档案人员工作责任制度

PAGE档案人员工作责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案人员工作责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体档案工作人员，包括档案管理人员、兼职档案员以及涉及档案管理工作的相关人员。（三）基本原则1.依法管理原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法履行档案管理职责，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则公司档案实行集中统一管理，维护档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的档案流失或损坏。3.真实准确原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性和可靠性，为公司决策提供有力依据。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体和信息的安全，严格遵守档案保密规定，防止档案信息泄露。二、档案人员职责（一）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责制定档案收集计划，明确各部门档案收集范围、时间要求和质量标准。定期对公司各部门形成的文件材料进行收集、整理，确保应归档的文件材料齐全完整。按照档案分类方案和编号规则，对收集到的档案进行分类、编号、编目，编制档案检索工具，方便档案查询利用。2.档案保管与保护负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，确保档案存放环境符合要求。对档案进行科学保管，采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等措施，确保档案实体安全。定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案破损、霉变等，对受损档案进行修复或复制。3.档案利用与服务建立档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、审批程序等。积极为公司各部门和员工提供档案查阅、借阅服务，根据利用者需求，迅速准确地查找并提供所需档案。对档案利用情况进行登记，跟踪档案利用效果，及时反馈利用者意见，不断改进档案服务工作。4.档案信息化管理负责公司档案信息化建设，制定档案数字化工作计划，组织实施档案数字化工作。建立档案信息管理系统，录入档案目录和全文信息，实现档案信息的计算机检索和网络共享。定期对档案信息系统进行维护和更新，确保系统安全稳定运行，数据准确完整。5.档案鉴定与销毁按照国家有关规定和公司档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。对已到保管期限且无保存价值的档案，编制档案销毁清册，报经公司领导批准后，严格按照规定程序进行销毁。对档案鉴定和销毁过程进行记录，留存相关资料，以备查考。6.档案统计与分析建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表。对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作经验和存在的问题，为改进档案管理工作提供依据。7.业务指导与培训负责对公司各部门兼职档案员进行业务指导，帮助其掌握档案收集、整理、归档等基本知识和技能。定期组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务水平和综合素质，推动公司档案管理工作整体提升。（二）兼职档案员职责1.本部门档案收集负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、整理，确保文件材料齐全完整。按照档案管理部门规定的时间和要求，将整理好的档案移交至档案管理部门。2.协助档案管理工作积极协助档案管理部门开展档案整理、编目、数字化等工作，提供必要的人力支持。配合档案管理部门进行档案利用服务，协助查找、提供本部门相关档案资料。及时向档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议，协助档案管理部门不断完善档案管理制度。三、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。公司行政办公会议文件、工作计划、总结、报告、通知、通报等。公司人事管理文件，如员工招聘、培训、考核、奖惩、薪酬福利、劳动合同等相关材料。公司财务管理文件，如财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿等。公司资产管理文件，如固定资产登记、清查、处置等相关材料。2.业务经营类市场调研、营销策划、客户资料、销售合同、订单等业务文件。产品研发、生产管理、质量控制等方面的文件，包括产品设计图纸、工艺文件、检验报告等。采购合同、供应商资料、采购订单及相关文件。项目立项、可行性研究报告、项目计划、项目验收等项目管理文件。3.党群工作类党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件。工会工作文件，如工会组织建设、职工权益维护、工会活动记录等。共青团工作文件，如团组织建设、青年活动记录等。（二）收集要求1.完整性各部门兼职档案员应确保本部门形成的文件材料收集齐全，不得遗漏重要文件。2.准确性收集的文件材料应真实、准确反映公司各项工作实际情况，不得篡改、伪造文件内容。3.规范性文件材料应格式规范、字迹清晰、签署完备，符合档案管理要求。（三）整理方法1.分类按照档案分类方案，将收集到的档案分为行政管理类、业务经营类、党群工作类等一级类目，再根据具体内容进一步细分二级、三级类目。2.编号为每份档案或每组档案编制唯一的档号，档号应体现档案的分类层次和排列顺序，便于档案管理和查询。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、档号、编制日期、保管期限、密级等项目，确保目录信息准确完整。四、档案保管与保护（一）库房建设与管理1.库房选址档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房布局库房内应合理划分档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，确保档案管理工作流程顺畅。3.库房设施配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案存放环境安全适宜。（二）档案实体保管1.上架排列按照档案分类和编号顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和管理。2.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案数量、保管状况、存放位置等，发现问题及时处理。3.特殊档案保管对重要、珍贵、易损等特殊档案，应采取特殊保管措施，如专柜存放、复制备份等，确保档案安全。（三）档案保护措施1.防火库房内应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查维护。严禁在库房内吸烟和使用明火，制定火灾应急预案，定期组织演练。2.防潮采取防潮措施，如安装除湿设备、密封档案装具等，控制库房湿度在适宜范围内，防止档案受潮霉变。3.防虫采用防虫药剂、防虫网等措施，防止档案遭受虫害侵蚀。定期对库房进行清洁消毒，保持库房环境整洁。4.防盗加强库房安全防范，安装防盗门窗、监控设备等，确保库房安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。5.防光库房窗户应采用防光窗帘或遮阳设施，避免阳光直射档案。档案查阅区应配备适宜的照明设备，防止强光对档案造成损害。6.防尘保持库房清洁，定期打扫地面、擦拭档案装具，防止灰尘积聚对档案产生污染。7.防有害生物采取措施防止老鼠、蟑螂等有害生物进入库房，对已发现的有害生物及时进行捕杀和防治。五、档案利用与服务（一）利用制度1.利用范围公司内部各部门因工作需要可查阅、借阅档案；外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准，并按照规定办理相关手续。2.利用方式档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案查阅区进行，借阅档案须填写借阅申请表，经批准后限期归还。复制档案应经档案管理人员审核，按照规定收取复制费用。3.审批程序公司内部查阅、借阅档案，由部门负责人审批；外单位查阅、借阅档案，须经公司分管领导审批，涉及重要档案的，还须经公司主要领导审批。（二）利用服务流程1.申请利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、档号等信息。2.审批申请表提交至相应审批部门，审批部门按照规定进行审批。3.查阅或借阅经审批同意后，档案管理人员根据利用者需求提供档案查阅或借阅服务，并做好利用登记。4.归还借阅档案到期后，利用者应及时归还档案，档案管理人员对归还档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究相关责任。（三）利用效果跟踪档案管理人员应定期对档案利用效果进行跟踪，了解利用者对档案服务的满意度，收集利用者反馈意见，针对存在的问题及时改进档案利用服务工作。六、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.目标与任务明确档案信息化建设的目标，如实现档案信息的快速检索、高效利用、安全共享等，并制定相应的任务计划，包括档案数字化、信息系统建设、数据安全保障等方面。2.技术选型根据公司档案管理实际需求和发展趋势，选择合适的档案信息化管理技术和软件系统，确保系统的先进性、稳定性和兼容性。（二）档案数字化1.扫描录入按照档案数字化标准，对纸质档案进行扫描，将扫描图像进行图像处理、数据挂接等操作，录入档案信息管理系统。2.质量控制建立档案数字化质量控制体系，对扫描图像质量、数据录入准确性等进行检查和验收，确保数字化档案质量符合要求。（三）信息系统管理1.系统维护定期对档案信息系统进行维护，包括系统软件升级、数据备份、故障排除等，确保系统正常运行。2.用户管理设置不同用户权限，对档案信息系统用户进行管理，确保用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息。3.数据安全采取数据加密、访问控制、防火墙等安全措施，保障档案信息系统数据安全，防止数据泄露、篡改等安全事故发生。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理人员、业务部门负责人、公司领导等组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定依据与方法1.鉴定依据依据国家有关档案保管期限规定和公司档案保管期限表，对档案进行鉴定。2.鉴定方法鉴定工作小组通过审查档案内容、分析档案价值等方法，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册对拟销毁的档案，逐一登记造册，编制档案销毁清册，清册内容包括档案题名、档号、编制日期、保管期限、密级等。2.审批档案销毁清册报经公司领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施按照规定程序，在指定地点对档案进行销毁，销毁过程应有专人监督，并做好记录。4.监销记录监销人员在档案销毁后，应在销毁清册上签字确认，留存监销记录，以备查考。八、档案统计与分析（一）统计内容1.档案收进情况包括档案数量、来源部门、形成时间等。2.档案移出情况如档案借阅、归还、销毁等情况。3.档案保管情况档案库房存储档案数量、种类、存放位置等。4.档案利用情况利用档案的部门、人次、利用目的、利用方式等。（二）统计方法1.建立统计台账档案管理人员应建立档案统计台账，对各项统计内容进行详细记录。2.定期统计报表每月、每季度、每年编制档案统计报表，向上级主管部