公章使用管理制度

公章使用管理制度第一章总则公章作为单位对外行使权利、承担义务的重要凭证和标志，其管理与使用直接关系到单位的整体利益和声誉。为规范我单位公章的刻制、保管、使用及销毁等环节，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，杜绝各类风险隐患，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于单位及所属各部门所有公章的管理活动。全体员工均须严格遵守本制度规定，确保公章管理规范有序，万无一失。第二章公章的种类与管理职责第一条公章种类本制度所指公章包括单位行政公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及因业务需要设立的其他专项用章。第二条管理部门单位行政公章、法定代表人印章及合同专用章由单位办公室（或指定综合管理部门，下同）统一归口管理。财务专用章、发票专用章由单位财务部门负责管理。其他专项用章由相应业务部门提出申请，经审批后，由指定部门负责管理。第三条管理职责1.办公室职责：负责单位行政公章、法定代表人印章及合同专用章的刻制、启用、废止、收缴、销毁的统一办理；监督检查各部门公章管理和使用情况；制定和完善公章管理相关制度。2.各保管部门职责：指定专人（以下称“保管人”）负责公章的日常保管和规范使用；建立健全本部门公章使用登记制度；确保公章安全，防止遗失、被盗或滥用。3.保管人职责：妥善保管公章，严格按照审批程序用印；对不符合规定的用印请求有权拒绝，并及时向部门负责人或办公室报告；发现公章遗失或被盗，立即报告并采取应急措施。第三章公章的刻制、启用与废止第四条公章刻制单位公章的刻制须由需求部门提出申请，经单位主要负责人批准后，由办公室统一到公安机关指定的刻章单位办理。任何部门或个人不得擅自刻制公章。刻制完成后，办公室应登记备案，并预留印模。第五条公章启用新公章启用前，应由办公室发布启用通知，明确启用日期、使用范围及保管部门、保管人等事项，并将印模抄送相关单位和部门。启用通知应存档备查。第六条公章废止与销毁因单位名称变更、机构撤销、公章磨损或其他原因导致公章不再使用时，原保管部门应及时将公章交回办公室。办公室对废止公章登记造册后，按照规定程序统一销毁或封存。销毁时应有专人监销，并做好记录。严禁个人私自留存、处理废止公章。第四章公章的保管第七条保管要求公章应存放在符合安全要求的保险柜或专用锁具柜中。保管人应妥善保管钥匙或密码，不得随意交由他人代管或告知他人密码。非工作时间及节假日，公章必须入柜上锁。第八条专人保管公章实行专人保管制度。保管人因事、病、休假等原因需临时离岗时，须由部门负责人指定临时保管人，并办理交接手续，明确保管责任。临时保管期间，临时保管人应履行与原保管人同等的职责。第九条禁止带出原则上，公章不得带出单位使用。确因特殊情况（如外出签约、公证等）需带出单位的，必须经单位主要负责人批准，并由保管人或指定专人随章出行，确保公章安全和规范使用。用毕立即带回单位入库。第五章公章的使用第十条使用原则公章使用应遵循“先审批、后用印”的原则，严格履行审批手续。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等无明确内容的载体上加盖公章。第十一条使用范围公章仅限用于单位正式对外文件、函件、合同协议、报表、证明、授权委托书等具有法律效力或代表单位意志的文书材料。严禁为个人事务或与单位无关的事项加盖公章。第十二条审批程序1.一般性文件用印：由用印部门填写《公章使用申请表》，经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.重要文件用印：涉及重大合同、协议、对外担保、融资、投资、产权变更等重要事项的用印，须经单位主要负责人审批。3.紧急情况用印：遇紧急情况需立即用印而审批人无法及时签字时，可先通过电话、即时通讯工具等方式请示，经批准后用印，但事后须在一个工作日内补办审批手续。第十三条用印规范1.用印前，保管人应认真核对《公章使用申请表》的审批手续是否完备，用印文件内容是否与申请事由一致，文件格式是否规范等。2.盖章时应位置端正、印迹清晰、不压文字、不漏盖、不错盖。3.一份文件需加盖多页时，应加盖骑缝章，确保文件各页内容完整、无替换。4.对已用印的文件，应在正式文本上加盖公章，复印件一般不予盖章，确需盖章的，应注明“复印件与原件一致”字样。第六章使用登记与用印存档第十四条使用登记每次用印，保管人均应在《公章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印部门、用印人、文件名称或事由、文件份数、审批人、用印人等信息。《公章使用登记簿》应长期保存。第十五条用印存档重要文件（如合同、协议、重大决策文件等）在用印后，保管部门应留存一份正本或复印件存档。存档期限参照单位档案管理规定执行。第七章责任追究第十六条违规处理对于违反本制度规定，有下列行为之一的，单位将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经批准擅自刻制、启用、销毁公章的；2.未按规定保管公章，导致公章遗失、被盗或损坏的；3.擅自将公章带出单位或交他人代管的；4.未履行审批手续或超越审批权限擅自用印的；5.在空白纸张、空白合同等载体上加盖公章的；6.用印后未按规定登记或存档的；7.发现公章使用异常情况未及时报告的；8.其他违反本制度规定的行为。第八章附则第十七条解释权本制度由单位办公室负责