2026年3月学校办公室关于档案规范化管理方案细则

2026年3月学校办公室关于档案规范化管理方案细则一、总则（一）制定目的为进一步规范学校各类档案管理工作，提升档案管理标准化、制度化、信息化水平，实现档案收集、整理、保管、利用、归档、销毁全流程闭环管理，充分发挥档案在学校管理、教育教学、教研科研、校园建设等工作中的查考、佐证、历史留存作用，结合学校档案管理实际，特制定本方案细则。（二）指导思想以国家档案管理相关法律法规及上级教育部门档案工作要求为依据，坚持“统一领导、分级管理、规范有序、安全高效、便于利用”的原则，明确档案管理责任，细化操作流程，强化安全管控，确保学校各类档案资料完整、准确、系统、安全，为学校高质量发展提供坚实的档案支撑。（三）适用范围本细则适用于学校办公室统筹管理的各类档案，包括党政文书、行政公务、教育教学、教研科研、人事管理、财务资产、基建工程、设备仪器、声像影像、荣誉资质、家校社务等所有具有查考保存价值的文字、图片、音频、视频、电子数据等资料。（四）管理目标全面梳理存量档案，完成分类整理、编号归档、上架保管，彻底解决档案散乱、缺失、不规范问题。建立常态化档案收集机制，实现各类档案应收尽收、及时归档，杜绝档案遗漏、丢失、损毁。规范档案管理流程，统一分类标准、编号规则、装订要求、保管条件，提升档案管理专业化水平。强化档案安全管理，落实保密、防潮、防火、防盗、防虫、防磁等措施，保障档案实体与信息安全。优化档案查阅利用服务，简化借阅流程，提高档案利用效率，实现档案规范化、长效化管理。二、组织架构与责任分工（一）档案管理领导小组组长：校长副组长：分管副校长、学校办公室主任成员：各科室负责人、专（兼）职档案管理员领导小组下设办公室于学校办公室，全面牵头档案规范化管理工作，负责方案制定、统筹推进、督查考核、业务指导。（二）核心岗位职责1.学校办公室主任：统筹全校档案管理工作，审批档案管理相关制度、经费、借阅申请，协调解决管理难题，监督工作落实。2.专职档案管理员：负责档案规范化管理具体实施，包括档案收集、分类、整理、编号、装订、录入、保管、借阅、销毁、保密等全流程工作，开展业务培训与指导。3.兼职档案管理员：由各科室、年级组指定专人担任，负责本科室档案资料的初步收集、整理、移交，配合专职档案管理员完成归档工作。4.各科室负责人：督促本科室人员及时移交档案资料，落实档案管理相关要求，配合开展档案规范化整改工作。三、档案分类与整理规范（一）档案分类标准按照学校工作属性，将档案分为十大类，实行统一编码管理，具体分类及编码如下：一类：党政文书类（编码：DW）二类：行政管理类（编码：XZ）三类：教育教学类（编码：JY）四类：教研科研类（编码：KY）五类：人事管理类（编码：RS）六类：财务资产类（编码：CW）七类：基建设备类（编码：JJ）八类：声像荣誉类（编码：SX）九类：家校社务类（编码：JX）十类：其他综合类（编码：ZH）（二）档案整理要求材料收集：全面收集对应类别下的文件、报表、合同、证书、图片、视频等资料，确保原件齐全、内容完整、无缺失破损。分类排序：按年度、事项、重要程度对档案进行排序，同一类别、同一年度档案集中整理，保持逻辑连贯。编号编目：采用“类别编码+年度+序号”格式统一编号，编制档案目录，详细注明档案名称、形成时间、页数、责任人、保管期限。装订归档：纸质档案统一使用标准档案盒、档案袋装订，做到平整美观、无倒页、无漏页；电子档案按类别建立文件夹，命名规范、备份存储。保管期限：根据档案重要性，分为永久保管、长期保管（30年）、短期保管（10年）三类，在档案盒上明确标注。四、档案规范化实施步骤（2026年3月）（一）动员部署阶段（3月1日-3月5日）召开档案规范化管理工作会议，解读本细则内容，明确工作任务、时间节点、责任分工。开展专（兼）职档案管理员业务培训，讲解分类标准、整理技巧、操作流程，提升专业能力。配齐档案管理所需用品，包括档案盒、装订机、防潮剂、档案柜、储物柜、电脑、备份硬盘等物资。（二）存量档案整改阶段（3月6日-3月20日）全面清查历年存量档案，梳理缺失、散乱、破损档案，建立问题清单。按照分类、整理、编号、装订、编目要求，完成存量档案规范化整改，统一上架保管。同步完成电子档案录入、扫描备份，建立纸质档案与电子档案对应台账，实现双线管理。（三）常态化机制建立阶段（3月21日-3月28日）制定档案日常收集、移交、归档制度，明确各科室每月定期移交档案资料，做到随办随归、及时归档。规范档案查阅、借阅流程，建立借阅登记台账，明确借阅期限、归还要求、保密责任。完善档案保管、保密、安全管理制度，张贴管理标识，划定档案管理专用区域。（四）总结验收阶段（3月29日-3月31日）档案管理领导小组对各科室档案规范化整改情况进行全面验收，核查整改质量、台账完整性。总结工作经验，梳理存在问题，形成整改报告，建立档案规范化长效管理机制。表彰档案管理工作表现突出的个人与科室，对整改不到位的责令限期整改。五、档案保管与安全管控档案实行专人、专柜、专室保管，档案柜摆放整齐、标识清晰，档案库房保持干燥通风、清洁卫生，落实防潮、防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防磁措施。严格执行档案保密制度，涉密档案专人保管、专柜上锁，严禁私自复制、外传、借阅，严防涉密信息泄露。电子档案实行双重备份，分别存储于电脑与移动硬盘，定期查杀病毒，防止数据丢失、损毁。定期开展档案安全排查，每月检查档案保管情况、库房安全设施，发现问题立即整改。档案管理员离岗、离职时，必须办理档案交接手续，核对台账、实体档案、电子数据，确保无缝衔接。六、档案查阅借阅与销毁管理（一）查阅借阅流程校内人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经科室负责人、办公室主任审批后，在档案管理室现场查阅，不得带出。因工作需要借阅档案，需注明借阅用途、期限，经分管领导审批后方可借出，借阅期限最长不超过7天，到期及时归还。校外单位查阅档案，需持单位介绍信、经办人身份证明，经校长审批同意后，方可查阅，严禁摘抄、复制涉密档案。查阅借阅档案时，严禁涂改、勾画、抽取、污损、丢失，违者依规追究责任。（二）档案销毁管理对保管期限届满、无保存价值的档案，由档案管理员提出销毁清单，经领导小组审核、校长批准后，按规定程序统一销毁。销毁档案时需安排专人监销，做好销毁记录，严禁私自销毁、丢弃档案。七、工作要求与考核问责各科室、全体教职工要高度重视档案规范化管理工作，严格落实细则要求，及时移交各类档案资料，不得拖延、截留、私存。档案管理员要认真履行职责，严谨细致做好档案管理各项工作，确保档案管理规范、有序、安全。将档案管理工作纳入科室及个人年度考核，对工作扎实、成效显著的予以表彰；对工作失职、导致档案丢失、损