浙江省丰岛食品股份有限公司采购业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司基本情况...........................................................................................................1

2公司采购业务内部控制基本情况...........................................................................1

2.1公司采购业务模式.........................................................................................1

2.2公司采购业务特点.........................................................................................2

2.3公司采购业务基本流程.................................................................................2

3公司采购业务内部控制存在的问题及原因...........................................................3

3.1内部控制制度不完善，职责分工不合理.....................................................3

3.2供应商缺乏有效管理.....................................................................................4

3.3采购物品验收不严格.....................................................................................5

3.4缺乏紧急采购管理制度.............................................................................5

4公司采购业务内部控制优化设计...........................................................................6

4.1完善采购业务内部控制制度，合理分配采购职权.....................................6

4.1.1合理制定采购计划..............................................................................6

4.1.2明确采购不相容岗位职责，建立人才选拔计划..............................6

4.2加强供应商管理.............................................................................................6

4.2.1进行供应商分类管理..........................................................................6

4.2.2构建供应商采购评估系统..................................................................7

4.3完善采购验收管理机制.................................................................................8

4.3.1配备专门验收人员..............................................................................8

4.3.2不定期检查验收结果..........................................................................8

4.4制定紧急采购管理流程.................................................................................9

5结论...........................................................................................................................9

参考资料........................................................................................................................10

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浙江省丰岛食品股份有限公司采购业务内部控制优

化设计

1公司基本情况

浙江丰岛食品股份有限公司起步于1999年，为首批国家级农业产业化重点

龙头企业丰岛控股集团有限公司食品产业之核心企业。其主营业务是食品添加

剂生产，食品生产和食品销售，主要是以研发、生产和销售水果与蔬菜罐头为

主，主要产品有桔子、黄桃、什锦、麻笋等罐头产品。

浙江省丰岛食品股份有限公司组织架构主要由七部分组成，董事长负责公

司重大事项的决策与管理；总经理是上层与下层连接的桥梁，负责实施上级管

理人员的指令，下达并督促下级工作者工作任务的完成；其余行政部，生产部，

财务部，营销部，物流部，主要负责产品的采购，制作，运输等一系列事情。

以下图1为浙江省丰岛食品股份有限责任公司组织架构图

图1浙江省丰岛食品股份有限责任公司组织架构图

2公司采购业务内部控制基本情况

2.1公司采购业务模式

浙江省丰岛食品有限公司对于主要原材料采用“以销定采”的采购模式，

根据订单及生产经营计划，采取连续分批量的形式向原料供应商进行采购。行

政部门下设有专门采购部门负责食品采购工作，根据客户主管登记客户所需产

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品需要的原材料采购人员外出采买，运输到公司由质检部门进行质量检测再进

行生产加工。

2.2公司采购业务特点

（1）原料季节性变化大

浙江省丰岛食品有限公司是一家以生产水果与蔬菜，水果罐头为主的大型

食品企业，对于原材料各种水果，蔬菜的采购季节性变化大，根据季节气候的

不同，每个季节时点的原材料产量不多，为了保证原材料的储备充足，公司为

了保障产品的顺利生产有很大的挑战性。

（2）采购品种多样，数量大

为了致力于为消费者提供安全健康营养美味方便的产品，不断开发新产品，

已开发了桔子、黄桃、洋梨、混合水果等水果罐头，及麻笋、荞头、烤红椒等

蔬菜罐头。已全面进入一线城市与品牌超市，国内连锁店等达成合作。新产品

的研发和大量市场的的不断开发增加了原材料的采购品种的种类及所需数量。

（3）运输成本低

企业为了保证产品的质量最重要的一点是保障原材料的新鲜度，在材料的

运输过程中的保鲜技术要求极高，这就大幅度增加的运输成本。而浙江省丰岛

食品有限公司有自己的水果，蔬菜种植基地，对于所需原材料的需求都可以达

到一个自给自足的目的，相较于其他公司外出采购原材料的运输成本节省许多。

2.3公司采购业务基本流程

浙江省丰岛食品有限公司的流程图分为九个步骤，具体流程见下图2浙江

省丰岛食品有限公司采购业务流程图。

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图2浙江省丰岛食品有限公司采购业务流程图

第一步是采购申请：物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单

第二步是接受请购单：接受已核准的请购单

第三步是询价比价议价：采购人员依照需求缓急，参考采购部历史记录或

供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价。

第四步是样品提供确认：以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原

则。

第五步是供应商选择：多家供应商进行比较，依优质低价原则进行选择，

选择长期且货源稳定的供应商。

第六步是签订采购合同：依据供需双方确定的条件签订合同。

第七步是进度跟催：依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及

时处理。

第八步是验收入库：按采购需求进行验收入库，办理入库手续。

第九步是对账/整理付款资料：库管员按已经办妥的请购单、送货单整理汇

总，采购员再根据库管员提供的相关资料进行对账，到财务部办理付款手续。

3公司采购业务内部控制存在的问题及原因

3.1内部控制制度不完善，职责分工不合理

科学合理的内部控制制度是企业采购环节能够顺利进行的保障。浙江省丰

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岛食品股份有限公司重点关注市场和研发环节，而忽略了采购业务管理方面，

没有充分意识到采购业务对于公司整个业务的重要性。

由于公司不断研发新产品，在研发部花费了大量的人力和物力，从而导致采

购人员的不足，使采购员的职责没有得到合理的分配，出现采购员一人身兼多

个职务，比如采购人员和供应商的选择批准是同一人，采购人员为了私人利益

没有进行比价管理，而是选择有回扣的供应商，造成采购物资的质量得不到保

证，或价格高于市场平均价格，或品种规格不符合要求，从而给企业带来损失。

相关人员在制定采购计划过程中因前期准备工作不到位导致在后续采购工作中

容易面临突发性采购需求，例如当该水果罐头的盛产期已过，因为运营部没有

及时下架商品，商品库存量没有及时得到更新，仓库原材料存储不足并且商品

订单量远超库存量导致公司发生突发性采购。采购部人均负责采购量较多，导

致发票跟进不及时，从而造成产品出入库数量没有更新，仓库所现有的库存量

没有一个准确的数。

3.2供应商缺乏有效管理

供应商的选择直接影响到企业的产品质量和企业信誉，浙江省丰岛股份有

限公司对于供应商管理有所欠缺，没有建立完善的供应商管理系统。选择供应

商的标准不合理，在选择供应商的时候没有进行多家对比，每年的供应商固定

不变。随着市场行情的变化，采购价格的成本也随之改变，固定的供应商容易

发生成本增加的情况，而公司并没有发现这个问题。没有对供应商进行分类管

理，类型不同的供应商，对企业的重要程度不同。供应商的合并管理会使公司

资源得到不合理利用，从而提高了资金的浪费，不利于企业的发展。没有建立

供应商采购评估体系，对于供应商的选择全凭主观判断，缺乏客观的判断和人

情关系，采购的原材料出现质次价高的情况，这样有损害公司的利益。表1为

浙江省丰岛食品股份有限公司供应商情况

表1浙江省丰岛食品股份有限公司供应商情况

序号供应商采购金额年度采购占是否存在关联

比%关系

1新昌县乾程劳务有限48484060.038.70%否

公司

2宜都市三合人力资源32809807.715.89%否

服务有限公司

3宁波市环达经贸有限22919800.204.11%否

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公司

4阜阳市志远人力资源22162983.643.98%否

有限公司新昌分公司

5杭州裕隆食品有限公19163463.153.44%否

司

合计145540114.7326.12%

3.3采购物品验收不严格

原材料的质量直接影响到产品的研发和销售的业绩。浙江省丰岛食品股份

有限公司的重点是研发产品，为了节约成本，减少对采购部的资金投入，导致

了采购人员配置不足。出现采购人员和验收人员为同一人，采购和验收职责没

有得到有效分离，经常出现两项不相容职务不相分离的情况。采购人员的精力

主要是放在原材料的购买这一方面，对于验收不太重视，也难以做到自我监督，

对于原材料的验收环节不能百分之百做到严格把关，原材料的质量和数量都不

能得到有效的保证。甚至可能出现私自修改或增加入库单，把残次品混入正常

材料中入库，把含有质量缺陷的原材料充当优质材料，这一系列的情况都可能

发生，会影响到后续研发部新品的开发和生产部的正常运行，资源浪费现象。

3.4缺乏紧急采购管理制度

对于食品有限公司来说原材料充足是企业生产经营活动正常运行的前提，

一旦缺乏原材料的供应会直接导致生产活动的停止。浙江省丰岛食品股份有限

公司没有建立紧急采购管理制度，公司大多数原材料都是新鲜水果和蔬菜，而

天气的变化会影响原材料的产量，也有可能出现一些自然灾害的原因导致原材

料无法供应。浙江省丰岛食品股份有限公司认为有自己的种植基地就可以确保

原材料的供应万无一失，想要节约外出采购的成本，反而疏忽了原材料可能受

自然灾害和天气气候的影响出现短缺的情况。当生产部门发现所需原材料不多

或者质量不合格达不到生产标准，再按照正常采购程序外出采购时会浪费很多

人力，物力，财力，不能及时完成订单的生产，这将会增加企业采购成本。

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4公司采购业务内部控制优化设计

4.1完善采购业务内部控制制度，合理分配采购职权

4.1.1合理制定采购计划

采购部门根据订单向生产部门，需求部门获得准确的采购数量，根据实际

需求准确、及时、快速的编制出采购计划。采购部安排专门人员跟各部门对接

所需材料，做到不漏记、不错记、及时反馈给采购主管，对于各负责人的表现

将记录绩效评价标准考核中，以此来激励员工的积极性和提高工作的完成度。

定期调查市场行情变化，根据市场的情况及时做出采购的调整，同时还需考虑

仓库所剩库存，避免造成采购过多，材料堆积的情况。采购计划应以月为单位，

制定出最佳采购计划，如此能防止采购过多，库存堆积，降低成本，减少仓库

占用地。

4.1.2明确采购不相容岗位职责，建立人才选拔计划

企业应该定期审查采购制度，重视采购部的人员分配情况，添加采购部职

位，扩大采购部门人员规模。材料采购涉及采购部门，验收环节等部门，应该

做到不相容职务相分离，不可同一人做两份工作。采购部主要是与财务部、仓

库、检验部等相关部门进行职责分离，例如采购申请和审批、采购订单编制与

审批、采购合同拟定、审核和审批、采购、验收与账务处理、采购付款申请、

审批与执行等。设立采购人员管理制度和岗位职责制度，制定一张岗位在职人

员岗，各岗位的负责人在对应位置签字，出现问题能及时找到相关负责人，有

效的避免了有人私下顶替岗位的情况发生，这降低了员工之间徇私舞弊的情况

发生。根据员工的职业素养和自身能力为标准进行人才选拔制度，选拔过程做

到公开，透明，采取公平的方式投票选出，定期对员工进行培训，不定时抽查

员工是否做好本职工作。

4.2加强供应商管理

4.2.1进行供应商分类管理

供应商的有效分类管理能加快工作效率，根据采购金额的大小，数量的多

少，成本的高低可按供应商的关系分类为战略性供应商、合作性供应商、交易

性供应商、保持性供应商。战略性供应商占公司整个供应链的主导地位，非必

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要时刻不会替换，它为公司原材料的提供占比最大；合作性供应商与公司处于

平等地位，属于资源可以共享以此来达到互惠互利的结果；交易性供应商与公

司联系不紧密，双方合作可以随时取消且不影响公司利益；保持性供应商为暂

定供应商，先筛选出来作为储备供应商，为后面发生紧急情况及时补上这个缺

口，按这四类供应商分类能促进公司的发展。图3为供应商关系图

图3供应商关系图

4.2.2构建供应商采购评估系统

每个挑选的供应商都应该有一个考核流程，制定考核体系表，根据供应商

所提供的产品从交货的时间，质量，成本，服务四个方面进行打分，各占25%。

首先在供应商提交产品时看时间是否与当初合同上约定时间是否一致，如一致

则进入下一步，否则在最初时就该淘汰；然后采用随机抽样法检查产品质量是

否达到公司的标准，由于浙江省丰岛食品股份有限公司的原材料大多数为水果，

蔬菜难以保存完好，所以合格率为95%；其次对比成本，与其他供应商进行对

比，看哪个更有性价比，择优选择；最后看服务，能合作的前提是服务要好，

出现问题时才能更好的交流。表2为供应商考核体系表

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表2供应商体系考核表

4.3完善采购验收管理机制

4.3.1配备专门验收人员

采购部门人员紧张，应招聘外部人员作为采购入库的验收人员，不得让已

有人员担任该职位。对应聘验收岗位的人进行一定的自身素养测试，该职责需

要有很强的自控力，能经得住诱惑，入职后应对该人员进行岗位培训，进行专

门的训练，做到所验收的产品与发票、订单相符，不得缺斤少两，对质量缺陷，

验收不过关的按合同规定进行退货处理。

4.3.2不定期检查验收结果

采购主管每月或每半月安排不同人进行不定期的验收结果抽查，这样能有

效避免在验收过程中出现验收人员徇私舞弊的情况发生。安排的验收人员从采

购部门内部挑选，并且每挑选一人，主管做好登记，被挑中的人员按主管规定

的时间进行抽查不得私自更改，检查过程中做好登记，完成后上交给主管，主

管根据订单发票把抽查结果和验收结果进行对比，看双方记录是否属实。

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4.4制定紧急采购管理流程

紧急采购方案由采购部开始，需求部门根据订单需求提交采购申请，采购

主管确认采购申请后再填写《紧急采购申请表》，再交给采购部审核，审核通过

后采购人员选择供应商，为了节约时间成本，采购人员和验收人员为同一个，

最后到现场付款。图4为紧急采购流程图

图4紧急采购流程图

紧急采购方案执行时首先由生产车间主任提交紧急采购申请，其次物资需

求部门根据生产或经营实际需要填写请购单，明确水果种类、数量、质量标准

等，提交给部门经理审核，审核通过后交由采购人员依照采购单以及参考采购

部历史记录或供应商提供资料按照