现金凭证管理责任制度

PAGE现金凭证管理责任制度一、总则（一）目的为加强公司现金凭证管理，规范现金凭证的填制、审核、传递、保管等工作流程，明确各部门及人员在现金凭证管理中的职责，确保现金凭证真实、完整、准确、合法，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及现金收付业务的所有部门及人员，包括但不限于财务部门、采购部门、销售部门、行政部门等。（三）基本原则1.合法性原则：现金凭证的填制、审核、使用等必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.真实性原则：现金凭证所记录的经济业务必须真实发生，不得虚构或隐瞒。3.准确性原则：现金凭证的内容必须准确无误，包括日期、金额、摘要、科目等。4.完整性原则：现金凭证应具备完整的要素，不得遗漏或缺失必要的信息。5.及时性原则：现金凭证应及时填制、审核、传递和保管，不得拖延。（四）定义1.现金凭证：是指记录公司现金收付业务的原始凭证和记账凭证，包括现金收款凭证、现金付款凭证、收据、发票等。2.原始凭证：是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。3.记账凭证：是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。二、现金凭证的填制（一）基本要求1.现金凭证应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。2.填写现金凭证的日期、金额、摘要、科目等内容应清晰、工整，不得潦草、涂改。3.现金凭证的各项内容必须填写齐全，不得遗漏或省略。（二）具体规定1.日期：填写现金收付业务发生的实际日期。2.编号：按照公司统一规定的编号规则进行编号，确保凭证编号的连续性和唯一性。3.摘要：简要说明现金收付业务的内容，应准确、清晰，能够反映经济业务的实质。4.科目：根据经济业务的性质，正确填写对应的会计科目，确保会计分录的准确性。5.金额：填写现金收付的实际金额，大写金额与小写金额应一致。大写金额前应加“人民币”字样，大写金额数字之间不得留有空白。6.附件张数：填写所附原始凭证的张数，确保凭证与附件的一致性。（三）填制流程1.业务人员在办理现金收付业务时，应及时取得或填制原始凭证，并将原始凭证交予财务部门。2.财务人员收到原始凭证后，应认真审核原始凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。审核无误后，根据原始凭证的内容填制记账凭证。3.记账凭证填制完成后，应由制单人签名或盖章，并经审核人员审核、记账人员记账、会计主管复核后，方可作为登记账簿的依据。三、现金凭证的审核（一）审核人员及职责1.财务部门应设立专门的审核岗位，配备具备专业知识和技能的审核人员。审核人员应熟悉国家法律法规及公司财务制度，具备较强的责任心和严谨的工作态度。2.审核人员负责对现金凭证进行全面审核，确保现金凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。审核人员应在审核无误的现金凭证上签名或盖章，并对审核结果负责。（二）审核内容1.真实性审核：审核现金凭证所记录的经济业务是否真实发生，原始凭证是否真实有效。2.合法性审核：审核现金凭证的填制是否符合国家法律法规及公司财务制度的规定，是否存在违法违规行为。3.完整性审核：审核现金凭证的各项内容是否填写齐全，附件是否完整。4.准确性审核：审核现金凭证的日期、金额、摘要、科目等内容是否准确无误，会计分录是否正确。（三）审核流程1.财务人员在填制完现金凭证后，应先进行自我审核，确保凭证内容的准确性和完整性。2.审核人员收到现金凭证后，应按照审核内容进行全面审核。审核过程中，如发现问题应及时与制单人沟通，要求制单人进行更正或补充。3.审核人员审核无误后，应在现金凭证上签名或盖章，并将审核通过的现金凭证交予记账人员记账。四、现金凭证的传递（一）传递原则1.及时性原则：现金凭证应及时传递，确保各项经济业务能够及时入账。2.准确性原则：现金凭证在传递过程中应确保内容准确无误，不得丢失或损坏。3.责任明确原则：明确现金凭证传递过程中各环节的责任，确保传递工作的顺利进行。（二）传递流程1.业务人员在办理现金收付业务后，应及时将原始凭证传递给财务部门。传递方式可采用直接送达、邮寄、电子传输等方式，但应确保原始凭证的安全和完整。2.财务人员收到原始凭证后，应按照审核流程进行审核。审核无误后，填制记账凭证，并将记账凭证传递给记账人员记账。3.记账人员收到记账凭证后，应及时进行记账，并将记账凭证传递给会计主管复核。4.会计主管复核无误后签字或盖章，记账凭证方可作为登记账簿的依据。（三）传递过程中的注意事项1.传递过程中应严格遵守保密制度，确保现金凭证的安全，防止信息泄露。2.如发现现金凭证在传递过程中丢失或损坏，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对于重要的现金凭证，应采用专人传递或加密传输等方式，确保传递过程的安全可靠。五、现金凭证的保管（一）保管期限1.现金凭证的保管期限应按照国家法律法规及公司财务制度的规定执行。一般情况下，原始凭证的保管期限为15年，记账凭证的保管期限为10年。2.对于涉及重要经济业务或法律纠纷的现金凭证，应适当延长保管期限，直至相关事项处理完毕。（二）保管要求1.现金凭证应按照类别、日期、编号等顺序进行整理，装订成册，并加具封面、封底。2.装订成册的现金凭证应妥善保管，存放于安全、干燥、通风的地方，防止受潮、发霉、虫蛀等。3.现金凭证的保管应实行专人负责制，明确保管人员的职责，确保现金凭证的安全完整。4.公司应建立现金凭证保管台账，详细记录现金凭证的种类、数量、起止日期、保管地点等信息，便于查询和核对。（三）查阅和销毁1.因工作需要查阅现金凭证时，查阅人员应填写查阅申请单，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，应严格遵守保密制度，不得擅自复制、摘抄或传播现金凭证的内容。2.现金凭证超过保管期限需要销毁时，应由保管人员提出销毁申请，经公司财务部门审核、公司领导批准后，方可进行销毁。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。六、责任追究（一）责任界定1.业务人员在办理现金收付业务时，如因自身原因导致原始凭证不真实、不完整或不准确，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。2.财务人员在填制、审核现金凭证过程中，如因疏忽大意、违反规定等原因导致现金凭证出现错误或问题，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。3.审核人员在审核现金凭证时，如因未尽审核职责导致错误凭证入账，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。4.记账人员在记账过程中，如因操作失误导致账目错误，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。5.保管人员在保管现金凭证过程中，如因保管不善导致现金凭证丢失、损坏，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。（二）追究方式1.对于因现金凭证管理不善给公司造成损失的责任人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分。2.对于因故意或重大过失导致公司损失的责任人员，公司将依法追究其法律责任。3.公司将定期对现金凭证管理责任制度的执行情况进行检查和评估，对