医院档案工作责任制度

PAGE医院档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强医院档案工作的规范化、科学化管理，明确档案工作各环节的职责，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.统一领导原则医院档案工作实行统一领导、分级管理。医院设立档案管理领导小组，全面负责医院档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.集中管理原则医院的各类档案由医院档案管理部门集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。3.确保质量原则各科室、部门应按照档案管理的规范和要求，认真做好档案的形成、收集、整理等工作，保证档案质量。4.方便利用原则档案管理部门应建立健全档案利用制度，优化档案利用流程，为医院各项工作提供高效、便捷的档案服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置与人员配备医院设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉医院业务工作，经培训后上岗。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全医院档案工作制度和流程。2.制定医院档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。3.负责医院各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.指导各科室、部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训和工作指导。5.参与医院重大活动、重要项目文件材料的形成、积累和归档工作的指导与监督。6.开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.负责档案库房的安全管理，确保档案实体和信息安全。8.定期向医院领导汇报档案工作情况，及时提出改进工作的意见和建议。三、各科室、部门职责（一）科室、部门负责人职责1.为本科室、部门档案工作的第一责任人，负责领导和督促本科室、部门的档案工作。2.将档案工作纳入本科室、部门的工作计划和岗位职责，明确兼职档案员，确保档案工作顺利开展。3.组织本科室、部门工作人员学习档案工作的有关规定，提高档案意识，保证档案的及时形成和完整收集。4.定期检查本科室、部门档案工作情况，发现问题及时整改，并向档案管理部门报告。（二）兼职档案员职责1.负责本科室、部门档案的收集、整理、装订和初步分类工作，确保档案材料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的编研和利用工作，提供本科室、部门相关档案信息。4.负责本科室、部门档案的日常保管，确保档案安全，防止档案损坏、丢失。5.参加档案管理部门组织的业务培训，不断提高档案管理业务水平。四、档案形成与收集（一）文件材料形成要求1.医院各科室、部门在各项工作活动中应及时形成真实、准确、系统的文件材料，确保文件材料的原始性和完整性。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料书写，字迹工整、清晰，图样清晰，图表整洁。3.文件材料应注明形成日期，重要文件材料应加盖公章或个人签名。（二）收集范围1.医疗工作档案包括医疗文书、病历、检查检验报告、医疗统计报表、医疗纠纷处理文件等。2.教学工作档案包括教学计划、教学大纲、教案、讲稿、实习指导书、学生成绩考核材料、教学评估材料等。3.科研工作档案包括科研项目申报书、研究计划、实验数据、研究成果、学术论文、科研奖励材料等。4.行政管理档案包括医院行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。5.党团工作档案包括党组织文件、党员档案、团组织文件、团员档案、党团活动记录等。6.其他档案如医院外事活动档案、捐赠档案、声像档案等。（三）收集时间1.日常工作形成的文件材料，由各科室、部门兼职档案员随时收集整理。2.重大活动、重要项目结束后，承办科室、部门应在一个月内将相关文件材料收集齐全并移交档案管理部门。3.兼职档案员应定期检查本科室、部门文件材料的收集情况，对未及时收集的文件材料进行催办。五、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案划分为不同的类别，如党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学科研类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应科学、规范、便于查找和管理。3.装订对纸张规格不一致、破损或折叠的文件材料进行修整、裱糊和装订，使其整齐美观。4.编目编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容，便于档案的检索和利用。（三）整理要求1.档案整理应做到分类准确、编目规范、排列有序、装订整齐。2.整理后的档案应符合国家和行业有关档案整理的标准和规范。3.档案管理部门应定期对档案整理情况进行检查，对不符合要求的及时进行整改。六、档案鉴定（一）鉴定组织医院成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家和档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定，确保既保留有价值的档案，又避免不必要的档案积存。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的历史价值、现实利用价值和科研价值。3.档案的保管期限，分为永久、长期（30年）和短期（10年）。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。2.档案鉴定小组对档案管理部门提交的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对确无保存价值的档案进行销毁，对保管期限需要调整的档案进行重新划定。（五）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、档号、数量等内容。2.档案销毁清册经档案鉴定小组组长审核签字后，报医院主管领导批准。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.监销人在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。七、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器、防虫药品投放器等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，排列有序，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。（四）安全管理1.建立健全档案库房安全管理制度，加强对档案库房的日常管理和巡查。2.严格档案出入库登记手续，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等工作，定期进行安全检查，发现问题及时处理。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。八、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作情况。3.档案的利用情况，包括利用人次、利用档案数量等。（二）统计方法1.档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案工作情况进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，统计报表应按时报送医院领导和上级档案管理部门。（三）统计分析1.定期对档案统计数据进行分析，总结档案工作的经验和存在的问题。2.根据统计分析结果，提出改进档案工作的措施和建议，为医院档案工作决策提供依据。九、档案编研（一）编研内容1.根据医院工作需要，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革、全宗介绍、专题文件汇编等。2.开展档案信息资源开发利用，挖掘档案的潜在价值，为医院医疗、教学、科研、管理等工作提供服务。（二）编研要求1.编研工作应遵循科学、严谨、实用的原则，确保编研成果的质量。2.编研成果应经档案管理部门负责人审核，报医院主管领导批准后发布。（三）编研成果利用1.积极推广档案编研成果的应用，提高档案的利用率和社会效益。2.收集利用者对编研成果的反馈意见，不断改进编研工作。十、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应遵守国家有关法律法规和医院档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务至上原则以满足医院各项工作对档案的需求为出发点，提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，严格遵守档案保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.医院内部各科室、部门因医疗、教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅医院档案，须经医院主管领导批准，并办理相关手续。3.个人因特殊原因需要查阅本人档案，须经档案管理部门同意，并按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案复印件，并加盖档案管理部门印章。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案利用的时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等进行详细登记。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。（五）利用反馈1.档案管理部门应定期收集利用者对档案利用工作的意见和建议，及时改进服务质量。2.对利用档案过程中发现的问题，应及时进行处理，并向医院领导报告。十一、监督与考核（一）监督检查1.医院档案管理领导小组定期对医院档案工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。