全县档案工作责任制度

PAGE全县档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强全县档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在经济建设、社会发展和各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本县实际，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于本县行政区域内各级党政机关、人民团体、企事业单位、社会组织及其他各类机构（以下统称“各单位”）的档案工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理各单位应在县委、县政府的统一领导下，实行档案工作分级管理，明确各级档案管理职责，确保档案工作有序开展。2.依法治档严格遵守国家有关档案工作的法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作，保障档案工作的合法性和规范性。3.集中统一管理各单位应设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理人员，对本单位的各类档案实行集中统一管理，防止档案分散、流失。4.服务为本档案工作应紧密围绕本单位的中心工作，积极主动地为各项工作提供优质、高效的档案信息服务，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.县级档案行政管理部门县档案局是本县档案工作的行政管理部门，负责对全县档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导和检查考核。2.各单位档案管理机构各单位应根据工作需要，设立独立的档案管理机构或指定内设机构负责档案工作，并配备与档案管理工作任务相适应的专职档案管理人员。档案管理机构应保持相对稳定，人员变动应及时办理交接手续。（二）档案行政管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本县档案工作的规章制度和业务标准，并组织实施深入学习和研究国家档案法律法规及相关政策文件，结合本县实际情况，制定切实可行的档案工作规章制度和业务标准，确保全县档案工作有章可循、规范有序。2.对全县各单位的档案工作进行监督、检查和指导，依法查处档案违法行为定期组织开展档案工作监督检查活动，深入各单位了解档案工作情况，及时发现问题并提出整改意见。对违反档案法律法规的行为，依法依规进行严肃查处，维护档案工作秩序。3.组织开展全县档案宣传、教育和培训工作，提高档案人员业务素质通过多种形式开展档案宣传活动，增强全社会的档案意识。定期组织档案业务培训，邀请专家授课，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。4.负责全县档案信息化建设的规划、指导和推进工作，促进档案信息资源共享制定档案信息化建设规划，明确建设目标和任务。加强对各单位档案信息化工作的指导，推动档案数字化进程，实现档案信息资源的有效整合和共享利用。5.组织开展全县档案资源建设，接收、征集、整理和保管各类重要档案资料加强对全县档案资源的统筹规划，积极开展档案接收、征集工作，丰富馆藏档案资源。做好档案的整理和保管工作，确保档案的安全和完整。6.开发利用档案信息资源，为县委、县政府决策和社会各项事业发展提供档案信息服务建立健全档案信息服务机制，积极开发档案信息资源，通过编研、查阅、展览等多种形式，为县委、县政府决策和社会各项事业发展提供有力的档案信息支持。（三）各单位档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作法律法规和本县档案工作规章制度，建立健全本单位档案工作各项管理制度组织本单位干部职工学习档案法律法规和规章制度，结合本单位实际，制定完善档案收集、整理、保管、利用等方面的具体制度，确保档案工作规范运行。2.负责本单位各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整、准确、系统和安全按照档案管理要求，及时收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，进行科学分类、整理和归档。加强档案保管设施建设，确保档案安全。定期对档案进行统计，掌握档案数量、种类等情况。3.积极开展档案信息化建设，推进本单位档案数字化工作，实现档案信息资源共享制定本单位档案信息化建设方案，加大投入，配备必要的信息化设备和软件。组织档案管理人员进行数字化技能培训，加快档案数字化进程，建立档案信息数据库，实现档案信息的便捷查询和共享利用。4.开发利用本单位档案信息资源，为单位各项工作提供档案信息服务根据工作需要，及时为领导决策、业务工作开展等提供档案查阅服务。积极开展档案编研工作，编写档案资料汇编、大事记等，为单位历史研究和文化建设提供支持。5.对所属单位的档案工作进行监督、检查和指导，组织开展档案业务培训加强对所属单位档案工作的管理，定期组织检查和指导，发现问题及时督促整改。组织开展档案业务培训，提高所属单位档案管理人员的业务水平。6.按规定向县档案局移交应进馆的档案资料严格按照档案移交规定，定期将本单位保管期限已满、应进馆的档案资料整理好，向县档案局移交，确保档案资源的集中统一管理。三、档案工作人员职责（一）档案管理人员基本要求1.政治素质高档案管理人员应具备坚定的政治立场，热爱祖国，热爱档案事业，忠诚于党和人民的事业，严格遵守国家法律法规和档案工作纪律。2.业务能力强熟悉档案管理业务知识，掌握档案收集、整理、保管、利用等环节的操作技能。具备一定的计算机应用能力和信息管理能力，能够熟练运用现代化技术手段开展档案工作。3.责任心强具有高度的责任心，认真履行档案管理职责，对档案工作一丝不苟，确保档案的安全和完整。严格遵守档案工作程序和制度，不擅自简化或省略工作环节。4.保密意识强严格遵守档案保密制度，保守档案机密，不泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取严格的保密措施，防止档案信息失泄密事件发生。（二）档案管理人员岗位职责1.档案收集整理岗位负责制定档案收集范围和整理方案，指导本单位各部门做好文件材料的收集工作。按照档案整理规范，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案整理质量。2.档案保管岗位负责档案库房的日常管理，做好档案的上架、下架、存放等工作。定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和处理。维护档案库房的环境条件，确保档案安全保管。3.档案利用岗位负责接待档案查阅利用者，办理查阅登记手续。根据利用者需求，准确、迅速地提供档案资料，并做好利用效果反馈工作。对档案利用情况进行统计分析，为档案工作决策提供依据。4.档案信息化管理岗位负责制定档案信息化建设规划和实施方案，组织开展档案数字化工作。建立和维护档案信息数据库，确保档案信息系统的安全稳定运行。负责档案信息资源的开发利用，为档案查阅利用提供信息化支持。四、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案各单位在行政管理、党群工作、业务活动等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括上级文件、本单位文件、下级文件、会议文件、请示与批复、报告、通知、函件等。2.科技档案反映本单位科研、生产、建设等活动的技术文件材料，如科研项目立项报告、研究方案、实验数据、技术图纸、工艺文件、设备档案等。3.会计档案本单位在经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。4.人事档案记录本单位工作人员基本情况、履历、考核、奖惩、任免、工资等方面的文件材料。5.声像档案本单位在各项工作活动中形成的照片、录音、录像等声像资料，如重大活动照片、会议录像、工程建设影像等。6.电子档案以数字形式存储在计算机系统或其他电子存储设备中的各类文件材料，包括电子公文、电子报表、电子图纸、电子照片等。（二）档案收集要求1.及时收集各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，在工作活动结束后，及时将形成的文件材料收集齐全，移交档案管理机构。2.完整准确收集的文件材料应齐全完整，真实反映本单位工作活动的全过程。文件材料的内容应准确无误，字迹清晰，签字盖章齐全。3.保持有机联系按照文件材料的形成规律和内在联系，对收集到的文件材料进行分类整理，确保同一事由的文件材料集中在一起，保持其有机联系。（三）档案整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理；科技档案按照项目专业时间顺序进行整理；会计档案按照会计年度保管期限进行整理；人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理；声像档案按照内容时间顺序进行整理；电子档案按照电子文件管理要求进行整理。五、档案的保管（一）档案保管条件1.档案库房建设各单位应根据档案管理需要，建设专用的档案库房。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能，确保档案安全保管。2.档案装具配备配备符合标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，对档案进行分类存放。档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。3.库房环境控制安装温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。定期对库房温湿度进行监测和记录，确保库房环境符合档案保管要求。（二）档案保管措施1.档案上架存放按照档案整理分类结果，将档案整齐上架存放，并在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。2.定期检查维护档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、褪色、霉变等情况。对发现的问题及时采取修复、复制等措施进行处理，确保档案的完整和可读。3.档案安全防护加强档案库房的安全管理，安装防盗报警装置、消防设施等。严格控制库房人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。定期对档案安全防护设施进行检查和维护，确保其正常运行。4.档案数字化备份对重要档案进行数字化备份，存储在安全可靠的存储设备上，并异地存放。定期对数字化档案进行检查和维护，确保档案数据的安全和完整。六、档案的利用（一）档案利用原则1.依法依规档案利用应严格遵守国家有关档案利用的法律法规和本单位档案利用制度，确保档案利用工作合法合规。2.方便利用简化档案利用手续，提高服务效率，为利用者提供便捷的档案查阅服务。3.保守机密在档案利用过程中，严格遵守档案保密制度，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，不得擅自提供利用。（二）档案利用方式1.查阅利用利用者凭有效证件到档案管理机构查阅档案。档案管理人员应按照查阅登记制度，详细记录查阅时间、利用者姓名、查阅内容等信息。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。2.复制利用根据利用者需求，档案管理机构可为其提供档案复印件。复制档案应经档案管理机构负责人批准，并注明复制日期、复制单位等信息。3.出具证明档案管理机构可根据档案内容，为利用者出具档案证明。出具证明应严格审核档案材料，确保证明内容真实准确，并加盖档案管理机构印章。（三）档案利用审批程序1.内部查阅审批本单位工作人员查阅档案，需填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构办理查阅手续。2.外部查阅审批外单位人员查阅档案，需提前向档案管理机构提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容等信息。经档案管理机构负责人审核同意后，办理查阅登记手续。涉及重要档案或机密档案的查阅，还需经本单位分管领导批准。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定工作组织1.成立鉴定小组各单位应成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对本单位档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.明确鉴定职责档案鉴定小组应认真履行职责，按照档案鉴定标准和方法，对档案进行全面审查和分析。档案管理机构负责提供档案鉴定所需的资料和信息，业务部门负责对涉及本部门业务的档案进行鉴定。（二）档案鉴定标准与方法1.鉴定标准依据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位工作实际，制定档案鉴定标准。档案鉴定标准应明确不同类型档案的保管期限划分原则和存毁价值判断依据。2.鉴定方法采用直接鉴定法，对每份档案进行逐件审查，分析其内容、来源、时间、形式等因素，确定其保管期限和存毁价值。鉴定过程中，应充分听取业务部门和档案管理人员的意见，确保鉴定结果准确可靠。（三）档案销毁程序1.编制销毁清册对经过鉴定确定需要销毁的档案，档案管理机构应编制销毁清册。销毁清册应详细记录档案的题名、年度、保管期限、文号、数量等信息，并由档案鉴定小组负责人签字确认。2.审批销毁销毁清册报经本单位分管领导批准后，方可进行档案销毁。涉及重要档