档案责任制制度

PAGE档案责任制制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本档案责任制制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.统一领导原则：公司档案工作实行统一领导、分级管理。公司设立档案管理部门，负责统筹协调公司档案管理工作。2.集中管理原则：公司各类档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。3.谁形成谁负责原则：各部门及员工对其在工作中形成的档案负责，按照本制度要求进行整理、归档和保管。4.依法管理原则：档案管理工作严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。二、档案管理部门职责（一）制定档案管理制度负责制定和完善公司档案管理制度、工作流程和操作规范，确保档案管理工作有章可循。（二）档案收集与整理1.指导各部门及员工做好档案的收集工作，明确档案收集范围、内容和要求。2.对收集到的档案进行分类、整理、编目和装订，确保档案的整齐规范。（三）档案保管1.建立档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行检查、清点和维护，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。（四）档案利用1.建立档案查阅、借阅制度，规范档案利用流程，为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅服务。2.根据公司工作需要，积极开展档案编研工作，为公司决策提供参考依据。（五）档案信息化建设推进公司档案信息化管理，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（六）监督与指导对各部门的档案管理工作进行监督和指导，定期检查各部门档案管理工作情况，发现问题及时督促整改。三、各部门档案管理职责（一）部门负责人职责1.负责本部门档案管理工作的组织领导，明确专人负责档案管理工作。2.督促本部门员工及时将工作中形成的档案整理归档，确保档案的完整和准确。3.协调解决本部门档案管理工作中出现的问题，支持档案管理部门的工作。（二）档案管理人员职责1.负责本部门档案的日常收集、整理、保管和统计工作，按照档案管理部门的要求及时将档案移交归档。2.建立本部门档案台账，记录档案的形成、收集、整理、保管和利用情况。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息服务。（三）员工职责1.严格遵守公司档案管理制度，在工作中及时将形成的文件材料进行整理，确保文件材料的完整和准确。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交本部门档案管理人员。3.未经批准，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。四、档案收集（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项业务活动中形成的文件材料，包括合同协议、项目文件、业务报表等。3.公司行政管理活动中形成的文件材料，如公文、会议纪要、工作计划、工作总结等。4.公司财务活动中形成的文件材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.公司人力资源管理活动中形成的文件材料，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。6.公司科技研发活动中形成的文件材料，如科研项目申报书及批复、研究报告、技术合同、专利文件等。7.公司外事活动中形成的文件材料，如外事协议、出访报告、接待记录等。8.其他与公司经营管理活动相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门及员工应及时收集工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.收集的文件材料应字迹清晰耐久、格式规范统一，使用A4纸打印或书写，并按照规定进行签字、盖章等手续。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并按照档案管理部门的要求进行备份和移交。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件材料，应在工作完成后的[X]个工作日内收集整理完毕。2.重大项目、重要活动结束后，相关部门应在[X]个工作日内将形成的文件材料收集齐全，并移交档案管理部门。3.年度终了后，各部门应在次年[X]月[X]日前将上一年度形成的各类文件材料整理归档完毕，并移交档案管理部门。五、档案整理（一）分类标准公司档案按照以下类别进行分类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等文件，行政管理文件，党群工作文件等。2.业务管理类：涵盖市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、技术研发等业务活动中形成的文件。3.项目管理类：针对公司各类项目形成的项目立项、可行性研究、设计、施工、验收等全过程文件。4.财务审计类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务和审计文件。5.人事档案类：员工个人档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。6.声像档案类：公司各类活动的照片、录音、录像等声像资料。7.实物档案类：公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.对每份档案进行编目，编目内容包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等。4.将编目后的档案按照一定顺序进行装订，确保档案的整齐牢固。（三）整理期限各部门应在档案收集齐全后的[X]个工作日内完成档案的整理工作，并移交档案管理部门。六、档案保管（一）保管期限划分公司档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（二）保管要求1.档案管理部门应按照档案保管期限的要求，对档案进行分类存放，便于档案的查找和管理。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案应存放在专用档案柜中，档案柜应排列整齐，便于存取。4.定期对档案进行盘点，确保档案的数量准确、存放位置正确。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（三）档案安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保档案的安全保管。2.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房的安全检查和巡查，及时发现并消除安全隐患。3.严格控制档案库房的访问权限，未经批准，无关人员不得进入档案库房。4.对档案的查阅、借阅等利用活动进行严格登记，确保档案的安全使用。七、档案利用（一）查阅与借阅1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可查阅。3.档案一般不外借，确因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案时，档案管理人员应做好登记，记录查阅、借阅时间、查阅人、档案名称等信息，并要求查阅、借阅人在《档案查阅登记表》或《档案借阅登记表》上签字确认。5.查阅、借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。（二）档案编研档案管理部门应根据公司工作需要，积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为公司决策提供参考依据。档案编研工作应遵循真实性、准确性、系统性和实用性的原则，确保编研成果的质量。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在