环境监测实验室管理规范-电子数据管理规定

第第页电子数据管理规定文件编号：GL-010版次：A/0编制：日期：审核：日期：批准：日期：发放部门或人员□院长□质量负责人□技术负责人□检测室□质控室□内审员□设备管理员□其他文件控制印章受控号：生效日期：GL-010电子数据管理规定修改记录修改处修改内容修改人批准人生效日期目的建立本院电子数据管理规程，实行电子数据管理标准化，确保检验结果准确无误，避免遗失和损坏，保障电子数据具有可追溯性。

适用范围适用于本院仪器采集、打印与编制的数据管理。职责检测人员负责样品检测完毕后的数据采集、打印与编制。质控部负责定期拷贝数据进行异地保存。内容4.1定义

4.1.1电子数据：也称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。

4.1.2电子签名：是指电子数据中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。

4.1.3数据审计跟踪：是一系列有关计算机操作系统、应用程序及用户操作等事件的记录，用以帮助从原始数据追踪到有关的记录、报告或事件，或从记录、报告、事件追溯到原始数据。

4.1.4数据完整性：是指数据的准确性和可靠性，用于描述存储的所有数据值均处于客观真实的状态。

4.2分类

气相色谱图谱、红外光图谱、紫外光图谱、原子吸收图谱、烟尘烟气测试仪数据、噪声计数据

4.3文件命名原则和存储路径

4.3.1文件命名原则工作站系统中文件分为软件文件、方法文件、记录文件、序列文件（批处理文件）、打印文件、参数文件、操作规程文件、图谱文件等；单个图谱或数据文件以“（任务单号）+检测项目+YY-DD”来命名，其中YY-DD表示“月-日”，检测项目中文简写来表示；如2019年11月26日，做了一批水样，检测项目为铜，任务单号分别是：AT110001、AT110002、AT11006，那么该批次的图片则命名为：（110001-0002、0006）铜-1126。4.3.2存储路径

根据文件（软件）性质不同，存放位置不同，操作系统软件存放（安装）在Ｃ，Ｃ:\Ｗindows文件夹下，应用软件存放（安装）在Ｄ盘下，Ｄ:\ProgramFiles文件夹下，数据备份文件存放在Ｅ盘，Ｅ:\Backup文件夹下。

数据采集存放在应用软件默认文件中，同时备份存储在Ｅ盘备份文件夹中。4..4备份介质的存放和管理

4.4.1所有备份介质存放在档案室，一律不准外借，不准流出本院，任何人员不得擅自取用，更不得私自备份。必要时，取用需经质量负责人批准，并填写《文件借阅记录》。借用人员使用完介质后，应立即归还。由备份管理员检查，确认介质完好。备份管理人员及借用人员须分别在《文件借阅记录》上签字确认。

4.4.2备份介质要每半年进行检查，以确认介质能否继续使用、备份内容是否正确。一旦发现介质异常、损坏，应立即更换，并对损坏介质进行销毁处理。需要长期保存的数据，应在介质有效期内进行转存，防止存储介质过期失效。

4.4.3存放备份数据的介质必须具有明确的标识；标识必须使用统一的命名规范，注明来源、应用软件、介质编号、备份内容、备份日期、备份时间、光盘的启用日期、保留期限和系统管理员等重要信息（如有备份软件，可采用备份软件编码规则）。

4.4.4电子数据的销毁：超过储存期的或损坏不能使用的介质，由系统管理员提出申请，经质量负责人批准后进行销毁，并做好