《XX省职业院校荣誉档案管理规范》(试行)

《XX省职业院校荣誉档案管理规范》(试行)1范围本规范规定了XX省职业院校荣誉档案管理的术语和定义、管理职责、收集与整理、保管与保护、利用与开发等方面的要求。适用于XX省行政区域内各类职业院校（含技工学校）荣誉档案的管理工作。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T118222008科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T188942016电子文件归档与管理规范DA/T222015归档文件整理规则DA/T382008电子文件归档光盘技术要求和应用规范3术语和定义3.1职业院校荣誉档案职业院校在办学过程中，获得的各级政府、部门、社会组织等授予的荣誉称号、证书、奖牌、奖杯、锦旗、奖状以及相关的文件、照片、视频等材料，是学校办学成果和社会声誉的重要体现。3.2荣誉档案实体以物质形式存在的荣誉档案，如奖牌、奖杯、锦旗、证书等。3.3荣誉档案电子数据以电子形式存在的荣誉档案相关数据，包括荣誉文件、照片、视频等的电子版本。4管理职责4.1学校领导职责学校领导应重视荣誉档案管理工作，将其纳入学校整体发展规划和年度工作计划，保障荣誉档案管理所需的人员、经费和设施设备。定期听取荣誉档案管理工作汇报，研究解决工作中的重大问题。4.2档案管理部门职责负责制定学校荣誉档案管理制度和工作流程，指导和监督各部门、二级学院的荣誉档案收集、整理和归档工作。对收集到的荣誉档案进行集中管理，做好档案的分类、编目、保管和保护工作。开发和利用荣誉档案资源，为学校的教学、科研、管理等工作提供服务。定期向学校领导和上级档案管理部门汇报荣誉档案管理工作情况。4.3各部门、二级学院职责负责本部门、本学院获得的荣誉档案的收集、整理和初步审核工作，并及时向学校档案管理部门移交。配合档案管理部门做好荣誉档案的利用和开发工作。5收集与整理5.1收集范围学校获得的各级政府、部门、社会组织授予的荣誉称号、证书、奖牌、奖杯、锦旗、奖状等。与荣誉相关的文件材料，如表彰决定、通报、贺信等。记录荣誉获得过程的照片、视频等资料。其他与荣誉相关的有保存价值的材料。5.2收集要求各部门、二级学院应在获得荣誉后的一个月内，将荣誉档案材料收集齐全，并填写《荣誉档案移交清单》，向学校档案管理部门移交。对于电子形式的荣誉档案，应按照GB/T188942016的要求进行收集和整理，确保电子数据的完整性、准确性和可读性。5.3整理方法分类：按照荣誉的类别、级别、时间等进行分类。类别可分为教学成果奖、科研成果奖、技能竞赛奖、文明校园创建奖等；级别可分为国家级、省级、市级等。编号：为每一份荣誉档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和可识别性。编号规则可采用“年份+类别代码+顺序号”的形式，如“2023J001”表示2023年获得的教学成果类第1份荣誉档案。编目：建立荣誉档案目录，目录内容应包括荣誉名称、授予单位、授予时间、编号、保管期限等信息。目录可采用纸质和电子两种形式。装订与装盒：对于纸质荣誉档案，应按照GB/T118222008的要求进行装订；对于荣誉证书、奖牌、奖杯等实体档案，应放置在专用的档案盒或陈列柜中，并做好标识。6保管与保护6.1保管条件学校应设立专门的荣誉档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件。库房的温度应控制在14℃24℃，相对湿度应控制在45%60%。对于电子荣誉档案，应采用磁盘、光盘等存储介质进行存储，并定期进行数据备份，防止数据丢失。6.2保管期限荣誉档案的保管期限分为永久和定期两种。永久保管的荣誉档案包括国家级、省级重要荣誉以及对学校发展具有重大影响的荣誉；定期保管的荣誉档案保管期限一般为30年。6.3保护措施定期对荣誉档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对于易损的荣誉档案，如锦旗、奖状等，应采用装裱、封装等方式进行保护。对于珍贵的荣誉档案，可采用复制件进行展示，原件妥善保管。7利用与开发7.1利用方式学校内部人员因教学、科研、管理等工作需要，可查阅荣誉档案。查阅时应填写《荣誉档案查阅申请表》，经相关部门批准后，在档案管理部门指定的场所查阅。校外单位或个人因工作需要查阅荣誉档案，应持单位介绍信或有效身份证件，经学校档案管理部门审核同意后，方可查阅。7.2开发利用档案管理部门应充分挖掘荣誉档案的价值，通过举办展览、编写校史、制作宣传资料等方式，宣传学校的办学成果和荣誉，增强学校的社会影响力。利用荣誉档案开展爱国主义、集体主义和职业道德教育，培养师生的荣誉感和责任感。8监督与考核8.1监督检查学校应定期对荣誉档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等方面的情况。对于发现的问题，应及时提