软件资产管理制度

软件资产管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范本单位软件资产的管理，提高软件资产使用效益，保障信息系统安全稳定运行，保护知识产权，降低运营风险，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称软件资产，是指本单位拥有或合法控制的，能以货币计量的，用于经营、管理、科研等活动的计算机软件及相关文档资料。包括但不限于操作系统、数据库管理系统、中间件、应用软件（含自主开发、外购、受赠及其他方式获得的软件）。第三条适用范围本制度适用于本单位内部所有部门及员工在日常工作中涉及的软件资产的获取、验收、登记、使用、维护、处置等管理活动。第四条基本原则软件资产管理遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理：建立明确的管理体系，由指定部门牵头，各相关部门协同配合。（二）合规合法、防范风险：严格遵守软件知识产权相关法律法规，确保软件使用的合法性，降低法律风险。（三）安全高效、物尽其用：保障软件资产安全，优化配置，提高使用效率和效益。（四）全程管控、动态更新：对软件资产的全生命周期进行跟踪管理，确保资产信息的准确性和时效性。第二章组织与职责第五条管理部门及职责本单位指定信息技术部门（或其他相应部门，以下统称“软件资产归口管理部门”）作为软件资产的统一归口管理部门，主要职责包括：（一）组织制定和修订软件资产管理制度及相关流程。（二）负责软件资产的统一登记、分类、编号和台账管理。（三）监督和指导各部门软件资产的采购、使用、维护和处置工作。（四）组织软件资产的清查、盘点与评估工作。（五）负责软件许可协议的集中管理与合规性审查。（六）组织开展软件资产管理相关的培训与宣传工作。（七）协调处理软件资产使用过程中出现的重大问题。第六条使用部门及职责各软件资产使用部门是软件资产的直接责任单位，主要职责包括：（一）在本部门内贯彻执行软件资产管理制度。（二）负责本部门软件资产的需求提出、申请采购（如需）。（三）配合进行本部门软件资产的验收、登记和标签粘贴工作。（四）负责本部门软件资产的日常保管、使用和维护，确保其安全、完整。（五）及时上报本部门软件资产的变动情况（如损坏、丢失、报废等）。（六）配合软件资产的清查、盘点工作。（七）加强本部门员工软件知识产权保护意识教育，规范软件使用行为。第七条财务部门职责财务部门负责软件资产的价值管理，主要职责包括：（一）负责软件资产的会计核算，准确记录其价值变动。（二）参与软件资产采购的预算审核。（三）会同软件资产归口管理部门对软件资产处置进行价值审核。第八条采购部门职责（如设）采购部门负责软件资产的采购执行工作，主要职责包括：（一）根据审批后的采购需求，按照规定采购流程组织软件采购。（二）确保采购过程的合规性，并索取完整的采购凭证、软件许可证明等资料。（三）将采购完成的软件资产及相关资料移交使用部门和软件资产归口管理部门。第三章软件资产获取与验收第九条软件获取方式软件资产的获取方式包括但不限于：（一）外购：通过采购方式获得的商业软件。（二）自主开发：本单位自行组织开发的软件。（三）委托开发：委托外部单位开发的软件。（四）受赠：接受外部单位或个人捐赠的软件。（五）其他合法方式获得的软件。第十条采购管理（一）外购软件应遵循本单位采购管理制度，履行相应的审批程序。（二）软件采购需求由使用部门提出，经软件资产归口管理部门审核技术可行性，报财务部门审核预算，按审批权限报批后，由采购部门（或指定人员）统一采购。（三）采购软件时，应优先考虑安全性、稳定性、兼容性、可维护性及售后服务，并对供应商资质、软件许可条款、知识产权状况进行审查。（四）鼓励采购正版软件，严禁采购和使用盗版软件。第十一条自主/委托开发软件管理（一）自主开发或委托开发的软件，应建立规范的项目管理流程，明确需求、设计、开发、测试、验收等各环节的质量控制要求。（二）开发完成后，应形成完整的技术文档、源代码（如适用）、测试报告、用户手册等资料，并办理验收手续。（三）明确软件的知识产权归属，确保本单位对开发成果拥有合法的所有权或使用权。第十二条验收（一）软件资产到货或开发完成后，由使用部门会同软件资产归口管理部门（必要时可邀请财务部门、相关技术专家）共同进行验收。（二）验收内容包括：软件介质、许可证明文件、安装光盘、用户手册、技术文档等是否齐全；软件功能是否符合需求；软件是否能正常安装和运行等。（三）验收合格后，应签署验收单，作为登记入库的依据。对验收不合格的软件，应及时与供应商或开发方协商处理。第四章软件资产登记与入库第十三条资产登记（一）所有通过验收的软件资产，均须在软件资产归口管理部门办理登记手续。（二）登记信息应至少包括：软件名称、版本号、软件类型、获取方式、规格型号、许可数量/许可类型、许可期限、供应商/开发商、采购/开发日期、采购金额（如适用）、资产编号、使用部门、责任人、安装位置（如服务器名、终端设备名）、登记日期等。（三）自主开发或委托开发的软件，还应登记项目名称、主要功能、开发负责人等信息。第十四条台账管理（一）软件资产归口管理部门应建立健全软件资产台账，对软件资产进行动态管理。（二）台账应准确反映软件资产的增减变动情况，做到账物相符。（三）软件资产台账可采用电子化管理系统，确保信息的可追溯性和便捷查询。第十五条标签管理（一）对需要物理介质存储或固定安装于特定设备的软件资产，应粘贴统一的软件资产标签。（二）标签内容应至少包含资产编号、软件名称、版本号等关键信息。（三）标签应粘贴在软件介质或对应设备的显著位置，确保清晰可见，防止脱落。第五章软件资产使用与维护第十六条安装与部署（一）软件的安装与部署应符合本单位信息安全管理规定和软件许可协议要求。（二）重要软件的安装部署方案应经软件资产归口管理部门审核。（三）软件安装完成后，应在软件资产台账中更新安装信息。第十七条使用权限管理（一）软件使用权限应根据工作需要进行严格控制和管理，遵循最小权限原则。（二）使用部门应指定专人负责本部门软件使用权限的申请、变更和注销等工作。（三）员工离职或岗位变动时，所在部门应及时收回其软件使用权限，并通知软件资产归口管理部门更新相关记录。第十八条使用规范（一）用户应在软件许可协议授权范围内使用软件，不得超范围、超期限使用。（二）严禁私自复制、传播、安装、使用未经授权的软件（包括盗版软件）。（三）严禁擅自修改、破解软件或绕过许可限制。（四）严禁将单位软件资产私自外借、转让或用于非工作目的。（五）妥善保管软件介质、许可证书、密钥等重要资料，防止遗失或泄露。第十九条知识产权保护（一）严格遵守国家知识产权法律法规，尊重软件开发者的知识产权。（二）在使用软件过程中，不得侵犯软件的著作权、商标权等合法权益。（三）对自主开发的软件，应采取措施保护其知识产权，如申请著作权登记等。第二十条维护与升级（一）软件资产归口管理部门应会同使用部门和供应商，制定软件维护计划，包括日常维护、故障排除、版本升级、补丁更新等。（二）重要系统软件和应用软件的升级、补丁安装前，应进行充分测试，确保不会对现有系统造成负面影响。（三）软件维护和升级情况应及时记录到软件资产台账中。第二十一条备份与恢复（一）对重要的软件程序、配置文件及许可信息，应定期进行备份，并妥善保管备份介质。（二）建立软件系统故障恢复机制，确保在发生故障时能及时恢复。第六章软件资产处置第二十二条处置条件软件资产符合下列条件之一的，可进行处置：（一）已超过规定使用年限或许可期限，且无法继续使用或升级的。（二）功能已不能满足业务需求，且无升级必要的。（三）因技术落后或损坏，维修成本过高，无修复价值的。（四）因业务调整、系统整合等原因不再需要的。（五）其他符合处置条件的情况。第二十三条处置方式软件资产处置方式包括：报废、转让、捐赠、销毁等。（一）报废：对失去使用价值的软件资产，进行报废处理。（二）转让：在符合法律法规和许可协议的前提下，将软件资产转让给其他单位。（三）捐赠：在符合法律法规和许可协议的前提下，将软件资产捐赠给其他单位。（四）销毁：对涉及敏感信息或需要彻底清除的软件介质，应进行安全销毁。第二十四条处置程序（一）软件资产处置由使用部门提出申请，详细说明处置原因、处置方式等。（二）软件资产归口管理部门对处置申请进行审核，并组织进行技术鉴定或价值评估（如必要）。（三）按审批权限报相关领导审批。大额或重要软件资产的处置，还需财务部门等相关部门会签。（四）处置申请获批后，由使用部门在软件资产归口管理部门指导下实施处置。（五）处置完成后，软件资产归口管理部门应及时更新资产台账，财务部门进行相应的会计处理。第二十五条处置要求（一）软件资产处置应确保数据安全，对存储有数据的介质，在处置前必须进行数据清除或销毁，防止信息泄露。（二）转让或捐赠软件资产时，应确保符合软件许可协议的规定，并办理相应的权属转移手续。（三）处置过程中形成的相关文件、记录应妥善保存。第七章监督与责任第二十六条监督检查（一）软件资产归口管理部门应定期或不定期对各部门软件资产管理制度的执行情况、软件资产的使用和管理情况进行监督检查。（二）检查内容包括：软件资产台账的完整性与准确性、软件使用的合规性、标签粘贴情况、安全措施落实情况等。（三）检查结果应向单位领导报告，并通报相关部门。第二十七条清查盘点（一）软件资产归口管理部门应会同财务部门、使用部门，至少每年组织一次全面的软件资产清查盘点工作。（二）清查盘点结果应形成报告，对盘盈、盘亏、毁损、闲置等情况进行分析说明，并按规定程序报批处理。第二十八条责任追究（一）对在软件资产管理工作中认真负责、成效显著的部门和个人，可给予适当表彰或奖励。（二）对违反本制度规定，造成软件资产流失、损坏、被盗，或因使用盗