高校档案工作责任制度

PAGE高校档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强高校档案工作管理，明确档案工作各环节的责任，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、部门及全体教职员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的责任界定与管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及国家和地方有关档案工作的法律法规、行业标准制定。二、档案工作组织与职责（一）档案工作领导小组1.组成：由学校分管领导担任组长，各相关职能部门负责人为成员。2.职责全面领导学校档案工作，研究决定档案工作中的重大事项。协调解决档案工作中涉及的部门间协作、资源配置等问题。监督检查档案工作责任制度的执行情况，对违反制度的行为进行纠正和处理。（二）档案管理部门1.设置：学校设立专门的档案管理部门，配备相应数量的专职档案管理人员。2.职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作的规章制度和业务规范。负责全校档案工作的统筹规划、组织协调和业务指导，对各学院、部门的档案工作进行监督检查和考核评估。集中统一管理学校各类档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计和利用等工作。组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程，提高档案管理效率和服务水平。加强档案工作队伍建设，组织档案管理人员的业务培训和继续教育，提高档案管理人员的综合素质。（三）各学院、部门1.职责负责本单位档案工作的组织领导，明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责档案的收集、整理和移交等具体工作。贯彻执行学校档案工作的规章制度和业务规范，确保本单位档案工作的正常开展。按照档案管理要求，做好本单位各类文件材料的形成、积累和整理工作，及时归档并向学校档案管理部门移交。积极配合学校档案管理部门开展档案利用工作，为学校教学、科研、管理等提供必要的档案支持。（四）档案管理人员1.职责认真履行岗位职责，遵守档案工作纪律，保守档案机密。负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、保管等，确保档案的安全和完整。积极开展档案信息化工作,熟练掌握档案管理软件的操作，录入和维护档案信息，为档案利用提供便捷服务。熟悉档案内容，根据利用者的需求，迅速、准确地提供档案资料，做好档案查阅、借阅登记和利用效果反馈等工作。参与档案的鉴定、销毁工作，对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后按规定程序组织销毁。协助学校档案管理部门开展档案业务培训和宣传工作，提高全校师生员工的档案意识。三、档案形成与收集责任（一）文件材料形成部门和个人责任1.学校各部门、各岗位工作人员在履行职责过程中形成的各种文件材料，包括纸质、电子、声像等各种载体形式，均应按照档案管理要求及时整理、归档，确保文件材料的完整、准确、系统。2.各部门应建立健全文件材料形成、积累和归档制度，明确专人负责文件材料的日常收集和初步整理工作，做到随办随归，防止文件材料的散失和积压。3.科研项目负责人应负责组织本项目研究过程中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保科研档案的完整性和准确性。科研档案应包括项目申请书、研究计划、实验数据、研究报告、成果鉴定材料等。4.教学单位应加强教学文件材料的管理，教师在教学过程中形成的教案、讲稿、课件、试卷、成绩册等，以及教学管理部门形成的教学计划、教学大纲、教学评估材料等，均应及时归档。5.基建项目、设备采购等部门应负责项目文件材料的收集、整理和归档工作，确保项目档案的齐全、完整。项目档案应包括项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、招投标文件、施工过程文件、竣工验收文件等。（二）收集要求1.收集范围应涵盖学校各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于行政管理、教学、科研、学生管理、后勤保障等方面。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求，电子文件应采用通用格式，并确保其可读性和可移植性。3.对于重要会议、重大活动、突发事件等形成的文件材料，应及时进行专项收集，确保档案的时效性和完整性。4.各部门应定期对本单位的文件材料进行清查和核对，发现问题及时整改，确保文件材料的收集工作落实到位。四、档案整理责任（一）整理原则1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理工作应按照统一的分类标准和编号方法进行，确保档案分类科学、编号规范、排列有序。（二）分类方法1.学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。2.年度分类以文件形成的自然年度为依据，将档案分为不同年度类别。3.机构（问题）分类根据学校内部机构设置或文件内容所涉及的问题，将档案分为若干类别，如党群类、行政类、教学类、科研类、学生类、基建类、设备类等。4.保管期限分类根据档案的保存价值，将档案分为永久、定期（长期、短期）三种保管期限。（三）整理要求1.档案管理人员应按照分类标准对收集到的文件材料进行分类、组卷、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。2.纸质档案应使用统一规格的档案盒、卷皮进行装订和装盒，填写卷内目录、备考表等，确保卷内文件排列有序、编号准确。3.电子档案应按照电子文件管理要求进行分类存储，建立清晰的文件命名规则和目录结构，确保电子档案的可读性和可检索性。4.声像档案应按照形成时间、内容等进行分类整理，标注相关信息，如拍摄时间、地点、人物、内容摘要等，并进行数字化存储。5.整理过程中应认真核对文件材料的完整性和准确性，发现问题及时与形成部门沟通解决。五、档案保管责任（一）保管场所与设施1.学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、消防器材、防虫药品等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.建立档案数字化加工场所，配备计算机、服务器、扫描仪、存储设备等数字化加工设备，确保档案数字化工作的顺利开展。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。2.按照档案的保管期限和类别，对档案进行科学排列和存放，并建立档案存放位置索引，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份存储，备份数据应与原始数据异地存放，确保数据安全。同时，定期对电子档案进行维护和更新，防止数据丢失或损坏。4.对声像档案应进行妥善保管，定期检查磁带、光盘等载体的质量状况，发现问题及时采取措施进行修复或转换。5.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员离开库房时应关闭门窗和电器设备，确保库房安全。（三）档案鉴定与销毁1.学校应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参加。2.档案鉴定小组应根据档案的保存价值和现实利用情况，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经学校分管领导批准后，按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁档案的过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，记录应长期保存。六、档案利用责任（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案的正确使用和信息安全。2.积极为学校教学、科研、管理等工作提供档案服务，提高档案利用效率，充分发挥档案的价值。（二）利用方式与手续1.校内各部门因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅学校档案，应持单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等，经学校档案管理部门负责人批准后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的查阅，还需经学校分管领导批准。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，档案管理人员应在场监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案，严禁在档案上圈划、批注、污损等。4.因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，经本部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、拍照、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）利用效果跟踪与反馈1.P档案管理部门应建立档案利用效果跟踪制度，对档案利用情况进行登记和统计，了解档案利用的目的、范围、效果等信息。2.定期向档案形成部门反馈档案利用情况，征求意见和建议，促进档案形成部门不断提高文件材料的质量和归档水平。3.对档案利用过程中发现的问题，如档案内容不完整、不准确等，应及时与档案形成部门沟通协调，采取措施进行补充和完善。七、监督与考核（一）监督机制1.学校档案工作领导小组负责对全校档案工作责任制度的执行情况进行定期监督检查，每年至少组织一次全面检查。2.档案管理部门应加强对各学院、部门档案工作的日常监督，定期对各单位档案工作进行抽查，发现问题及时督促整改。3.建立档案工作投诉举报机制，鼓励全校师生员工对违反档案工作责任制度的行为进行投诉举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核办法1.制定档案工作考核指标体系，对各学院、部门的档案工作进行量化考核，考核内容包括档案工作组织管理、文件材料收集归档