中国中车股份有限公司2024年涉外年会设计方案

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目录

1公司与年会简介.......................................................................................1

1.1公司介绍.........................................................................................1

1.2年会概况.........................................................................................2

2年会工作部署.........................................................................................3

2.1年会策划.........................................................................................3

2.2活动场地...........................................................................................4

2.3邀请嘉宾...........................................................................................4

2.4受众分析...........................................................................................8

2.5经费预算...........................................................................................8

2.6会场布置.......................................................................................10

2.7议程安排.........................................................................................10

2.8宣传资料.........................................................................................12

3年会具体实施.....................................................................................13

3.1机场接机.........................................................................................14

3.2签到入场.........................................................................................15

3.3年会开场.........................................................................................15

3.4领导致辞.........................................................................................16

3.5嘉宾致辞.........................................................................................18

3.6颁奖仪式.........................................................................................18

3.7规划合作.......................................................................................18

3.8文艺表演.........................................................................................19

3.9共享晚宴.........................................................................................20

3.10结束年会........................................................................................20

I

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4年会结束..................................................................................................21

4.1送客安排............................................................................................21

4.2会场清理............................................................................................22

4.3客户跟进...........................................................................................22

参考资料.......................................................................................................24

II

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中国中车股份有限公司

2024年涉外年会设计方案

1公司与年会介绍

过去一年，公司在技术进步和运营效率方面取得了优异的成绩。全球合作

得到加强，在国际范围内与推进了铁路技术的国家建立了伙伴关系。基于此，

我司将召开2024年年会，展示成果和建立新联系的平台，感谢中车大家庭的每

一位成员以及我们的全球合作伙伴为这段非凡的旅程做出的贡献。此活动将为

下一阶段的创新和合作奠定基础，我们致力于塑造可持续交通的未来。

1.1公司介绍

中国中车（ChinaRailwayRollingStockCorporationLtd.，简称CRRC）是

中国轨道交通装备制造领域的龙头企业，公司成立于2008年，由中国北车集团

公司和中国南车集团公司合并而成，总部位于北京市。目前拥有46家全资及控

股子公司，员工达17万余人。公司致力于设计、制造和服务轨道交通装备，产

品范围广泛，包括高速动车组、城市轨道交通车辆、轨道交通系统、机车车辆、

铁路工程机械和装备等。作为全球最大的轨道交通装备制造商之一，以卓越的

技术实力和全球领先的解决方案推动着世界铁路交通事业的发展。公司于2015

年6月8日在上海证券交易所和香港联交所成功上市。我们的产品已经出口到

全球101个国家和地区，覆盖六大洲的11个市场区域。我们始终致力于为全球

提供最优质的轨道交通装备，为推动全球轨道交通发展做出贡献。

ChinaRailwayRollingStockCorporationLtd.(abbreviatedasCRRC)isa

regionallong-headenterpriseinChinaRailwayRollingStockCorporationLtd.,

establishedin2008,formerChinaNorthCarCollectionCompanyandChinaSouth

CarCollectionCompany,combinedwithChinaRailwayRollingStockCompany

Ltd.,locatedinBeijing.city.Atpresent,thereare46households,holdingcompanies,

andover170,000employees.Thecompanyiscapableofdesigning,manufacturing

Japaneseclothing,roadtrafficequipment,producinggoods,comprehensive

high-speedvehicleequipment,cityroadtrafficcontrol,roadtrafficsystem,

1

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mechanicalvehiclecontrol,railwayengineeringmachineryandequipment,etc.The

world'slargestrailwaytransportationequipmentmanufacturingbusiness,theworld's

largestrailwaytransportationindustryexhibitingoutstandingtechnologyand

promotingsolutionsfortheglobalindustry.OnJune8,2015,thecompany

successfullylaunchedtheShanghaiSecuritiesExchangeandHongKongSecurities

Exchange.Ourproductsreach101nationalharmoniesaroundtheworld,and11

marketareasinsixmajorcities.Westartedandendedupprovidingthehighest

qualityfreewaytransportationequipmentintheworld,andpromotedthepurchaseof

theglobalfreewaytransportationexhibition.

1.2年会概况

主题：共创未来，共享成功（Theme：ShapingtheFutureTogether:Embracing

Success）

时间：2024年12月15日13：00（December15,202401：00PM）

地址：北京亚洲大酒店(AsiaHotelBeijing)

参会人数：约400人(Approximately400people)

2年会工作部署

为确保年会顺利如期举行，公司将安排各个部门员工执行不同的工作，并

由专门的策划人员安排年会的各个流程，并针对国内外不同嘉宾设计好邮件邀

请函根据各部门所需要求设计年会预算和资源分配表，最后在进行会场布置和

公司宣传资料的分发。

2.1年会策划

成功举办2024年中国中车年会，不仅取决于每个环节的精心策划和执行，

还需要团队成员之间的紧密合作和协调。主要负责人如下。每位负责人都承担

着至关重要的角色，从地点选址到场地布置，每一项工作都是这个大型活动成

功的关键。为所有嘉宾提供一个舒适、尊重和愉快的体验。此外，对于可能出

现的任何突发状况，应制定应急预案，并保持灵活和适应性，以确保年会的顺

利进行。下列是具体安排：

2

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表2-1年会策划与安排

年会策划人员安排

组别负责人主要职责

设计和发送邀请函；

迎宾组陈莉安排接机、住宿和交通；

准备欢迎礼包；

撰写年会活动方案；

文案组陈爱玲

撰写开场白、讲话稿和闭幕词；

审查和彩排节目；

节目组黄鑫

编排娱乐节目；

准备和采购舞台道具、装饰品和礼品；

后勤组刘思宇

活动设备技术支持；

布置组刘凝制定场地布局方案；

2.2活动场地

地点：北京亚洲大酒店

负责人员：王馨

选定北京亚洲大酒店作为2024年中国中车年会的地点，是基于其多方面的

优势和特色。首先，北京亚洲大酒店位于北京市中心，交通极为便利，便于国

内外嘉宾抵达和出行。酒店邻近多个交通枢纽，包括火车站和机场，这对于确

保嘉宾的顺利到达和离开至关重要。

最后，北京作为一个具有丰富文化底蕴的城市，其地方特色和美食也将为

嘉宾提供独特的体验。这不仅有助于提升年会的整体质量，也是展示中国传统

文化和当地风情的绝佳机会。

外宾住宿安排：

3

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表2-2住宿安排表

客房类型行政套房

客房数量9间

客房价格690/间

入住时间12月14日

退房时间12月16日

入住天数3天2晚

总价6210元

2.3邀请嘉宾

负责人：陈宇飞、黄恒

为了确保年会的顺利进行，我们将在年会开始前的三个月，即2024年9月

之前，以邮件的形式向外宾发送年会的相关信息，并邀请其中一位致辞。由陈

宇飞跟进工作和答疑解惑。下列邮件供参考：

CRRC2024年度大会

尊敬的[嘉宾姓名]，

我们荣幸地邀请您参加即将举行的CRRC2024年度大会，这是铁路行业

的一场重要盛事。本次活动将与您共庆我们在这一年一起取得的成就，并沟

通来年的合作与发展。并在年会的最后我门将奉献上我们准备精心准备的表

演节目与你共度2024年的最后时刻。

作为[嘉宾所在机构]的[嘉宾职务]，您的光临将为我们的年会添加一份

换了与喜庆。。

请于[2024年10月20日]前回复，告知我们您是否会亲临现场。我们致

力于确保所有参与者都能享受到一个流畅而充实的体验。

期待能在CRRC2024年度大会上有您的光临，共同助力这一重要行业盛

事的成功。

顺祝商祺，时间：[下午13：00-20：20]

联系人：黄成日期：[2024年12月15日]

联系方式点：[北京工体北路新中西

街8号]

英文版邮件：

4

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向我们的国外合作公司发送邀请函时，需要针对到邀请的具体公司

与外宾，以下是针对外国嘉宾邀请函的样例

Subject:Invitationto2024AnnualSummitforCEOSophiefromDPWorld

DearCEOSophie,

Ihopethisemailfindsyouwell.OnbehalfofCRRC,Iamhonoredtoextenda

warminvitationtoyoutojoinusatour2024AnnualSummit.

ThesummitisscheduledtotakeplaceonDec.15,2024atNo.8,XinzhongWest

Street,GongtiNorthRoad,Beijing,anditpromisestobeamomentousoccasion

whereindustryleaderswillcometogethertocelebrateourachievementsand

exploreopportunitiesforfuturecollaboration.

GivenDPWorld'sesteemedreputationandourlongstandingpartnership,your

presenceatthesummitwouldbeinvaluable.Webelievethatyourinsightsand

contributionswillgreatlyenrichourdiscussionsandhelpshapethedirectionof

ourfutureendeavors.

Weunderstandthedemandsonyourscheduleandtheimportanceofyourtime,

butwesincerelyhopethatyouwillbeabletojoinusforthissignificantevent.

Yourparticipationwouldnotonlyhonorusbutalsostrengthenthebondsbetween

ourorganizations.

Pleaseletusknowatyourearliestconvenienceifyouwillbeabletoattendthe

summit.Shouldyourequireanyfurtherinformationorassistanceregarding

logistics,accommodations,oragendadetails,pleasedonothesitatetocontactus.

Weeagerlyanticipatethepossibilityofwelcomingyoutooursummitand

engaginginfruitfuldiscussionstogether.

Warmregards,Time:[1PM-8：20PM]

Contact：ChengHuangDate:[Dec.15,2024]

Telenue:[No.8,XinzhongWestStreet,GongtiNorth

Road,Beijing]

本次年会将邀请曾与我司有过长期合作的公司项目团队参与，共同见证和

欢庆2024年度盛典。我们于年度中旬向阿联酋迪拜港口国际集团（DPWorld）、

沙特阿拉伯的沙特阿拉伯石油公司（SaudiAramco）、德国西门子集团（Sieme

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ns）、意大利的菲亚特克莱斯勒汽车公司（FiatChryslerAutomobiles）发出了

邀约，每加公司将有2位员工前来参加我们的活动。嘉宾名单如下:

表2-3外宾名

Name姓GenderPositionNote

名性别职务备注

Chief

SophieFemaleFinancial

Avoidspork

索菲女Officer

忌猪肉

(CFO)

首席财务官

Chief

AntonioMarketing

MaleAvoidsalcohol

安东尼Officer

男忌酒精

奥(CMO)

首席市场官

Chief

OliviaOperations

FemaleAvoidsalcohol

奥利维Officer

女忌酒精

亚(COO)

首席运营官

Project

LiamMaleAvoidspork

Director

利亚姆男忌猪肉

项目总监

Chief

HR

IsabellaNodietary

FemaleOfficer

伊莎贝restrictions

女(CHRO)

拉无特殊忌口

首席人力资

源官

Chief

TechnologyNodietary

MiguelMale

Officerrestrictions

米格尔男

(CTO)无特殊忌口

首席技术官

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Customer

RelationsAvoidsspicy

EmmaFemale

Executivefoods

艾玛女

客户关系执忌辛辣食物

行官

Chief

SebastianResearchNodietary

Male

塞巴斯蒂Officerrestrictions

男

安(CRO)首无特殊忌口

席研究官

国外嘉宾邀请函：

将于2024年9月2日发送嘉宾邀请函，具体如下：

电子版邀请函以中东地区国家是一个一个以沙漠和半干旱地区为主的地域

根据当地的环境风情中东地区的邀请函将设计成沙漠风情的样式，欧洲地区的

邀请函封面则也将和相关地区的风情文化来设计邀请函样式。

2-1邀请函封面2-2邀请函正文

2.4受众分析

在这次的年会中我们分别邀请了来自四个不同国家的高层来参与此次的年

会。并且有来自中东两国的高层来参与。在年会坐席安排中需安排在无酒坐席，

提供的菜品中确定是没有包含猪肉的菜品。而来自欧洲的高层则无特殊忌口可

安排在正常席位。接待组是与嘉宾交流沟通最多的组，需提前了解不同地区嘉

宾的风俗和礼仪习惯。

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2.5经费预算

负责人员：刘凝、方昊

筹备2024年中国中车年会，我们合理规划和严格管理预算是保证活动成功

的关键因素。预算不仅是财务计划的核心，更是确保每一环节精确、高效执行

的基础。因此，我们采取了全面细致的方法来制定预算，旨在优化资源分配，

确保每一分投入都能产生最大的效益。

预算计划考虑到了年会的所有方面，从场地租赁到技术支持，从餐饮服务

到嘉宾接待，每项开支都经过严格评估和合理分配。此外，我们也为不可预见

的情况预留了应急预备金，以应对任何突发事件。通过这种全面而周密的预算

管理，确保年会正常开展，不仅展现公司的实力和形象，也为所有参与者创造

一次难忘的体验。

为了能正常定期顺利开展2024年年会，根据各方面的预算制作了下列表格

表2-4年会预算表

年会预算与资源分配表

类别具体事项数量

用途费用

舞台布置场地租赁154,884

舞台背景板1465

讲台鲜花1个99

表演表演所需道具80件954元

表演服装30件1299元

活动现场桌前水果897元

内场布置矿泉水400个400元

纸巾400件250元

台下的布置桌上花艺400个690

伴手礼400个1,500元

名人桌上名卡（配合提前告知桌400个200元

号）

引导性设置引导路牌（入场引导、卫生间引10个200元

导）

外场布置签到背景板1个666元

门口布置门口横幅1个345元

充气拱形门1个455元

地毯5套572元

奖品费用华硕商务笔记本1件6,540元

iPhone161件6,999元

现金1件3,000元

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优秀团体与最佳团队奖1个3,000元

个人奖金创新成就奖3个4,500元

卓越贡献奖3个6.000元

最佳新人奖1个800元

社会责任奖2个500元

交通费包含机票与接机服务100,000元

其他费用住宿费6,210元

餐费142,400元

水、饮料、20,567元

酒

应急预备金20,000元

伞/一次性4002,000元

雨衣

总计386,392元

2.6会场布置

负责人员：刘凝、齐范

年会现场将与12月10日开始布置：年会场外将设置签到墙和公司发展经

历的宣传板一路到会场入口。入口前设置横幅：热烈欢迎莅临中国中车年会！

WarmlywelcometoCRRCAnnualMeeting!会场内将以会场提供的屏幕背板

和LED大屏布置舞台，配备多种灯光和操作台。音响设备和调音台也由会场提

供。地面铺设地毯以增添优雅氛围。演讲区域配有手持话筒和耳麦，以及PPT

翻页器。桌椅和饮用水将为演讲者准备好。观众区将摆放桌椅，并用台布、桌

旗装饰。桌上布置花艺和伴手礼，VIP桌子上放置名卡。场内将设置摄影机，

并用引导路牌指引来宾。门口区域设置签到背景板、横幅和充气拱形门，铺设

地毯迎接嘉宾。

图2-3会场外图2-4会场内

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2.7议程安排

表2-5流程安排表

2024年中国中车年会议程

签到迎接嘉宾，签到注册

13：00-13：50Sign-inatthevenueGreettheguestsandsigninto

register

年会开场主持人开场，活跃气氛

14：00–14：20TheopeningoftheannualThehostopenedandlivenedup

meetingtheatmosphere

感谢来宾的到场，总结去年的

成就。

14：20-14：25领导人致辞Thankyouforpresenceand

Leader'sspeechsummarizelastyear's

achievements.

嘉宾代表上台发言

14：30-14：35嘉宾致辞Representativesoftheguests

Guestspeechestookthestagetospeak

为优秀团体、个人颁奖

15：35-15：00颁奖仪式Awardsarepresentedto

AwardCeremonyoutstandinggroupsand

individuals

与外宾规划来年的合作

16：00-16：30规划合作、Plancooperationwithforeign

Planforcollaborationguestsinthecomingyear

16：30-19：00文化表演开始文化表演

CulturalperformancesStartaculturalperformance

19：00-20：00晚宴齐聚一堂，享受晚宴

banquetCometogetherandenjoya

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dinnerparty

闭幕演讲，结束年会

20：00-20：20闭幕演讲Closingspeech,closingthe

Closingremarksannualmeeting

2.8宣传资料

负责人：谢梦、吴昕玉

企业宣传应该包括以下几点：

首先对中国中车对产品与服务、今年的技术创新进行介绍。这部分是公司

面向世界的主要内容，需要详细丰富的宣传内容，并配上图片介绍今年主打产

品和技术。其次介绍中国中车的全球影响力，强调持续发展，包括环保措施社

会责任。最后再介绍今年公司获得的各类行业奖项和荣誉，以增强企业的可信

度和声誉。

图2-5宣传册封面图

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图2-6产品概述（英文）

图2-7产品介绍（英文）

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图2-8产品概述（中文）

图2-8产品介绍（中文）

3年会具体实施

工作人员提前两个小时到达现场帮助嘉宾现场签到，引领嘉宾至指定位置

就坐。等待主持人宣布年会开始并介绍接下来进行演讲的领导和代表嘉宾。宣

读各个奖项的获奖名单。表演部门在后台依次准备好上台表演，最后再和所有

在场的嘉宾共进晚餐。

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3.1机场接机

来自迪拜和沙特的嘉宾预计将于12月14日下午15：30左右抵达北京首都

国际机场，将安排接待A组前往迎接，并负责帮助嘉宾进行酒店入驻的事宜。

第二批嘉宾是来自德国的伊莎贝拉和米格尔预计于18：00左右抵达北京首都国

际机场，将由接待B组负责接机，并负责入住事宜。最后是来自意大利的两位

嘉宾预计21：00左右抵达北京首都国际机场，由接待C组负责接待和入住事

宜。

负责接机的工作人员准备好接机牌，当日提前一小时到达机场，接到外宾

后将他们接送至酒店，最后协助大家办理酒店入住手续。

图3-1接机牌

接机术语可以参考下列：

(1）Welcomeaboard!I'mheretoassistyouwithyourtransfertotheh

otel."

(2)Pleaseallowmetointroducemyself.I'mWangZhixinfromChina

RailwayRollingStockCorporation,andI'mheretopickyouup.

(3)Howwasyourjourney?

(4)Youmustbeverytiredafteryourlongjourney.Wehaveprepared

ahotelforyourrest.

(5)Ihopeyouenjoyyourstayduringtheannualmeeting.

(6)Feelfreetocontactmeifyouneedanythingduringyourstayin

BeiJing.

3.2(7)Le签到入场tmehelpyouwithyourluggage

负责人：陈莉

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为了迎接参会者，需要4名礼仪小姐在门口迎接并引导员工和外宾前往签

到处。此外，还需要2名服务人员协助在签到处帮助参会者领取会议相关物品。

签到处位于北京亚洲大酒店大堂的左侧，设有会务总服务台，负责对签到过程

进行动态管理，签到处也由专人负责。签到完成后，迎宾人员引领客人前往指

定的客房，如有需要，协助搬运行李，特殊的接待事务将由年会负责人员完成。

参会者在12月15日下午13：00-13：50在酒店门口的签到处进行签到之后随

工作人员前往年会内场，按照提前安排好的座位入座。

签到流程：签到——核对名单——电脑录入来宾资料——客房

签到表如下：表2-6签到表

中国中车2024年度涉外年会签到

CRRCCorporationLimited2024AnnualForeignConferenceAttendant

日期：

DATE:

序号姓名单位/部门

（serialnumber）（name）（Units/Departments）

1

2

3.3年会开场

负责人：陈爱玲、李昂（主持人）

14：05所有人落座，主持人登场

中文开幕式致辞：

尊敬的嘉宾们，

尊敬的各位领导、嘉宾、公司的全体员工，大家下午好好！我是主持人陈

爱玲在这辞旧迎新的美好时刻，中国中车欢聚一堂，共度这个充满希望和活力

的崭新一年。首先，让我们对过去的一年表达由衷的感激，感谢每一位员工在

各自的岗位上辛勤付出，为公司的发展贡献了辛劳与智慧。

首先，在这个充满感激和欢笑的时刻，我代表公司向所有参加本次年会的

员工们致以最诚挚的感谢！让我们齐心协力，热烈鼓掌，感谢每一位在各个岗

位上默默奉献、辛勤付出的员工们。你们的努力和付出是公司发展不可或缺的

关键。

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特别感谢长期以来一直关心和支持公司发展的所有同事们。也要热烈欢迎

八位尊贵的外宾以及各位来自经销商的代表们，你们的存在使得我们大家更加

团结，共同奋斗。

接下来，有请中国中车股份有限公司总经理和外宾代表上台致辞（预计致

辞时间为14：20-14：25）请大家热烈鼓掌，欢迎他们！最后，我再次祝愿在场

的各位新春愉快、幸福安康，并祝愿公司蒸蒸日上、大展宏图！

现在，我宣布2024年中国中车年会正式开始！

英文版致辞：

Ladiesandgentlemen,

Respectedleaders,distinguishedguests,andallemployeesofthecompan

y,goodmorning!Iamyourhost,LinShushu.Inthismomentofbiddingfar

ewelltotheoldandwelcomingthenew,ChinaRailwayRollingStockCorpo

ration(CRRC)gatherstogethertocelebratethebeginningofahopefulandvi

brantnewyear.Firstandforemost,letusexpresssinceregratitudeforthepa

styear.Thankyoutoeachemployeewhohasworkeddiligentlyintheirresp

ectivepositions,contributinghardworkandwisdomtothecompany'sdevelop

ment.

Now,IwouldliketoinvitetheGeneralManagerofCRRCandtherepr

esentativeofourinternationalgueststocomeforwardanddelivertheirspeech

es.Let'sgivethemawarmapplausetowelcometheirpresence!Lastly,Iwis

heveryonehereajoyfulandprosperousChineseNewYear,andIextendmy

bestwishesforthecompany'scontinuoussuccessandbrightfuture!

Now,IdeclaretheofficialcommencementoftheChinaRailwayRolling

StockCorporation2024AnnualConference!

3.4领导致辞

负责人：陈爱玲（主持人）

领导致辞稿中文：

尊敬的各位领导、尊贵的嘉宾，亲爱的中国中车的团队成员们，大家好！

首先，我要诚挚感谢各位的莅临。2024年对中国中车而言是充满挑战与机

遇的一年。我们身处技术行业，这是一个需要不懈努力与创新的领域。在这个

过程中，我们的团队展现出了强大的凝聚力和战斗力。每一位员工都充满了激

情，每一位领导都以身作则，共同为公司的发展付出了艰辛努力。

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中国中车的团队不仅在业务上取得了显著成绩，而且在团队协作和文化建

设方面也取得了令人瞩目的进展。我们坚信，技术创新是公司不断前行的动力，

而团队的凝聚力是我们战胜一切困难的关键。

在新的一年里，中国中车将继续保持技术创新的前沿地位，推动行业的发

展。我们将继续培养和激励团队成员，鼓励大家在创新中实现个人价值。公司

将不断推动可持续发展，贡献力量于行业和社会。

让我们共同努力，继续创造中国中车独特的发展之路。期待在2024年，我

们能携手共进，共创更为辉煌的明天！再次感谢大家的辛勤付出和支持！谢谢。

领导人致辞稿英文：

Dearleaders,guests,andallemployeesofthecompany,everyonehasa

goodafternoon!IamthehostLinShushu,atthisbeautifulmomentofsayin

ggoodbyetotheoldandwelcomingthenew,CRRCgatheredtogethertosp

endthisnewyearfullofhopeandvitality.Firstofall,letusexpressourhe

artfeltgratitudeforthepastyear,thankeveryemployeefortheirhardworki

ntheirrespectivepositions,andcontributetheirhardworkandwisdomtothe

developmentofthecompany.

Firstofall,onbehalfofthecompany,Iwouldliketoexpressmymost

sincerethankstoalltheemployeeswhoparticipatedinthisannualmeeting

atthismomentfullofgratitudeandlaughter!Letusworktogether,applaud

warmly,andthankeveryemployeefortheirsilentdedicationandhardworki

nvariouspositions.Yourhardworkanddedicationareindispensabletothed

evelopmentofthecompany.

Specialthankstoallmycolleagueswhohavebeencaringforandsuppo

rtingthedevelopmentofthecompanyforalongtime.Iwouldalsoliketoe

xtendawarmwelcometotheeightdistinguishedforeignguestsandrepresent

ativesfromthedealers,whosepresencemakesusallmoreunitedandworkt

ogether.

Next,thegeneralmanagerofCRRCCo.,Ltd.andrepresentativesoffore

ignguestsareinvitedtothestagetodeliverspeeches(theestimatedti