子文件的类别和形成时间进行分类整理，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的分类清晰、便于检索。同时，应做好电子档案的备份工作，防止数据丢失。四、档案保管（一）保管场所1.本院应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等，满足档案保管的基本要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。同时，应合理安排档案存放位置，便于档案的查找和管理。（二）保管要求1.档案工作人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、保管期限、存放位置等信息，确保档案的完整和安全。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理。2.按照档案保管期限的不同，对档案进行分类存放，便于档案的鉴定和销毁工作。同时，应建立档案保管期限标识制度，明确各类档案的保管期限，便于识别和管理。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应与原存储介质分开存放，并定期进行数据检查和恢复测试，确保电子档案数据的安全性和完整性。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，防止档案丢失、损坏和泄密。对于借出的档案，应及时催还，确保按时归还。（三）档案鉴定与销毁1.成立档案鉴定工作小组，由办公室负责人、档案工作人员及相关业务部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。2.档案鉴定工作小组应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本院实际情况，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。对于仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。3.档案销毁清册应详细记录档案的题名、年度、保管期限、卷号、数量等信息，并由档案鉴定工作小组组长及相关人员签字确认。4.档案销毁工作应严格按照规定程序进行，经本院分管领导批准后，在指定地点由专人负责监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁工作的真实性和彻底性。5.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要资料。同时，应及时在档案管理系统中更新档案信息，确保档案数据的准确性。五、档案利用（一）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案，用于案件办理、工作参考、历史研究等。2.上级机关、其他司法机关及有关单位因工作需要查阅、借阅本院档案，须按照规定办理相关手续。3.因特殊情况需要查阅、借阅本院档案的其他人员，须经本院分管领导批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。（二）利用方式1.查阅本院工作人员查阅档案，可直接到档案库房查阅。查阅时，档案工作人员应提供必要的帮助和指导，协助查阅人员查找所需档案资料。查阅人员应在档案查阅登记簿上详细记录查阅时间、档案题名、卷号、查阅目的等信息。2.借阅本院工作人员因工作需要借阅档案，须填写档案借阅申请表，注明借阅档案的题名、卷号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报办公室负责人审批。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、拆卷、抽页等。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制对于因工作需要不能借出的档案，查阅人员可申请复制档案资料。复制档案须经办公室负责人批准，档案工作人员应按照规定进行复制，并在复制件上加盖档案管理部门印章。复制件应与原件内容一致，具有同等法律效力。（三）利用登记1.建立档案利用登记簿，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用时间、利用部门、利用人员、档案题名、卷号、利用目的、利用方式、归还时间等信息。2.档案工作人员应及时对档案利用登记簿进行整理和归档，定期统计档案利用情况，为档案管理工作提供数据支持。同时，应根据档案利用情况，分析档案利用需求，为档案整理、保管和编目等工作提供参考依据。六、监督与考核（一）监督检查1.办公室负责对全院档案工作进行定期监督检查，检查内容包括档案工作规章制度的执行情况、档案收集整理质量、档案保管安全状况、档案利用服务水平等。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每年至少进行一次，全面检查全院档案工作情况；不定期抽查根据工作需要随时进行，重点检查档案管理中的薄弱环节和突出问题。3.监督检查人员应认真填写监督检查记录，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反档案工作规章制度的行为，应按照相关规定进行严肃处理。（二）考核评价1.建立档案工作考核评价制度，将档案工作纳入本院年度绩效考核体系，对各部门及档案工作人员的档案工作进行考核评价。2.考核评价内容主要包括档案工作组织管理、档案收集整理、档案保管利用、档案信息化建设等方面。考核评价指标应明确具体、可量化操作，确保考核评价结果客观公正。3.考核评价方式采用自评与互评相结合、定性与定量相结合的方法。各部门应