医院消防安全管理档案制度

医院消防安全管理档案制度一、总则第一条【制定目的】为规范医院消防安全管理档案（以下简称“消防档案”）的建立、使用、保管和销毁工作，确保消防档案的真实性、完整性、准确性和系统性，有效支撑医院消防安全管理工作，预防和减少火灾危害，保障医院人员生命财产安全，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》、《医疗机构消防安全管理九项规定》等相关法律法规及规范性文件，结合医院实际，制定本制度。第二条【制定依据】本制度依据以下法律法规、标准规范及上级文件制定：《中华人民共和国消防法》《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》（公安部令第61号）《医疗机构消防安全管理九项规定》《中华人民共和国档案法》《建筑设计防火规范》（GB50016）《消防设施通用规范》（GB55036）国家、省、市卫生健康行政部门及消防救援机构发布的有关消防安全管理的文件、通知和要求。第三条【适用范围】本制度适用于医院院区范围内所有科室、部门、驻院单位及全体工作人员。医院投资、管理或托管的其他医疗机构参照本制度执行。第四条【基本原则】医院消防档案管理遵循以下基本原则：统一领导、分级负责原则：医院消防安全委员会统一领导消防档案工作，消防安全归口管理部门具体负责，各科室、部门按其职责分工负责本部门相关消防档案材料的形成、收集和初步整理。真实准确、完整规范原则：消防档案内容必须真实反映医院消防安全工作的实际情况，记录准确、数据可靠，归档材料齐全、格式规范。动态更新、及时归档原则：消防档案应随医院建筑、设施、人员、管理的变化以及消防安全工作的进展而及时更新、补充，确保档案的时效性。集中保管、安全保密原则：消防档案由医院消防安全归口管理部门集中统一保管，确保档案实体和信息的安全，防止丢失、损毁和失泄密。便于利用、服务管理原则：消防档案的建立和管理应便于查阅、利用，为医院消防安全决策、监督检查、风险评估、应急演练和事故调查提供有效支持。第五条【术语定义】本制度中下列术语的含义：消防档案：指医院在消防安全管理活动中直接形成的，对国家、社会和医院具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。消防安全归口管理部门：指医院明确承担日常消防安全管理工作的职能部门，通常为保卫科、后勤保障部或安全管理部门。重点部位：指医院内火灾危险性大、发生火灾后损失大、伤亡大、影响大的部位，如住院部、手术室、ICU、中心供氧站、药品库、危化品库、变配电室、消防控制室、档案室、信息机房等。消防设施：指火灾自动报警系统、自动灭火系统、消火栓系统、防烟排烟系统以及应急广播和应急照明、安全疏散设施等。动火作业：指在医院内进行焊接、切割、加热、打磨等可能产生火焰、火花和炽热表面的临时性作业。二、组织架构与职责分工第六条【领导机构职责】医院消防安全委员会是消防档案管理的领导机构，其主要职责包括：审定医院消防档案管理制度和工作计划。协调解决消防档案管理中的重大问题。监督、检查消防档案管理制度的执行情况。对消防档案管理工作进行考核评价。第七条【归口管理部门职责】医院消防安全归口管理部门是消防档案管理的责任部门，设专职或兼职消防档案管理员，具体职责包括：负责制定并组织实施消防档案管理的具体细则和工作流程。负责指导、监督和检查各科室、部门消防档案材料的形成、积累和移交工作。负责全院消防档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作。负责建立和维护消防档案的电子目录和检索系统。负责定期对消防档案进行检查、核对，确保档案安全、完整。负责组织消防档案管理知识的培训和宣传。负责按规定向属地消防救援机构报备相关消防档案信息。第八条【各科室部门职责】医院各临床、医技、行政、后勤科室及驻院单位是消防档案材料的形成单位，其主要职责包括：负责本科室、部门职责范围内产生的消防安全相关文件、记录、报告等材料的收集、积累和初步整理。确保形成的档案材料内容真实、准确、完整，签署手续完备。按规定时限和要求，向医院消防安全归口管理部门移交应归档的消防档案材料。负责本科室、部门保管的常用消防档案副本或参考资料的管理。配合消防安全归口管理部门做好档案的查阅、利用和检查工作。第九条【档案管理员要求】消防档案管理员应具备以下条件：政治可靠，责任心强，遵纪守法，具有保密意识。熟悉医院消防安全管理业务和档案管理基础知识。能够熟练操作计算机及档案管理相关软件。经过消防安全管理和档案管理专业培训。三、消防档案内容与分类**第十条】【档案构成】医院消防档案分为基础管理档案和动态管理档案两大部分，实行“一院一档”、“一楼一档”、“一部位一档”的管理模式。**第十一条】【基础管理档案内容】基础管理档案是反映医院消防安全基本状况的静态档案，主要包括：单位基本情况档案：医院平面布局图（总平面图、各楼层平面图、消防设施布置图）。建筑消防设计审核、验收及备案抽查的法律文书。建筑改建、扩建及室内装修的消防设计审查、验收文件。建筑外墙保温材料、室内装修装饰材料的防火性能证明文件。消防安全组织架构档案：消防安全委员会成立及调整文件。各级、各岗位消防安全责任人、管理人任命文件及职责。专职消防队、微型消防站、志愿消防队组建文件及人员名册。消防归口管理部门及人员设置文件。消防安全制度档案：各项消防安全管理制度正式文本（如本制度）。消防安全操作规程汇编。灭火和应急疏散预案。消防设施器材档案：消防设施、器材配置清单及分布图。消防产品、设备的合格证明文件、使用说明书、强制认证证书。建筑消防设施年度检测报告、维护保养合同及记录。消防设施系统图、操作规程。重点部位管理档案：医院火灾危险源辨识、评估清单。重点部位确定清单及专项防火措施。易燃易爆危险品清单及管理记录。人员资质档案：消防控制室值班人员、电工、焊工、危化品管理员等特殊岗位人员的资格证书复印件。消防安全管理人、专兼职消防管理人员培训合格证明。**第十二条】【动态管理档案内容】动态管理档案是记录医院日常消防安全管理活动的档案，主要包括：日常检查巡查档案：医院月度防火检查记录。科室部门每周防火巡查记录。消防控制室每日值班记录。每日防火巡查（保安）记录。检查巡查发现问题的整改通知书及复查记录。消防设施维护检测档案：消防设施、器材每日检查、月度试验记录。消防设施故障维修记录。灭火剂送检、充装记录。建筑消防设施月度、季度、年度维护保养报告。电气防火检测、防雷检测报告。消防安全培训教育档案：年度消防安全培训计划。新员工岗前消防安全培训记录。全体员工年度消防安全培训记录、考核成绩。专项培训（如消防控制室操作、灭火器使用、疏散引导等）记录。培训资料、照片、视频等。灭火应急疏散档案：年度灭火和应急疏散演练计划。全院性及重点部位演练的方案、记录、评估总结、影像资料。微型消防站训练、拉练记录。火灾隐患整改档案：医院自查、上级检查、消防救援机构检查发现的火灾隐患清单。火灾隐患整改方案、责任部门、责任人、整改时限。隐患整改过程记录、整改后照片、复查验收记录。对不能立即整改的重大火灾隐患，应建立专卷，记录采取的临时防范措施、报告情况及整改推进情况。动火作业管理档案：动火作业审批表。动火作业人员操作证复印件。现场监护记录。动火作业前后现场安全检查照片。工作记录与报告档案：消防安全工作会议记录、纪要。年度消防安全工作总结、工作计划。向主管部门、消防救援机构的报告、报备文件。消防安全工作经费投入记录。火灾事故档案（如发生）：火灾事故报告。消防救援机构出具的火灾事故认定书。事故现场照片、录像。事故原因分析、责任认定及处理决定。整改措施落实记录。四、消防档案的建立与归档**第十三条】【建档要求】医院应在投入使用前完成基础管理档案的初次建立。消防安全归口管理部门负责设计统一的档案盒、卷内目录、文件表格等格式，确保档案规范统一。**第十四条】【材料形成】各科室、部门在开展消防安全管理工作时，应同步形成规范、完整的记录和文件。所有记录均应填写清晰、准确，由经办人、责任人签字并注明日期。照片、视频等声像资料应附简要文字说明。**第十五条】【归档时限】动态管理档案材料实行定期归档制度：检查巡查记录、值班记录等，由科室部门按月整理，于次月5日前移交。培训、演练、会议记录等专项活动材料，在活动结束后10个工作日内移交。合同、报告、年度总结计划等文件性材料，在文件生效或工作完成后15个工作日内移交。火灾隐患整改、动火作业等过程性材料，在该项工作全部完成后10个工作日内移交。基础管理档案内容发生变更时，相关责任部门应在变更事项完成后15个工作日内，将变更依据及更新后的材料移交归档。第十六条】【归档流程】1.初步整理：材料形成部门按照归档要求进行初步整理，填写《消防档案材料移交清单》（见附件1）。2.审核鉴定：部门负责人对移交材料的完整性、准确性、规范性进行审核签字。3.办理移交：移交人将材料及清单报送消防安全归口管理部门。4.检查接收**：档案管理员依据清单逐项检查，确认无误后，双方在移交清单上签字，各留存一份。不符合要求的，退回限期补充完善。**第十七条】【电子档案管理】医院应积极推进消防档案信息化建设，建立电子档案数据库。纸质档案归档时，应同步形成PDF等格式的电子扫描件。动态产生的电子数据（如智慧消防平台报警信息、巡查打卡记录等）应定期备份、归档。电子档案与纸质档案应建立关联，确保内容一致。电子档案的存储、备份、迁移、安全防护应符合国家相关标准。五、消防档案的保管与利用**第十八条】【保管场所与设施】医院应设置专用的消防档案室或档案柜，由消防安全归口管理部门负责管理。档案保管应具备以下条件：专用房间或坚固的档案柜，落实防火、防盗、防光、防尘、防虫、防潮、防高温、防有害气体等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和安防设施。电子档案存储服务器应置于专用机房，保障运行环境安全。**第十九条】【保管要求】1.档案管理员应对接收的档案进行分类、编号、装盒、上架，编制详细的档案目录和检索工具。2.档案应排列有序，标识清晰，便于查找。3.定期对档案进行清点、检查，做好保管状况记录。发现破损、变质、字迹褪变等情况，应及时修复或复制。4.档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）。具体期限根据档案价值由消防安全委员会审定。**第二十条】【利用服务】消防档案主要服务于医院内部消防安全管理、上级检查、事故调查和员工培训。查阅范围：医院领导、消防安全委员会成员可查阅全部档案。各科室、部门负责人可查阅其职责范围及相关工作的档案。员工经批准可查阅与其岗位工作相关的档案。上级主管部门、消防救援机构、公安机关等外部单位依法依规进行查阅。查阅程序：查阅人填写《消防档案查阅审批单》（见附件2），经所在部门负责人和消防安全归口管理部门负责人批准。档案管理员核对审批手续后，提供查阅。查阅应在档案室或指定区域进行。确需借出档案室使用的，须经分管院领导批准，办理借阅登记，明确归还时限，并妥善保管。利用要求：查阅者应爱护档案，不得涂改、圈划、批注、折叠、抽取、污损、撕毁档案。未经批准，不得擅自复制、拍摄档案内容。经批准复制的，复印件应加盖档案管理专用章，并登记备案。借出的档案应按时归还，档案管理员需认真检查核对。查阅利用情况应进行登记。六、消防档案的鉴定与销毁**第二十一条】【鉴定工作】医院消防安全委员会应定期组织对超过保管期限的消防档案进行鉴定。鉴定工作由委员会领导，消防安全归口管理部门具体实施，必要时可邀请相关业务部门人员参加。**第二十二条】【鉴定内容】鉴定内容包括：档案是否已过保管期限。档案是否仍有保存价值。确定档案的存毁意见。**第二十三条】【销毁程序】对经鉴定确认无保存价值的档案，应按规定销毁：档案管理员编制《消防档案销毁清册》（见附件3），详细列出拟销毁档案的题名、档号、数量、鉴定意见等。将销毁清册报医院消防安全委员会审批。经批准后，由消防安全归口管理部门组织至少两人负责监销。销毁方式应采用符合保密要求的碎纸机粉碎或送指定造纸厂化为纸浆，严禁将待销毁档案出售或挪作他用。销毁工作结束后，监销人员在销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。销毁清册永久保存。七、监督与考核**第二十四条】【日常监督】消防安全归口管理部门通过定期检查、随机抽查等方式，对各科室、部门消防档案材料的形成、积累和移交工作进行监督指导，发现问题及时督促整改。**第二十五条】【专项检查】医院消防安全委员会每年至少组织一次消防档案管理专项检查，检查内容包括：本制度执行情况。档案的完整性、准确性、规范性。档案保管条件及安全状况。档案利用服务情况。**第二十六条】【考核评价】医院将消防档案管理工作纳入各科室、部门及负责人的年度消防安全工作考核范畴。对在消防档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，给予表彰奖励。对出现下列情形之一的，视情节轻重予以批评教育、通报批评或行政处分：未按规定形成、积累消防档案材料，造成档案缺失的。归档材料弄虚作假，内容严重失实的。未按时移交应归档材料，影响档案完整性的。因保管不善，造成档案损毁、丢失或失泄密的。擅自销毁、涂改、伪造档案的。违反档案利用规定，造成不良后果的。八、附则**第二十七条】【解释权】本制度由医院消防安全委员会负责解释。**第二十八条】【修订程序】本制度根据国家法律法规、政策变化及医院实际需要适时修订。修订建议由消防安全归口管理部门提出，经广泛征求意见后，报医院消防安全委员会审议通过后发布实施。**第二十九条】【生效日期】本制度自发布之日起施行。医院原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。附件附件1：消防档案材料移交清单序号档案材料题名文号/日期页数载体形式（纸质/电子）备注12345移交部门：____________________移交人：_____