行政科责任制度

PAGE行政科责任制度一、总则（一）目的为加强公司行政科管理，明确行政科各岗位职责，规范工作流程，提高工作效率，确保行政工作的顺利开展，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政科全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业相关标准，确保行政工作合法合规。2.职责明确原则：明确各岗位具体职责，做到责任到人，避免推诿扯皮。3.高效协作原则：行政科各岗位之间要密切配合，高效协作，共同完成行政工作任务。4.服务至上原则：以公司各部门和全体员工为服务对象，提供优质、高效的行政服务。二、行政科岗位设置及职责（一）行政科科长职责1.行政管理负责行政科的全面管理工作，制定行政科工作计划和目标，并组织实施。组织制定和完善行政科各项规章制度、工作流程，并监督执行。协调行政科与公司其他部门之间的工作关系，确保行政工作与公司整体运营的协调一致。2.人员管理负责行政科人员的招聘、培训、考核、晋升等工作，提高行政科人员的业务素质和工作能力。合理安排行政科人员工作任务，明确工作分工，确保各项工作有序开展。关心行政科人员的工作和生活，营造良好的工作氛围，增强团队凝聚力。3.行政管理事务负责公司文件、档案、资料的管理工作，确保文件资料的安全、完整和有效利用。组织公司会议、活动的筹备和安排，做好会议记录和活动总结，确保会议和活动的顺利进行。负责公司办公用品、设备的采购、管理和维护工作，保障公司日常办公的正常运转。负责公司车辆的调度、管理和维护工作，确保车辆安全运行，满足公司公务出行需求。负责公司办公区域的环境卫生管理工作，营造整洁、舒适的办公环境。负责公司印章的管理和使用，严格按照规定程序进行印章的审批和盖章。负责公司对外联络和接待工作，妥善处理与政府部门、合作伙伴等的关系。4.监督与考核定期对行政科工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。对行政科人员的工作表现进行考核，根据考核结果进行奖惩，激励员工积极工作。（二）行政专员职责1.文件管理负责公司各类文件的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转的及时、准确。协助科长做好公司文件资料的整理、分类和保管工作，建立健全文件档案管理制度。负责文件档案的检索和查询工作，为公司各部门提供文件资料支持。2.会议组织协助科长筹备公司各类会议，包括会议通知的发送、会议场地的布置、会议资料的准备等。做好会议记录，准确记录会议内容和决议，并及时整理会议纪要，发送给相关人员。负责会议后续工作的跟进，确保会议决议的执行和落实。3.办公用品管理负责公司办公用品的采购计划制定和采购工作，根据公司需求选择合适的办公用品供应商。做好办公用品的入库、出库管理工作，建立办公用品库存台账，定期盘点库存。合理分配办公用品，确保各部门办公用品的正常使用，避免浪费。定期对办公用品的使用情况进行统计和分析，提出优化建议。4.车辆管理协助科长做好公司车辆的调度工作，根据用车需求合理安排车辆，确保车辆使用效率最大化。负责车辆的日常维护和保养记录，及时发现车辆问题并通知维修人员进行维修。办理车辆的保险、年检等手续，确保车辆手续齐全、合法合规。做好车辆加油、停车等费用的统计和报销工作。5.环境卫生管理负责公司办公区域的环境卫生检查工作，督促各部门保持办公区域的整洁。组织定期的卫生大扫除活动，确保办公区域环境整洁卫生。负责办公区域绿植的养护和管理工作，营造良好的办公环境氛围。6.其他行政事务完成科长交办的其他临时性行政工作任务，积极配合行政科其他人员开展工作。协助做好公司对外联络和接待工作中的相关事务。（三）档案管理员职责1.档案收集与整理负责收集公司各部门形成的各类档案资料，包括文件、合同、报表、图纸等。按照档案管理的规范要求，对收集到的档案资料进行分类、编号、装订等整理工作。定期对档案资料进行清查和核对，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案保管与维护负责公司档案的保管工作，建立档案库房管理制度，确保档案存放安全。做好档案库房的温湿度控制、防火、防潮、防虫、防盗等工作，保障档案资料的安全。定期对档案进行检查和修复，对破损、褪色等档案进行及时处理。3.档案利用与服务负责为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，按照规定程序办理档案查阅、借阅手续。协助公司各部门做好档案资料的查询和利用工作，提供必要的档案信息支持。对档案利用情况进行登记和统计，及时掌握档案的使用动态。4.档案信息化管理将公司档案资料录入档案管理系统，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理。负责档案管理系统的日常维护和更新，确保系统数据的安全和准确。利用档案管理系统开展档案检索、统计分析等工作，提高档案管理工作效率。5.档案鉴定与销毁根据档案保管期限的规定，定期对公司档案进行鉴定，提出档案销毁意见。按照公司档案销毁程序，组织实施档案销毁工作，确保销毁档案的彻底性和保密性。做好档案销毁记录，留存相关资料备查。三、行政工作流程及规范（一）文件管理流程1.文件收发公司外部文件由行政专员负责签收，填写文件签收登记表，注明文件名称、文号、发文单位、日期等信息。行政专员对收到的文件进行初步审核，判断文件的性质和处理要求，及时呈交科长批阅。科长根据文件内容和公司实际情况，签署批阅意见，明确文件的处理方式，如传阅、办理、存档等。行政专员按照科长的批阅意见，将文件进行传阅或转交给相关部门办理，并跟踪文件的处理进度。公司内部文件由各部门起草后，提交行政专员进行编号、登记，然后按照规定的流程进行审批和分发。2.文件传阅行政专员根据科长的批阅意见，确定文件传阅范围，将文件分发给相关人员传阅。传阅人员在文件传阅单上签字确认，注明传阅日期，表明已阅读文件。行政专员负责跟踪文件传阅情况，确保文件在规定时间内传阅完毕，并及时收回文件。3.文件办理对于需要办理的文件，行政专员将文件转交给相关部门负责人，明确办理要求和期限。相关部门负责人组织人员对文件进行办理，办理过程中要及时与行政专员沟通，反馈办理进展情况。行政专员对文件办理结果进行审核，确保办理结果符合要求，然后将办理结果反馈给科长，并进行存档。4.文件归档文件办理完毕后，行政专员按照档案管理的要求，对文件进行整理、分类、编号，将文件归入相应的档案类别。档案管理员对归档的文件进行审核，确保文件归档的准确性和规范性，然后将文件存入档案库房。（二）会议组织流程1.会议筹备行政专员根据公司工作安排和领导要求，确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息。行政专员负责起草会议通知，明确会议的各项要求，经科长审核后发送给参会人员。行政专员根据会议规模和要求，准备会议所需的资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等。行政专员负责会议场地的布置，包括桌椅摆放、音响设备调试、资料摆放等，确保会议场地整洁、舒适。2.会议进行行政专员在会议开始前，再次确认参会人员的到场情况，如有人员缺席及时通知科长。会议期间，行政专员负责做好会议记录工作，准确记录会议内容、讨论要点、决议事项等。行政专员要关注会议进程，及时为参会人员提供必要的服务，如茶水、文件传递等。3.会议结束会议结束后，行政专员及时整理会议资料，将会议记录进行整理和编辑，形成会议纪要。行政专员将会议纪要发送给参会人员和相关部门负责人，征求意见后进行修改和完善。行政专员负责会议场地的清理和设备的归还工作，确保场地恢复原状。行政专员跟踪会议决议的执行情况，及时向科长汇报。（三）办公用品管理流程1.采购计划制定行政专员定期收集各部门办公用品需求信息，结合公司实际使用情况，制定办公用品采购计划。采购计划要明确办公用品名称、规格、数量、预算等内容，经科长审核后提交给公司采购部门。2.采购实施采购部门根据行政专员提交的采购计划，选择合适的办公用品供应商进行采购。行政专员参与采购过程，对采购的办公用品进行质量检验，确保符合公司要求。办公用品到货后，行政专员负责组织验收，核对办公用品的名称、规格、数量、质量等，填写验收单。3.入库管理验收合格的办公用品由行政专员办理入库手续，按照类别和规格进行存放，建立办公用品库存台账。库存台账要记录办公用品的入库时间、名称、规格、数量、供应商等信息，确保账物相符。4.领用发放各部门需要领用办公用品时，填写办公用品领用申请表，注明领用物品名称、规格、数量等信息，经部门负责人签字后提交给行政专员。行政专员根据领用申请表，对领用物品进行审核，按照规定的标准发放办公用品，并在库存台账上进行记录。5.库存盘点行政专员定期对办公用品库存进行盘点，核对库存数量与台账记录是否一致。盘点结束后，编制库存盘点报告，对盘点结果进行分析，如发现盘盈、盘亏等情况，要及时查明原因并进行处理。（四）车辆管理流程1.车辆调度行政专员根据公司公务出行需求，提前了解用车时间、地点、人数等信息，合理安排车辆。行政专员通过电话、短信等方式通知驾驶员出车任务，明确出车时间、地点、注意事项等。驾驶员接到出车通知后，提前做好车辆检查和准备工作，按时到达指定地点出车。2.车辆使用驾驶员在出车过程中要严格遵守交通规则，确保行车安全。驾驶员要按照用车人员的要求，合理安排行车路线，提高车辆使用效率。用车人员要爱护车内设施，保持车内整洁卫生，不得在车内吸烟、乱扔垃圾等。3.车辆维护驾驶员负责车辆的日常维护和保养工作，每天出车前要对车辆进行检查，包括车辆外观、轮胎、刹车、机油、水箱等。发现车辆问题及时通知行政专员，行政专员安排维修人员进行维修，并做好维修记录。车辆定期进行保养，按照车辆保养手册的要求，到指定的维修厂进行保养。4.费用管理驾驶员负责车辆加油、停车等费用的报销工作，填写费用报销单，附上相关发票和凭证，经行政专员审核后提交给财务部门。行政专员定期对车辆费用进行统计和分析，控制车辆费用支出不合理增长趋势。5.车辆年检与保险行政专员负责按照规定时间办理车辆年检手续，确保车辆年检合格方可上路行驶。行政专员根据车辆保险到期时间，及时办理车辆保险续保手续，确保车辆保险处于有效期内。四、行政工作监督与考核（一）监督机制1.内部监督行政科科长定期对行政工作进行检查，查看各项工作的执行情况是否符合制度要求。行政科内部人员之间要相互监督，发现问题及时提醒和纠正，确保行政工作的规范开展。2.外部监督接受公司其他部门对行政科工作的监督和评价，及时了解其他部门对行政服务的意见和建议。对于公司内部审计、纪检等部门提出的行政工作问题，要认真对待，积极整改。（二）考核办法1.考核指标工作业绩：包括文件管理、会议组织、办公用品管理、车辆管理等工作任务的完成情况，以及工作质量和效率。工作态度：包括工作责任心、敬业精神、团队协作能力等方面。业务能力：包括专业知识水平、业务技能掌握程度、解决问题的能力等。2.考核周期行政科人员考核周期为每季度一次，每季度末进行考核评分。3.考核方式自评：行政科人员根据本季度工作表现进行自我评价，填写自评表，总结工作成绩和不足。上级评