设计院档案管理制度制度

第一章总则第一条目的与依据为规范我院档案管理工作，有效保护和利用档案资源，确保设计成果的完整性、系统性和安全性，为院各项业务活动提供可靠的历史依据和技术支持，根据国家有关档案管理的法律法规及行业规范，结合我院实际情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于我院在各项生产经营、行政管理、科研开发等活动中形成的，具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。凡我院各部门、所属单位及参与我院项目的相关人员，均须遵守本制度。第三条工作原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范有序、安全保密、便于利用的原则。确保档案的真实、准确、完整和可用。第四条管理机构与职责院综合管理部门是档案工作的归口管理部门，负责全院档案工作的统筹规划、制度建设、业务指导、监督检查以及院级档案的接收、整理、保管、利用和鉴定销毁工作。各业务部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门形成档案的收集、整理、预归档和向综合管理部门移交工作。第二章档案的形成与收集第五条档案的形成各部门在各项工作中，应规范文件材料的形成过程，确保其格式规范、内容真实、字迹清晰、手续完备。项目文件材料的形成应与项目进度同步，做到边设计、边收集、边整理。第六条档案的收集范围收集范围包括但不限于：1.项目类档案：项目立项、可行性研究、勘察测绘、方案设计、初步设计、施工图设计、设计变更、概预算、招投标、合同、施工配合、竣工验收、项目总结等各阶段形成的文字材料、图纸、图表、计算书、电子文件、影像资料等。2.行政管理类档案：院务会议纪要、工作计划、总结、规章制度、人事任免、财务审计、资产管理、对外交往等文件材料。3.科研技术类档案：科研项目立项、研究报告、实验记录、成果鉴定、专利、技术标准、技术引进等文件材料。4.其他具有保存价值的文件材料。第七条收集要求各部门兼职档案员应于每年年初对上一年度形成的文件材料进行系统收集；项目类档案在项目完成或告一段落后三个月内完成收集。收集时应确保材料的齐全、完整、准确，并核对相关手续是否完备。电子文件应连同其元数据一并收集。第三章档案的整理与归档第八条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持案卷的系统性和逻辑性，便于保管和利用。第九条分类与编号档案的分类应按照我院制定的《档案分类大纲》进行，采用年度-项目类型-项目编号（或部门-年度）的层级分类方法。档案编号应具有唯一性和可追溯性，具体编号规则另行制定。第十条组卷与排列文件材料应根据其内容关联程度和数量多少组成案卷。案卷内文件材料应按照形成时间或逻辑顺序排列，并编写页号。图纸应按图号顺序排列。第十一条案卷的编目每本案卷应填写案卷封面、卷内目录和备考表。案卷封面应注明案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、档号等。卷内目录应包含序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等信息。备考表应注明案卷内文件材料的完整性、缺损情况及处理意见等。第十二条归档要求各部门整理完毕的档案，经部门负责人审核后，填写《档案移交清单》，向综合管理部门办理正式移交手续。综合管理部门应对接收的档案进行验收，合格后方可接收归档。电子档案应符合相关归档格式和存储要求。第四章档案的保管与保护第十三条库房管理档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第十四条档案装具档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒、卷皮等装具进行存放。不同载体的档案应分别存放和保管。第十五条库房温湿度控制档案库房温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%。应做好温湿度记录，并及时调整。第十六条档案的日常维护定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。建立档案库房出入库登记制度。第十七条电子档案的保管电子档案应存储在专用服务器或存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。对存储电子档案的介质应进行规范管理和定期检测。涉密电子档案的保管应符合国家保密规定。第五章档案的利用与服务第十八条利用范围与权限院内外单位或个人因工作需要利用档案，须遵守本制度规定。本院工作人员因工作需要可按规定查阅相关档案；外单位查阅档案须持单位介绍信和有效身份证件，经综合管理部门负责人批准。查阅涉密档案须经院分管领导批准。第十九条利用手续查阅档案须填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。第二十条复制与摘录因工作需要复制或摘录档案内容，须经综合管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。绝密档案一般不得复制。第二十一条档案借阅档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经院分管领导批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借阅期限一般不超过十五日，确需延长的，须办理续借手续。第二十二条利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者、利用目的、利用档案的档号、内容、利用时间、复制摘录情况等。第二十三条保密要求档案利用过程中，必须严格遵守国家及我院的保密规定，不得泄露档案中的涉密信息和敏感内容。第六章档案的鉴定与销毁第二十四条鉴定组织档案鉴定工作由院综合管理部门牵头，会同相关业务部门组成档案鉴定小组，负责对已到保管期限档案的价值进行鉴定。第二十五条鉴定标准档案保管期限分为永久、长期（三十年）、短期（十年）。鉴定小组应根据档案的历史价值、现实价值和利用价值，按照国家有关规定和我院档案保管期限表进行鉴定。第二十六条销毁程序对经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报院分管领导审批后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。销毁清册应永久保存。第七章档案的数字化与信息化第二十七条数字化工作积极推进档案数字化建设，对重要的纸质档案进行数字化扫描、著录、存储，建立档案管理信息系统，实现档案的信息化管理和检索利用。第二十八条数字化标准档案数字化应符合国家相关技术标准，确保扫描图像清晰、完整、不失真，元数据著录准确、规范。数字化成果应与纸质档案内容一致，并进行备份管理。第二十九条档案管理系统档案管理系统应具备档案著录、检索、借阅、统计、备份、权限管理等功能，并确保系统安全稳定运行。第三十条数据共享与安全在确保信息安全和保密的前提下，逐步实现档案信息的内部共享。加强档案信息系统的安全保密管理，防止信息泄露、丢失和篡改。第八章责任与奖惩第三十一条奖励对在档案收集、整理、保管、利用、数字化等工作中做出显著成绩或为院挽回损失的部门和个人，院将给予表彰或奖励。第三十二条处罚对违反本制度，造成档案失真、损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教