《XX省职业院校档案查阅利用管理规范》(试行)

《XX省职业院校档案查阅利用管理规范》(试行)1范围本标准规定了XX省职业院校档案查阅利用管理的基本要求、查阅利用流程、服务方式与质量、特殊情况处理、安全与保密等内容。本标准适用于XX省行政区域内各类职业院校（含中等职业学校、高等职业院校）档案的查阅利用管理工作。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T188942016电子文件归档与管理规范DA/T222015归档文件整理规则DA/T312017纸质档案数字化技术规范3术语和定义3.1职业院校档案职业院校在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3.2查阅利用利用者依法依规对职业院校档案进行查阅、复制、摘录等活动。3.3档案利用者因工作、学习、研究等需要查阅利用职业院校档案的个人或组织。4基本要求4.1制度建设职业院校应建立健全档案查阅利用管理制度，明确查阅利用的条件、程序、权限等内容，并在学校网站或档案部门显著位置公布。4.2人员配备档案部门应配备专业的档案管理人员，负责档案查阅利用的接待、审核、服务等工作。档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业务，遵守职业道德规范。4.3设施设备档案部门应配备必要的查阅利用设施设备，如查阅室、阅览室、复印机、扫描仪等，为利用者提供良好的查阅利用环境。4.4档案整理与编目职业院校应按照相关标准和规范对档案进行整理和编目，确保档案的系统性、完整性和准确性，便于查阅利用。4.5信息化建设职业院校应积极推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案查阅利用的效率和便捷性。5查阅利用流程5.1申请利用者查阅利用档案，应向档案部门提出书面申请，填写《档案查阅利用申请表》，注明查阅利用的目的、范围、方式等内容，并提交相关证明材料。校内人员查阅利用档案，应提供本人有效身份证件和工作证或学生证。校外单位或个人查阅利用档案，应提供单位介绍信或个人有效身份证件，并说明查阅利用的目的和用途。5.2审核档案部门收到利用者的申请后，应在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、真实、有效。查阅利用的目的和范围是否符合规定。查阅利用的档案是否涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息。对于符合要求的申请，档案部门应予以批准；对于不符合要求的申请，档案部门应及时告知利用者，并说明理由。5.3查阅利用经审核批准后，利用者可在档案部门指定的查阅室进行查阅利用。档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案材料，并指导利用者正确查阅利用档案。利用者查阅档案时，应遵守档案查阅利用的相关规定，爱护档案，不得涂改、损毁、丢失档案。利用者如需复制、摘录档案，应经档案部门同意，并办理相关手续。复制、摘录的档案应注明出处。5.4归还利用者查阅利用档案完毕后，应及时归还档案。档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应按照相关规定进行处理。6服务方式与质量6.1服务方式档案部门应提供多种服务方式，满足利用者的不同需求。主要服务方式包括：现场查阅：利用者到档案部门指定的查阅室进行查阅利用。电话咨询：利用者通过电话向档案部门咨询档案查阅利用的相关问题。网络查询：利用者通过学校网站或档案管理信息系统查询档案信息。预约服务：利用者可以提前预约查阅利用档案的时间和地点。6.2服务质量档案部门应不断提高服务质量，为利用者提供优质、高效、便捷的服务。具体要求包括：热情接待：档案管理人员应热情接待利用者，耐心解答利用者的咨询和疑问。准确提供：档案管理人员应准确提供利用者所需的档案材料，确保档案信息的真实性和准确性。及时处理：档案部门应及时处理利用者的申请和需求，提高工作效率。反馈评价：档案部门应建立服务反馈机制，定期收集利用者的意见和建议，不断改进服务质量。7特殊情况处理7.1涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，档案部门应严格按照相关法律法规和保密制度的规定进行管理和查阅利用。利用者查阅利用此类档案，应经相关部门批准，并签订保密协议。7.2档案原件的查阅利用一般情况下，档案原件不得外借。如因特殊情况需要查阅利用档案原件，应经档案部门负责人批准，并办理相关手续。查阅利用档案原件时，应在档案部门指定的场所进行，并有档案管理人员陪同。7.3批量查阅利用对于批量查阅利用档案的情况，档案部门应提前做好准备工作，合理安排查阅利用时间和场所，确保查阅利用工作的顺利进行。7.4紧急查阅利用对于紧急查阅利用档案的情况，档案部门应开辟绿色通道，优先处理利用者的申请，确保在最短时间内提供所需的档案材料。8安全与保密8.1安全管理档案部门应加强档案查阅利用的安全管理，确保档案的安全。具体措施包括：查阅室应配备必要的安全设施设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的完好无损。利用者查阅利用档案时，应遵守安全规定，不得在查阅室内吸烟、使用明火等。8.2保密管理档案部门应加强档案查阅利用的保密管理，确保档案信息的安全。具体措施包