传达室责任制度范本

PAGE传达室责任制度范本一、总则（一）目的为加强公司传达室管理，规范传达室工作流程，确保公司安全、有序运行，特制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于公司传达室全体工作人员。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规和公司各项规章制度。2.坚守岗位，认真履行职责，热情服务公司员工及来访人员。3.保守公司机密，维护公司利益和形象。二、岗位职责（一）传达室值班人员1.负责公司大门的日常值守，严格执行门禁制度，对进出人员、车辆进行登记和检查，严禁无关人员和车辆进入公司。2.接听公司内外电话，及时准确地传达信息，做好电话记录。对紧急、重要电话要立即向相关部门或领导汇报。3.接收、分发公司各类邮件、报刊、信件等，确保及时传递给相关人员。对机密文件要严格按照保密规定进行处理。4.负责公司门口及周边区域的环境卫生维护，保持整洁干净。5.协助做好公司内部的安全保卫工作，发现异常情况及时报告并采取相应措施。（二）信件报刊收发员1.每日按时到岗，及时领取公司订阅的各类报刊、杂志，并进行分类整理。2.认真核对邮件、信件的收件人信息，确保准确无误后进行登记和分发。对于不明来源或可疑信件，要及时向领导报告。3.负责将分发后的邮件、信件送至各部门或个人办公地点，并做好签收记录。4.定期清理信件报刊收发区域，保持工作环境整洁有序。（三）门禁管理员1.熟悉公司门禁系统的操作流程，严格按照规定为员工及来访人员办理门禁卡的发放、挂失、补办等手续。2.监督门禁系统的正常运行，发现故障及时报告并协助维修人员进行处理。3.对进出公司的门禁卡进行检查，防止非授权人员使用他人门禁卡进入公司。4.负责门禁系统相关数据的记录和备份，确保数据的准确性和完整性。三、工作流程（一）人员进出管理流程1.员工上班时，应主动出示工作证，经传达室值班人员核实后，方可进入公司。2.外来人员来访时，传达室值班人员应先询问来访事由，并与被访部门或人员取得联系，经同意后方可发放临时来访证，并指引来访人员前往指定地点。3.对于携带物品外出的人员，传达室值班人员要进行检查，确认物品为公司允许带出且有相关部门或领导签字批准后，方可放行。4.下班后，传达室值班人员要对公司大门进行检查，确保无人滞留后关闭大门。（二）信件报刊收发流程1.信件报刊收发员每日上午到指定地点领取公司订阅的报刊、杂志，核对数量和种类后带回传达室。2.将邮件、信件按照收件人部门或个人进行分类整理，在邮件登记簿上详细记录邮件的来源、数量、收件人等信息。认真核对邮件、信件的收件人信息，对于地址不详或字迹模糊的邮件，要及时与相关部门或人员联系确认。3.按照邮件、信件的分发清单，将其送至各部门或个人办公地点，并请收件人在签收登记簿上签字确认。对于重要邮件或紧急文件，要优先送达，并及时通知收件人。4.定期清理信件报刊收发区域，将废弃的包装材料等进行分类存放，按照公司规定进行处理。（三）门禁管理流程1.员工入职时，由人力资源部门统一办理门禁卡，并将相关信息录入门禁系统。门禁管理员负责将门禁卡发放给员工，并告知使用注意事项。2.员工门禁卡丢失或损坏时，应及时向门禁管理员报告。门禁管理员核实情况后，为员工办理挂失或补办手续，并重新录入门禁系统。3.外来人员因工作需要进入公司时，传达室值班人员应先与被访部门或人员取得联系，经同意后为其发放临时来访证，并告知来访时间、地点及注意事项。外来人员离开公司时，传达室值班人员要收回临时来访证。4.门禁管理员要定期对门禁系统进行检查维护，确保系统正常运行。如发现门禁系统出现故障，应及时报告并联系专业维修人员进行处理。同时，要做好门禁系统相关数据的备份工作，防止数据丢失。四、安全保卫（一）安全防范措施1.传达室值班人员要保持警惕，密切关注公司门口及周边区域的情况，发现异常人员或可疑情况要及时报告并采取相应措施。2.加强对公司大门及周边区域的巡逻，确保无安全隐患。巡逻时要注意检查门窗是否关闭、水电设施是否正常等。3.严格执行门禁制度，对进出人员和车辆进行严格登记和检查，防止无关人员和车辆进入公司。4.定期对传达室的安全防范设施进行检查维护，如监控设备、报警装置等，确保其正常运行。（二）突发事件处理1.如遇火灾、盗窃、暴力袭击等突发事件，传达室值班人员应立即启动应急预案，并及时向公司领导和相关部门报告。2.在确保自身安全的前提下，积极协助相关部门进行现场处置，维护公司秩序。3.配合公安机关等相关部门进行调查取证工作，提供必要的信息和资料。4.对突发事件进行总结分析，提出改进措施和建议，完善公司安全保卫制度。五、环境卫生（一）日常清洁要求1.传达室值班人员要每日对传达室内部及周边区域进行清洁，保持地面干净、桌面整洁、门窗明亮。2.信件报刊收发区域要保持整洁有序，邮件、报刊要分类摆放整齐，废弃包装材料要及时清理。3.定期对传达室的设备设施进行擦拭保养，确保其外观干净、无灰尘。（二）卫生检查与考核1.公司行政部门将定期对传达室的环境卫生进行检查，检查结果将纳入对传达室工作人员的绩效考核。2.对于环境卫生不达标的情况，将责令传达室工作人员限期整改。如多次整改仍不符合要求，将按照公司相关规定进行处罚。六、服务规范（一）服务态度1.传达室工作人员要热情、礼貌地接待公司员工及来访人员，使用文明用语，耐心解答问题。2.对待每一位人员都要一视同仁，不得歧视或刁难。（二）服务质量1.及时、准确地传达各类信息，确保公司内部沟通顺畅。2.高效办理邮件、报刊收发及门禁管理等业务，不得拖延或积压。3.对员工及来访人员提出的合理需求要积极响应，尽力提供帮助。七、培训与考核（一）培训计划1.公司将定期组织传达室工作人员进行业务培训，培训内容包括岗位职责、工作流程、安全保卫知识、服务规范等。2.根据实际工作需要，适时邀请相关专家或专业人员进行专题培训，提高传达室工作人员的业务水平和综合素质。（二）考核制度1.建立健全传达室工作人员考核制度，考核内容包括工作业绩、工作态度、服务质量等方面。2.考核方式采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，考核结果将与