档案管理责任制度

PAGE档案管理责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司档案工作实行总经理领导下的综合管理部门统一管理，各部门负责本部门档案的收集、整理和保管，并接受综合管理部门的监督指导。2.完整准确、系统安全原则。确保档案的真实、完整、准确，维护档案的系统性和安全性，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率和服务质量。二、档案管理职责分工（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门的档案工作。3.集中统一管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。4.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.组织开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。7.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（二）各部门职责1.负责本部门档案工作的组织领导，明确专人负责档案管理工作，确保档案工作的顺利开展。2.按照公司档案管理制度的要求，负责本部门各类文件材料的收集、整理、分类、保管和移交工作。3.负责对本部门兼职档案员进行业务培训，提高其档案管理业务水平。4.严格遵守档案管理规定，积极配合综合管理部门做好档案的整理、归档、鉴定、销毁等工作。5.做好本部门档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理岗位职责，熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。4.负责对本部门或所在岗位形成的文件材料进行及时收集、整理，并按规定移交综合管理部门。5.协助综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议、变更登记申请书等。2.公司各项工作中形成的文件材料，如工作计划、总结、报告、通知、会议纪要、合同协议、业务文件、技术资料、财务报表等。3.公司对外交往活动中形成的文件材料，如往来信函、传真、电子邮件、接待记录、合作协议等。4.公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如工作成果、调研报告、论文、获奖证书等。5.其他与公司工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体和记录方式应符合档案管理要求。3.对收集到的文件材料应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，并按照类别进行分类存放。（三）整理原则1.遵循文件材料形成的规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.区分文件材料的不同价值，按照重要程度和保存期限进行分类整理。3.便于检索和统计，采用科学合理的分类方法和编号系统，确保档案的系统性和规范性。（四）整理方法1.分类：按照公司档案分类方案，将档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类、党群工作类等类别。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的识别和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于检索和统计。4.装订：对纸张较小、零散的文件材料进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管期限1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件材料，以及涉及公司重大权益、重要资产、核心技术等具有长远历史价值和现实意义的文件材料。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括公司经营管理、生产技术、财务审计等方面的重要文件材料。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要包括一般性的文件材料。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、完好无损。2.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，保证档案的可读性和完整性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于档案的管理和查询。4.严格执行档案借阅制度，对借阅的档案应进行登记，并按时归还，防止档案丢失或损坏。5.做好档案的安全保密工作，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房，档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应符合国家法律法规和公司档案管理制度的规定。2.服务公司原则。档案利用应围绕公司中心工作，为公司各项决策、管理和业务活动提供支持和服务。3.规范有序原则。档案利用应建立规范的流程和制度，确保利用工作的有序进行。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，可向综合管理部门提出申请，经批准后查阅。2.公司员工因个人工作或学习需要查阅本人档案的，可向综合管理部门提出申请，经批准后查阅。3.公司外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，经公司领导批准后查阅。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：档案利用者因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人和综合管理部门负责人批准后办理借阅手续。3.复制：档案利用者如需复制档案的，应填写复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经部门负责人和综合管理部门负责人批准后办理复制手续。复制档案应使用符合档案管理要求的设备和材料，确保复制件的质量。（四）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等信息。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.客观性原则。档案鉴定应依据档案的实际价值和历史意义，客观公正地进行判断。2.全面性原则。档案鉴定应全面考虑档案的内容、形式、来源、时间等因素，综合评估档案的价值。3.动态性原则。档案鉴定应根据公司发展和工作需要，适时对档案进行重新鉴定，确保档案鉴定结果的准确性和时效性。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门负责人和档案管理人员为成员。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。档案鉴定人员应逐件审查档案，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。2.分析比较法。通过对同类档案的分析比较，判断档案的价值和保存必要性。3.效益评估法。从经济效益、社会效益等方面评估档案的利用价值，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定后，编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经公司领导批准后，由档案管理人员负责组织实施销毁工作。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的安全和彻底。销毁工作完成后，监督人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案管理的监督与检查（一）监督检查职责1.综合管理部门负责对公司各部门的档案管理工作进行定期或不定期的监督检查，确保档案管理工作符合公司档案管理制度的要求。2.各部门应加强对本部门档案管理工作的自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断提高档案管理水平。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。2.档案管理工作的组织领导情况，包括档案管理人员的配备、培训、考核等情况。3.档案管理设施设备的配备和使用情况，包括档案库房的建设、档案架的安装、空调、除湿机等设备的运行等情况。4.档案管理信息化建设情况，包括档案管理信息系统的建设、使用和维护等情况。5.档案安全保密工作情况，包括档案的防盗、防火、防潮、防虫、防光、防尘、防有害气体等措施的落实情况，以及档案管理人员的保密意识和保密制度的执行情况。（三）监督检查方式1.定期检查：综合管理部门每年组织一次对公司各部门档案管理工作的全面检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查：综合管理部门根据工作需要，不定期对各部门的档案管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.文件审查：综合管理部门对各部门报送的档案管理工作文件、报告、总结等进行审查，了解档案管理工作的开展情况。4.实地查看：综合管理部门对各部门的档案库房、档案整理场所等进行实地查看，检查档案管理设施设备的配备和使用情况，以及档案的整理、保管等情况。（四）问题整改1.对监督检查中发现的问题，综合