江苏省会议报销管理制度

江苏省会议报销管理制度一、总则

江苏省会议报销管理制度旨在规范全省各级机关、企事业单位及社会团体等组织的会议费用报销行为，确保会议经费使用的合理性、合法性和效益性，促进勤俭节约和资源优化配置。本制度适用于江苏省行政区域内所有涉及会议经费支出的活动，包括但不限于会议筹备、召开、接待等环节产生的费用。会议报销管理应遵循“按实报销、分级审批、统一标准、公开透明”的原则，严格遵守国家财经法规及江苏省相关财务政策。

会议费用报销应基于实际发生的支出，严禁虚报、冒领或套取会议经费。各组织应根据本制度制定具体实施细则，明确报销流程、标准及责任主体，确保制度的有效执行。各级财务部门负责会议报销的审核与监督，确保报销行为符合制度规定。会议主办单位应承担费用报销的主要责任，并对报销材料的真实性、准确性负责。

本制度涵盖会议预算编制、费用标准设定、报销流程管理、监督管理机制等内容，形成闭环管理体系。会议费用报销应与会议性质、规模、时长等因素相适应，避免超标准、超范围支出。各组织应建立健全会议费用报销台账，定期进行内部审计，及时发现并纠正违规行为。

对于涉及重大会议或专项经费的报销，应实行集体决策机制，由相关领导或财务专家进行评审，确保决策的科学性与合理性。会议报销管理应与预算管理、政府采购、资产配置等制度相衔接，形成协同效应。本制度的实施应加强对基层单位财务人员的培训，提升其政策理解和执行能力，确保制度落实到位。

会议费用报销应注重成本效益分析，优先选择经济适用的方式，避免铺张浪费。各组织应探索建立会议费用绩效评价体系，将报销效果与会议质量挂钩，推动会议管理水平的持续提升。对于违反本制度的行为，应根据情节轻重给予相应处理，包括但不限于通报批评、经济处罚、责任追究等，确保制度的严肃性和权威性。

二、会议费用标准及范围

会议费用标准及范围是会议报销管理的基础，必须根据会议的性质、规模、层级及实际需求进行科学设定，确保费用支出的合理性与公平性。会议费用主要包括会议筹备费、会议召开费、会议接待费及其他相关费用，各费用项目应设定明确的支出上限，防止超标准报销。

（一）会议筹备费

会议筹备费是指为筹备会议而发生的各类支出，包括会议文件印制、场地布置、设备租赁、会议通知等费用。会议文件印制费用应根据参会人数和文件数量计算，每份会议资料不超过规定金额，超出部分需经审批同意。场地布置费用应遵循实用原则，避免豪华装饰，费用标准根据会议规模和场地等级确定，一般不超过会议总预算的百分之十。设备租赁费用应优先选用内部现有设备，确需租赁外部设备的，应选择性价比高的供应商，并附租赁合同及发票。会议通知费用应控制在合理范围内，主要通过电子方式发送通知，确需纸质通知的，应限制数量并按实际成本报销。

会议筹备费报销应提供详细预算说明，列明各项支出的具体用途和测算依据，确保每一笔支出都有据可依。财务部门应审核筹备费的必要性，对于非必需的开支项目，应要求主办方进行调整。例如，对于小型内部会议，可直接使用现有会议室及设备，无需额外租赁，以降低成本。

（二）会议召开费

会议召开费是指会议期间发生的支出，包括会场租赁费、设备使用费、专家咨询费、茶歇费等。会场租赁费应根据会议规模和时长设定标准，一般性工作会议应优先使用内部会议室，确需外部租赁的，应选择价格合理的场地，并附带租赁合同及发票。设备使用费应区分内部设备和外部租赁，内部设备无需额外付费，外部租赁设备按市场价报销，但不得超过规定上限。专家咨询费应根据专家的职称和授课时长计算，一般性会议邀请的专家不超过规定金额，特殊情况下需经审批。茶歇费应控制标准和数量，提供简餐或茶点，避免高档菜肴，费用标准根据会议时长和参会人数确定。

会议召开费的报销需提供参会人员签到表、设备使用记录等佐证材料，确保支出与实际参会情况相符。例如，若会议仅限内部人员参加，则无需报销外部专家咨询费，以避免不必要的开支。财务部门应重点审核茶歇费的合理性，对于规模较小的会议，可直接提供饮用水和简单点心，无需额外列支茶歇费。

（三）会议接待费

会议接待费是指接待与会人员的支出，包括住宿费、交通费、伙食补助费等。住宿费应按照会议级别和地点设定标准，一般性工作会议安排内部人员住宿或提供便利条件，确需安排外部住宿的，应选择经济型酒店，并按实际发票报销，但不得超过规定上限。交通费应优先鼓励公共交通出行，确需报销出租车费用的，应提供出租车发票，并限制人均每日交通费额度。伙食补助费应根据会议地点和天数计算，按照规定标准发放，不得以现金形式支付，需通过银行转账或发放补助卡的方式完成。

会议接待费的报销需提供住宿清单、交通票据、参会人员名单等材料，确保每一笔支出都与实际参会人员相符。例如，若会议安排内部人员轮流住宿，则无需报销外部住宿费，以节约资源。财务部门应严格审核交通费的真实性，对于不符合规定的票据，应要求主办方补充说明或退回报销。伙食补助费应按标准发放，不得截留或挪用，确保补助资金真正用于参会人员。

（四）其他相关费用

其他相关费用是指除上述费用外，会议期间发生的必要支出，如会议资料费、印刷费、宣传费等。会议资料费应控制在合理范围内，主要指会议手册、名牌等必需物品，超出部分需经审批同意。印刷费应优先使用内部印刷资源，确需外部印刷的，应选择性价比高的供应商，并附带印刷合同及发票。宣传费应限于必要的会议推广，如海报、网站发布等，费用标准根据宣传规模和方式确定，一般不超过会议总预算的百分之五。

其他相关费用的报销需提供详细支出说明和审批单，确保每一笔支出都有明确用途和测算依据。财务部门应审核费用的必要性，对于非必需的开支项目，应要求主办方进行调整。例如，对于小型会议，可直接使用现有资料，无需额外印刷，以降低成本。宣传费应控制在合理范围内，避免过度宣传导致浪费，确保每一分钱都花在刀刃上。

会议费用标准的制定应结合实际情况，定期进行评估和调整，确保标准的科学性和适用性。各组织应根据本制度制定具体的标准细则，明确不同类型会议的费用上限，并报上级部门备案。会议费用标准的公开透明是确保制度执行的关键，各组织应通过公告、培训等方式，让相关人员了解标准内容，避免因信息不对称导致的违规行为。

三、会议费用报销流程

会议费用报销流程是确保会议经费规范使用的重要环节，应明确申请、审批、支付、核销等各环节的操作规范，形成闭环管理。各组织应根据本制度制定具体报销流程图，并在内部进行公示，确保相关人员知晓并遵守。会议费用报销流程应注重效率与规范相结合，既要保证资金及时到位，又要防止违规行为发生。

（一）预算编制与审批

会议费用报销的首步是预算编制，主办方应在会议筹备阶段根据会议规模、时长及预计支出，编制详细的费用预算，并附列预算明细及测算依据。预算编制应遵循“量入为出、厉行节约”的原则，避免过度预估或随意列支。预算内容应包括会议各项费用明细，如会场租赁、设备租赁、专家咨询、接待费等，并注明各项费用的计算方法及参考标准。

预算编制完成后，应提交财务部门进行审核，财务部门应结合本制度规定的费用标准，对预算的合理性和必要性进行评估。对于预算金额较大的会议，应组织相关人员进行集体评审，确保预算的科学性。评审通过后，预算方可作为会议筹备和报销的依据。例如，若某会议预算中住宿费明显超出规定标准，财务部门应要求主办方调整预算，并提供合理的解释或补充说明。预算一经批准，原则上不得随意调整，确需变更的，应按原审批程序重新报批。

（二）费用发生与报销申请

会议费用发生时，主办方应根据实际支出取得合规票据，并按照预算内容进行报销申请。报销申请应填写《会议费用报销申请表》，详细列明各项费用的支出事由、金额、票据张数等信息，并附上相关票据及审批单。报销申请表应由会议主办人签字确认，并按组织内部规定的审批权限逐级报批。例如，一般性会议的费用报销可由部门负责人审批，重大会议或专项经费的报销应报请分管领导或财务负责人审批。

报销申请表及附件材料应提交至财务部门，财务部门应审核报销材料的合规性，包括票据的真实性、审批手续的完整性、费用标准的合理性等。对于不符合规定的报销申请，财务部门应退回并要求主办方补充或修改。审核通过后，方可进行下一步的支付程序。例如，若报销申请中缺少必要的审批单或票据不合规，财务部门应要求主办方补充材料，待材料齐全后方可继续办理。

（三）费用支付与核销

费用支付是报销流程的关键环节，财务部门应根据审批通过的报销申请，通过银行转账或现金支付的方式，将费用支付给相关供应商或个人。支付前，财务部门应再次核对支付金额与票据信息，确保准确无误。支付完成后，应将支付凭证附在报销申请表中，并做好支付记录。例如，若会议费用通过银行转账支付，财务部门应保留银行回单，并注明支付对象及金额。

费用核销是报销流程的最终环节，主要用于会议结束后，对报销材料的全面核对与存档。主办方应在会议结束后，整理所有报销材料，并提交财务部门进行核销。财务部门应再次审核报销材料的完整性，并将审核通过的报销材料归档保存。核销过程中，若发现不符之处，应及时与主办方沟通，要求补充或修改。例如，若报销材料中存在重复报销或超标准支出，财务部门应要求主办方进行调整，并记录在案。

会议费用报销流程应注重信息化管理，各组织可开发报销系统，实现线上申请、审批、支付等功能，提高报销效率并减少人为错误。同时，应加强对报销系统的维护与监管，确保数据安全与系统稳定。通过信息化手段，可以实现报销流程的透明化与规范化，提升管理效率。

四、会议费用报销的监督管理

会议费用报销的监督管理是确保制度执行到位、防范违规行为的重要保障，应建立多层次的监督机制，包括内部审计、外部监督、社会监督等，形成全方位的监管体系。各组织应明确监督职责，指定专门的部门或人员负责会议费用报销的监督工作，并定期开展监督检查，确保制度的有效落实。监督工作应注重预防与惩处相结合，既要及时发现并纠正问题，又要对违规行为进行严肃处理，以儆效尤。

（一）内部审计与监督

内部审计是会议费用报销监督的核心环节，各组织应设立内部审计部门或指定专人负责，定期对会议费用报销情况进行审计。内部审计应覆盖会议预算编制、费用支出、报销流程、资金使用等各个方面，确保每一环节都符合制度规定。审计过程中，应采取现场核查、数据分析、访谈座谈等方式，全面了解会议费用报销的真实情况。例如，内部审计部门可随机抽取一定数量的会议，对其报销材料进行详细审核，并检查是否存在超标准、虚报等问题。

内部审计部门应定期向组织领导汇报审计结果，并提出改进建议。对于审计中发现的问题，应督促相关责任部门及时整改，并跟踪整改效果。内部审计还应建立问题台账，对反复出现的问题进行重点监控，防止同类问题再次发生。例如，若某单位多次出现会议住宿费超标问题，内部审计部门应分析原因，并提出加强预算管理、完善报销审核等具体建议。通过内部审计，可以及时发现并纠正问题，提升会议费用报销的管理水平。

除了内部审计，各组织还应加强日常监督，由财务部门、纪检监察部门等部门协同开展监督工作。财务部门应重点审核报销材料的合规性，纪检监察部门应关注是否存在权钱交易、虚报冒领等违规行为。通过多部门协同监督，可以形成合力，提高监督效果。例如，财务部门在审核报销材料时，发现某会议的专家咨询费明显偏高，应立即向纪检监察部门报告，共同核查是否存在违规行为。

（二）外部监督与检查

外部监督是会议费用报销监督的重要补充，各组织应积极配合上级部门开展的监督检查工作，如实提供相关材料，并认真落实整改要求。上级部门可通过定期检查、专项检查等方式，对会议费用报销情况进行监督，对发现的问题进行通报批评，并追究相关责任人的责任。例如，某市财政局可定期对辖区内单位的会议费用报销情况进行抽查，对违规行为进行通报，并要求相关单位进行整改。通过外部监督，可以倒逼各组织加强管理，规范报销行为。

外部监督还包括社会监督，各组织应主动公开会议费用报销相关信息，接受社会各界的监督。可通过网站、公告栏等渠道，公开会议预算、费用标准、报销结果等，增加透明度，接受公众监督。例如，某单位可在其官方网站上公布年度会议费用预算及执行情况，接受社会各界的监督。同时，应设立举报电话或邮箱，鼓励公众举报违规行为，并及时处理举报线索。通过社会监督，可以形成外部压力，促进各组织规范报销行为。

（三）违规行为的处理

违规行为处理是会议费用报销监督的重要环节，各组织应建立明确的违规行为处理机制，对违反制度规定的行为进行严肃处理。处理方式应包括但不限于通报批评、经济处罚、责任追究等，确保处理的公正性和严肃性。对于虚报冒领、套取会议经费等严重违规行为，应依法依规进行处罚，并追究相关责任人的责任。例如，若某单位工作人员虚报会议费用套取资金，应没收违法所得，并给予行政处分；若情节严重，还应移交司法机关处理。通过严肃处理违规行为，可以形成震慑，防止类似问题再次发生。

处理违规行为时，应坚持实事求是的原则，根据违规情节轻重进行区别对待。对于初犯且情节较轻的，可进行批评教育并要求整改；对于屡教不改或情节严重的，应依法依规进行处罚。同时，应建立责任追究机制，对负有领导责任或管理责任的人员进行追责，确保责任落实到位。例如，若某单位领导对会议费用报销监管不力，导致发生违规行为，应追究其领导责任。通过责任追究，可以倒逼各组织加强管理，提升监督力度。

处理违规行为后，应进行通报曝光，以儆效尤。可通过内部通报、公开曝光等方式，让相关人员了解违规行为的后果，增强遵纪守法的意识。同时，应总结经验教训，完善制度措施，防止类似问题再次发生。例如，某单位在处理违规行为后，应总结经验教训，完善会议费用报销管理制度，并加强对工作人员的培训，提升其政策理解和执行能力。通过持续改进，可以不断提升会议费用报销的管理水平。

监督管理工作应注重信息化建设，各组织可开发监督系统，实现线上举报、线索管理、处理跟踪等功能，提高监督效率。同时，应加强对监督系统的维护与监管，确保数据安全与系统稳定。通过信息化手段，可以实现监督工作的透明化与规范化，提升管理效果。

五、会议费用报销的责任与考核

会议费用报销的责任与考核是确保制度有效执行的重要保障，应明确各相关主体的责任，建立科学的考核机制，将会议费用报销管理情况纳入组织绩效评价体系，形成激励与约束相结合的管理模式。通过明确责任与强化考核，可以促进各组织加强管理，规范报销行为，提升资金使用效益。责任与考核应贯穿会议费用报销的全过程，从预算编制到报销核销，每个环节都有明确的责任主体和考核指标。

（一）责任主体与职责划分

会议费用报销的责任主体包括会议主办单位、财务部门、参会人员等，各主体应承担相应的责任，确保费用报销的合规性。会议主办单位是会议费用报销的主要责任主体，应承担会议预算编制、费用控制、报销申请等环节的主要责任。主办单位应指定专人负责会议费用报销管理工作，确保每一笔支出都符合制度规定。例如，若某会议的费用超标，主办单位应承担主要责任，并分析原因进行整改。

财务部门是会议费用报销的审核与监督主体，应承担费用标准执行、报销材料审核、资金支付等环节的主要责任。财务部门应建立完善的报销审核流程，确保每一笔报销都合规合理。例如，若财务部门审核不严导致报销超标，应追究其管理责任。财务部门还应定期对报销情况进行分析，发现规律性问题并及时向主办单位提出建议。通过加强财务管理，可以提升报销效率并减少违规风险。

参会人员是会议费用报销的直接责任人，应承担节约费用、提供合规票据等环节的责任。参会人员应按照会议要求，合理使用会议资源，避免浪费。例如，若参会人员超标领取伙食补助，应自行承担责任。参会人员还应妥善保管会议票据，确保报销材料的完整性。通过明确参会人员的责任，可以促进其节约费用，提升会议管理效率。

（二）考核机制与指标设定

会议费用报销的考核应建立科学的考核机制，设定明确的考核指标，并将考核结果与绩效评价、奖惩措施等挂钩。考核指标应包括会议预算执行率、费用控制情况、报销合规性等，确保考核的全面性和科学性。例如，某单位可将会议预算执行率作为考核指标，若预算执行率低于规定标准，应分析原因并进行整改。通过设定合理的考核指标，可以促进各组织加强管理，提升资金使用效益。

考核过程应注重客观公正，采用定量与定性相结合的方式，全面评估会议费用报销管理情况。定量考核可采用会议预算执行率、费用控制率等指标，定性考核可采用制度执行情况、违规行为发生率等指标。考核结果应进行公示，接受内部监督。例如，某单位可定期对各部门的会议费用报销管理情况进行考核，并将考核结果进行公示，接受内部监督。通过公开透明的方式，可以提升考核的公信力。

考核结果应与绩效评价、奖惩措施等挂钩，形成激励与约束相结合的管理模式。对于考核优秀的部门或个人，应给予表彰奖励；对于考核不合格的，应进行约谈或处罚。例如，某单位可将会议费用报销管理情况纳入部门绩效评价体系，对考核优秀的部门给予奖励，对考核不合格的部门进行约谈或处罚。通过奖惩措施，可以促进各组织加强管理，提升报销管理水平。

（三）责任追究与持续改进

责任追究是会议费用报销管理的重要环节，应建立明确的责任追究机制，对违反制度规定的行为进行严肃处理。责任追究应基于事实依据，按照组织内部规定的程序进行，确保处理的公正性和严肃性。例如，若某单位工作人员虚报会议费用套取资金，应依法依规进行处罚，并追究相关责任人的责任。通过严肃处理违规行为，可以形成震慑，防止类似问题再次发生。

责任追究应区分直接责任与领导责任，根据违规情节轻重进行区别对待。直接责任是指直接参与违规行为的人员，领导责任是指对违规行为负有管理责任的人员。例如，若某会议的费用超标，直接责任是负责报销的人员，领导责任是会议主办单位的负责人。通过区分责任，可以明确责任主体，确保责任落实到位。

责任追究后，应进行总结反思，查找问题根源，并采取改进措施。各组织应建立持续改进机制，定期对会议费用报销管理情况进行评估，发现不足并及时改进。例如，若某单位多次出现会议费用超标问题，应分析原因，并完善制度措施，加强预算管理和报销审核。通过持续改进，可以不断提升会议费用报销的管理水平。

持续改进应注重经验分享，各组织应定期组织会议费用报销管理经验交流会，分享好的做法和经验，共同提升管理水平。例如，某单位可定期组织各部门负责人进行经验交流，分享好的做法和经验，共同提升会议费用报销管理水平。通过经验分享，可以促进各组织相互学习，共同进步。

责任与考核是会议费用报销管理的重要保障，应建立完善的责任体系，设定科学的考核机制，并将考核结果与绩效评价、奖惩措施等挂钩。通过明确责任与强化考核，可以促进各组织加强管理，规范报销行为，提升资金使用效益。持续改进是提升管理水平的关键，各组织应建立持续改进机制，定期评估管理情况，发现不足并及时改进，以适应不断变化的需求。

六、附则

江苏省会议报销管理制度的具体实施细则由各组织根据本制度结合自身实际情况制定，并报上级主管部门备案。各组织应加强对制度执行情况的监督检查，确保制度落实到位。本制度的解释权归江苏省财政厅负责，省财政厅将根据实际情况对制度进行修订和完善。本制度自发布之日起施行，原相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

（一）制度的修订与解释

江苏省会议报销管理制度应根据实际情况进行定期评估和修订，以确保制度的科学性和适用性。省财政厅应每年对制度执行情况进行评估，并根据评估结果提出修订建议。修订后的制度应经过适当程序发布实施，并做好新旧制度的衔接工作。例如，若国家或江苏省出台新的财经法规，省财政厅应及时评估其对会议报销管理的影响，并提出修订建议。修订后的制度应进行广泛宣传，确保相关人员知晓并遵守。

省财政厅负责解释本制度的各项内容，对制度中的模糊条款进行明确解释，确保制度的统一执行。各组织在执行过程中遇到的问题，应向省财政厅进行咨询，由省财政厅进行统一解释。例如，若某单位对制度中的费用标准存在疑问，应向省财政厅进行咨询，由省财政厅进行统一解释。通过明确解释，可以避免因理解偏差导致的执行错误。

（二）制度的宣传与培训

江苏省会议报销管理制度的宣传与培训是确保制度有效执行的重要环节，各组织应加强对制度的学习和培训，提升相关人员的管理意识和执行能力。省财政厅应定期组织制度培训，邀请专家学者