侨联档案工作责任制度

PAGE侨联档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强侨联档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在侨联工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于侨联机关及所属各部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则侨联档案工作应遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的真实性、完整性和保密性，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责分工（一）侨联档案工作领导小组成立侨联档案工作领导小组，由侨联主席担任组长，副主席担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责全面领导侨联档案工作，审定档案工作计划、规章制度，协调解决档案工作中的重大问题。（二）综合档案室综合档案室是侨联档案管理的职能部门，负责侨联档案工作的日常管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定侨联档案工作规章制度和业务规范。2.负责侨联各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全侨联档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为侨联工作提供参考依据。5.组织档案业务培训，提高侨联工作人员的档案意识和业务水平。6.负责与上级档案行政管理部门和其他相关单位的业务联系，接受业务指导和监督检查。（三）各部门档案管理员各部门应指定一名档案管理员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向综合档案室移交。档案管理员的主要职责包括：1.负责本部门日常工作中形成的各类文件、资料的收集、分类和整理，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本部门档案进行初步整理，编制档案目录，便于查找和利用。3.定期将本部门整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。4.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作，及时反馈档案利用情况。三、档案收集与整理（一）收集范围侨联档案的收集范围包括：1.侨联机关在履行职能过程中形成的各类文件、会议记录、决议、决定、通知、报告、请示、批复等。2.侨联组织开展的各项活动形成的文件、资料、照片、音像等。3.侨联与国内外侨胞、侨团、涉侨机构等交往中产生的文件、信函、协议、合同等。4.侨联工作人员的人事档案、工资档案、考核档案等。5.侨联财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表等财务档案。6.其他具有保存价值的文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，按照档案形成的时间顺序和类别进行整理，确保档案的完整和系统。2.对于重要的文件、资料和记录，应进行备份或采取其他保护措施，防止损坏或丢失。3.档案收集过程中，应注意收集电子文件，并按照电子档案管理要求进行整理和存储。（三）整理原则与方法侨联档案整理应遵循以下原则和方法：1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。4.编制档案目录，建立档案检索体系，便于查找和利用。档案整理的具体步骤如下：1.分类：将收集到的档案按照文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等类别进行划分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，目录应打印或装订成册。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年年底前，将本部门整理好的档案移交综合档案室。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合档案室应对接收的档案进行认真核对，确保档案的齐全、完整和整理规范。对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或重新整理。3.归档的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、销毁或抽取档案材料。（二）保管期限划分侨联档案的保管期限分为永久保管、长期保管和短期保管三种。具体划分如下：1.永久保管：凡是反映侨联主要职能活动和历史面貌的，对侨联工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映侨联一般工作活动，在较长时间内对侨联工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对侨联工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（三）保管条件与措施1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等，定期对保管设备进行检查和维护。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行数据备份和恢复测试，防止数据丢失。4.建立档案保管制度，定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案查阅与利用（一）查阅权限与范围1.侨联机关工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅侨联档案的，应持单位介绍信，经侨联办公室负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还应经侨联领导批准。3.侨胞、侨眷查阅本人及其亲属的档案，应持有效身份证件，经侨联办公室负责人批准后，方可查阅。（二）查阅手续与要求1.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容的，应经综合档案室同意，并按照规定办理手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还综合档案室，并办理归还手续。（三）利用反馈与统计1.综合档案室应建立档案利用反馈制度，及时了解档案利用情况，收集查阅人员的意见和建议，不断改进档案利用服务工作。2.定期对档案利用情况进行统计分析，统计内容包括查阅档案的人次、卷次、利用目的等，为档案管理和侨联工作决策提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织与标准1.成立侨联档案鉴定小组，由综合档案室负责人、业务骨干和相关部门人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。2.档案鉴定应依据国家有关档案保管期限的规定和侨联档案的实际情况，按照档案的价值和保管期限进行鉴定。鉴定标准主要包括档案的内容、来源、时间、形式等因素。（二）鉴定程序与方法1.档案鉴定小组应定期对到期档案进行清理，逐卷逐件地审查档案的内容和价值，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，并经鉴定小组组长审核签字。3.档案销毁清册应报侨联领导审批，经批准后，方可进行销毁。（三）销毁方式与监督1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。2.档案销毁时应指定专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标与规划1.侨联档案信息化建设的目标是实现档案管理工作的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.制定侨联档案信息化建设规划，明确信息化建设的任务、步骤和技术要求，确保信息化建设工作有序推进。（二）档案数字化处理1.对侨联重要的纸质档案进行数字化处理，将档案内容转换为电子文件，存储在档案管理信息系统中。2.档案数字化处理应按照国家有关档案数字化技术标准进行，确保电子文件的质量和安全性。3.建立电子档案元数据管理体系，对电子档案的元数据进行规范管理，确保电子档案的可识别、可检索和可利用。（三）档案管理信息系统应用1.建立侨联档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等业务流程的信息化管理。2.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、统计、借阅审批、权限管理等功能，方便档案管理人员和利用人员操作使用。3.加强档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。八、档案工作人员培训与考核（一）培训计划与内容1.制定侨联档案工作人员培训计划，定期组织档案工作人员参加业务培训，提高档案工作人员的业务水平和综合素质。2.培训内容包括国家有关档案工作的法律法规、档案管理业务知识、档案信息化技术等方面。（二）考核方式与标准1.建立侨联档案工作人员考核制度，定期对档案工作人员的工作业绩、业务能力、职业道德等方面进行考核。2.考核方式采用个人自评、部门评价和综合评价相结合的方式进行