合同管理责任制度

PAGE合同管理责任制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.公司合同管理部门：负责制定和完善公司合同管理制度，指导和监督各部门合同管理工作，审查合同文本，参与重大合同谈判，处理合同纠纷等。2.各部门：负责本部门合同的起草、初审、签订、履行、变更、终止等工作，并指定专人负责合同管理。3.法务部门：负责对合同文本进行法律审查，提供法律咨询和法律支持，处理合同纠纷等法律事务。4.财务部门：负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督，确保资金安全。二、合同签订管理（一）合同起草1.合同承办部门应根据业务需要，指定专人负责合同起草工作。合同文本应符合法律法规和公司合同管理制度的要求，明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。对于格式合同，应仔细审查其条款，确保符合公司利益。（二）合同初审1.合同承办部门起草的合同文本应提交本部门负责人进行初审。初审主要审查合同条款是否符合业务要求，是否存在风险，是否与公司利益相符等。2.初审通过后，合同承办部门应将合同文本提交合同管理部门进行审查。合同管理部门应从合同合法性、合规性、完整性等方面进行审查，并提出修改意见。（三）合同审核1.合同管理部门审查通过的合同文本，应提交法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同条款进行审查，确保合同合法有效，避免法律风险。2.法务部门审核通过的合同文本，应提交公司分管领导进行审批。公司分管领导应根据业务情况和公司利益，对合同进行审批，并签署意见。（四）合同签订1.合同经公司分管领导审批通过后，由合同承办部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。2.合同签订人应确保合同双方当事人签字（或盖章）齐全，合同份数符合要求。合同签订后，合同承办部门应将合同副本及时送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同履行管理（一）履行计划1.合同签订后，合同承办部门应制定合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，并将履行计划提交合同管理部门备案。2.合同履行计划应具有可操作性，确保合同能够按时、按质、按量履行。（二）履行跟踪1.合同承办部门应按照合同履行计划，对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，确保合同履行符合法律法规和公司合同管理制度的要求。（三）变更管理1.合同履行过程中，如需要变更合同条款，合同承办部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议签订后，合同承办部门应将变更协议副本及时送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。（四）终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，合同承办部门应及时通知对方当事人，并办理相关手续。2.合同终止后，合同承办部门应将合同履行情况总结报告提交合同管理部门备案。合同管理部门应会同法务部门、财务部门等相关部门对合同终止情况进行审查，确保合同终止合法合规。四、合同风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别，分析合同可能存在的风险因素，如法律风险、信用风险、市场风险等。2.各部门在合同签订、履行过程中，如发现潜在风险，应及时向合同管理部门报告。（二）风险评估1.合同管理部门应根据风险识别结果，对合同风险进行评估，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个等级。2.对于高风险合同，合同管理部门应会同法务部门、财务部门等相关部门进行重点监控，并制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.针对不同等级的合同风险，应采取相应的风险应对措施。对于低风险合同，可采取常规管理措施；对于中风险合同，应加强监控和管理；对于高风险合同，应制定专门的风险应对方案，并报公司领导批准后实施。2.风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。合同管理部门应根据合同风险的特点和公司实际情况，选择合适的风险应对措施。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，并移交合同管理部门。合同文本及相关资料应包括合同正本、副本、变更协议、补充协议、往来函件、履行记录等。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集、整理和保管工作。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同类别、签订时间等对合同档案进行分类整理，并建立合同档案目录。2.合同档案应装订成册，编号归档，确保档案的完整性和规范性。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。对于重要合同档案，应长期保管；对于一般合同档案，可根据实际情况确定保管期限。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或销毁合同档案。如需复制合同档案，应经合同管理部门负责人批准，并办理相关手续。（五）档案借阅1.公司外部单位或个人因工作需要借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，到合同管理部门办理借阅手续。2.借阅合同档案时，应出具单位介绍信或个人身份证明，并按照规定的期限归还。如需延期借阅，应重新办理借阅手续。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强合同管理，规范合同签订、履行等行为，预防合同纠纷的发生。2.各部门在合同签订、履行过程中，应严格遵守法律法规和公司合同管理制度的要求，加强沟通协调，及时解决合同履行过程中出现的问题。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并会同法务部门等相关部门进行调查分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的性质、情节和公司利益，选择合适的处理方式，如协商解决、仲裁解决、诉讼解决等。3.合同纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合相关部门，提供必要的证据和资料，确保纠纷得到妥善解决。（三）责任