学校采购管理制度

学校采购管理制度第一章总则学校采购工作是保障教育教学活动顺利开展、优化资源配置、提高办学效益的重要环节。为规范我校采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高资金使用效益，防止国有资产流失，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及上级主管部门的要求，结合我校实际情况，特制定本制度。本制度旨在建立健全科学、规范、高效的采购管理机制，明确各部门在采购活动中的职责与权限，确保采购工作有章可循、有据可依，为学校各项事业的健康发展提供坚实保障。第二章适用范围与基本原则第一条适用范围本制度适用于学校各部门为开展教学、科研、行政管理、后勤服务等活动而进行的各类物资、设备、服务及工程的采购。凡使用学校经费（包括财政拨款、事业收入、经营收入、社会捐赠等）进行的采购活动，均须遵守本制度。第二条基本原则1.公开、公平、公正原则：采购信息、采购过程及采购结果应在规定范围内公开，确保所有符合条件的供应商享有平等参与机会，采购行为应遵循客观、公正的标准。2.效益优先原则：在满足质量和服务要求的前提下，力求以最经济的成本获取最佳的采购成果，注重性价比，提高资金使用效益。3.规范透明原则：采购活动必须严格遵守规定的程序和流程，确保采购过程的规范性和透明度，杜绝暗箱操作。4.权责对等原则：明确各部门及相关人员在采购活动中的权利与责任，做到谁采购、谁负责，权责清晰，追溯有据。5.需求导向原则：采购应紧密围绕学校教育教学和发展规划的实际需求，避免盲目采购和资源浪费。第三章组织与职责第三条采购管理领导小组学校可根据实际情况设立采购管理领导小组，由校领导、总务处、财务处、纪检监察部门及相关业务部门负责人组成。其主要职责包括：审定学校采购管理制度及相关细则；审议重大采购项目的采购方案；协调解决采购工作中出现的重大问题；对采购工作进行监督指导。第四条总务处（或指定专门采购部门）总务处作为学校采购工作的归口管理部门，负责采购活动的日常组织与实施。主要职责包括：1.组织拟定和修订学校采购管理制度及操作流程。2.统一组织学校集中采购项目的实施，包括编制采购文件、组织招标、询价、谈判等。3.负责采购信息的发布与采购合同的审核、签订及管理。4.协调、督促采购物资的验收、入库、付款等后续工作。5.建立和管理供应商信息库，对供应商履约情况进行评价。6.负责采购档案的整理、归档。第五条需求部门各教学系部、行政职能部门等需求单位是采购需求的提出者和最终使用者。主要职责包括：1.根据实际工作需要，科学、合理地提出采购需求计划，明确采购物资的规格、型号、数量、质量标准、技术参数、交付时间等。2.参与本部门相关采购项目的论证、技术参数确认及供应商考察（如需）。3.参与采购物资的验收工作，并在验收单上签字确认。4.负责本部门自行采购项目的组织实施（在学校规定权限内），并按要求报备。第六条财务部门财务部门负责采购资金的管理与监督。主要职责包括：1.负责采购预算的审核与资金安排。2.根据审批后的采购合同、验收凭证及合规票据办理付款手续。3.对采购资金的使用情况进行监督。第七条纪检监察部门纪检监察部门负责对采购活动的全过程进行监督，确保采购行为的廉洁性和合规性。对采购工作中出现的违规违纪行为进行调查和处理。第四章采购方式与程序第八条采购方式学校采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。具体采购方式的选择，应根据采购项目的金额、性质、市场竞争情况及相关法规政策的要求确定。对于达到规定金额标准的采购项目，应严格按照国家及地方政府的规定采用公开招标方式。第九条采购申请与审批需求部门根据年度预算或临时工作需要，填写《采购申请表》，详细列明采购项目的相关信息，经部门负责人审核签字后，按审批权限报学校相关领导审批。大额或重大采购项目还需报采购管理领导小组审议。第十条采购计划制定总务处根据审批通过的采购申请，汇总编制学校采购计划，明确采购项目、方式、预算、时间安排等，并组织实施。第十一条采购实施1.公开招标/邀请招标：对于符合招标条件的项目，由总务处负责组织编制招标文件，经审核后在指定媒介发布招标公告。按照规定程序组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。2.竞争性谈判/询价采购：对于不适宜招标或采购金额较小的项目，可采用竞争性谈判或询价方式。应邀请三家及以上符合条件的供应商参与报价和谈判，择优确定成交供应商。3.单一来源采购：符合法定单一来源采购条件的项目，需提供充分的理由和证明材料，按规定程序报批后，方可从唯一供应商处采购。第十二条合同签订采购活动确定成交供应商后，由总务处代表学校与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括采购物资的名称、规格、数量、价格、质量标准、交付时间、地点、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款。合同签订前须经过财务部门及法律顾问（如需）审核。第十三条验收与入库采购物资送达后，由需求部门、总务处及相关技术人员共同组成验收小组，按照采购合同及相关标准进行验收。验收合格后，办理入库手续，填写《物资验收单》。对验收不合格的物资，应及时通知供应商进行处理。第十四条付款结算财务部门根据审批后的采购合同、验收单、正式发票等凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。第五章监督与责任第十五条内部监督学校纪检监察部门、财务部门及采购管理领导小组应定期或不定期对学校采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。第十六条信息公开学校应建立采购信息公开制度，除涉及国家秘密、商业秘密外，采购项目的招标公告、中标结果等信息应按规定及时在学校内部或指定平台进行公示，接受师生员工监督。第十七条责任追究对在采购活动中违反本制度规定，造成学校损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。第十八条廉洁自律参与采购工作的所有人员应严格遵守廉洁自律各项规定，不得利用职权和工作之便谋取不正当利益，严禁收受供应商的礼品、礼金或有价证券，严禁参加供应商组织的可能影响公正执行公务的宴请和活动。第六章档案管理第十九条采购档案的范围采购档案包括采购申请表、审批文件、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、验收单、发票、付款凭证、质疑与投诉处理记录等与采购活动相关的所有文件资料。第二十条档案管理要求总务处负责采购档案的收集、整理、装订和归档工作。采购档案应做到齐全、规范、安全，按照档案管理的有关规定进行保存和查阅。第七章