县档案工作责任制度

PAGE县档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强本县档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在经济建设、社会发展和各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及国家档案行业标准，结合本县实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于本县行政区域内各级党政机关、人民团体、企事业单位及其他社会组织的档案工作。（三）基本原则1.统一领导原则：本县档案工作实行统一领导、分级管理。县档案局负责对全县档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导；各单位应明确档案工作分管领导，加强对本单位档案工作的领导。2.集中管理原则：各单位应设立专门的档案机构或配备专职档案人员，集中管理本单位的各类档案，确保档案的集中统一保管，防止档案分散流失。3.依法管理原则：档案工作必须严格遵守国家法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等各项工作，确保档案管理活动合法合规。4.服务利用原则：档案工作应紧密围绕本县经济社会发展和各单位工作实际，积极开发档案信息资源，为社会各方面提供优质高效的档案服务，充分发挥档案的价值。二、档案工作职责（一）县档案局职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本县档案工作规章制度，并组织实施：深入学习领会国家档案法律法规和方针政策，结合本县实际，制定切实可行的档案工作规章制度，确保全县档案工作有章可循。加强对规章制度执行情况的监督检查，及时发现和纠正违规行为。2.对全县档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导：根据本县经济社会发展规划，制定档案事业发展规划，明确档案工作的目标任务和重点项目。组织协调全县档案工作中的重大问题，加强与各部门之间的沟通协作。定期对全县各单位档案工作进行监督检查，及时发现问题并提出整改意见，推动全县档案工作整体水平提升。3.组织开展档案业务培训和宣传教育工作：制定档案业务培训计划，定期组织全县档案人员参加业务培训，提高档案人员的专业素质和业务能力。开展档案宣传教育活动，普及档案知识，增强全社会的档案意识，营造良好的档案工作氛围。4.负责接收、征集、整理、保管本县重要档案资料，推进档案信息化建设：按照规定接收本县各单位移交的重要档案资料，丰富馆藏资源。积极开展档案征集工作，广泛收集散失在社会上的珍贵档案。对接收和征集的档案进行科学整理，确保档案的系统性和完整性。加强档案保管设施建设，提高档案保管条件，确保档案安全。大力推进档案信息化建设，建立全县档案信息数据库，实现档案信息资源的共享利用。5.开发利用档案信息资源，为社会提供档案查阅利用服务：组织开展档案编研工作，编辑出版各类档案资料，为社会各界提供丰富的档案信息产品。建立健全档案查阅利用制度，规范查阅利用流程，为社会各方面提供便捷高效的档案查阅利用服务。加强档案信息资源的保密管理，确保档案信息安全。（二）各单位档案工作职责1.贯彻执行国家档案工作法律法规和本县档案工作规章制度，建立健全本单位档案工作责任制：组织本单位干部职工学习国家档案工作法律法规和本县档案工作规章制度，提高档案意识。结合本单位实际，制定完善档案工作责任制，明确各部门和人员在档案工作中的职责分工，确保档案工作责任落实到人。2.负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作：建立健全档案收集制度，及时收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。按照档案整理规范，对收集的档案进行科学分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。加强档案保管设施建设，改善档案保管条件，确保档案安全。定期对档案进行鉴定，准确划分档案的保管期限，对失去保存价值的档案按照规定进行销毁。做好档案统计工作，及时掌握档案的数量、种类、保管状况等信息。3.积极开展档案信息化建设，推进本单位档案数字化工作：将档案信息化建设纳入本单位信息化建设总体规划，加大投入，配备必要的档案信息化设备和软件。按照档案数字化标准和规范，对本单位重要档案进行数字化处理，建立档案数字化副本，实现档案信息的电子化存储和管理，提高档案查阅利用效率。4.开发利用本单位档案信息资源，为单位各项工作提供服务：结合本单位工作实际，开展档案编研工作，编写大事记、组织沿革、专题文件汇编等档案资料，为单位领导决策、工作查考、经验借鉴等提供参考依据。建立健全档案查阅利用制度，规范查阅利用流程，为本单位各部门和人员提供便捷高效的档案查阅利用服务，充分发挥档案的作用。5.接受县档案局的监督指导，及时向县档案局报送档案工作情况和统计报表：积极配合县档案局的监督检查工作，如实汇报本单位档案工作情况，对县档案局提出的整改意见及时落实整改。按照规定定期向县档案局报送档案工作情况和统计报表，确保县档案局及时掌握全县档案工作动态。（三）档案工作人员职责1.认真贯彻执行国家档案工作法律法规和本县档案工作规章制度，热爱档案工作，忠于职守：加强对国家档案工作法律法规和本县档案工作规章制度的学习，严格遵守各项规定，确保档案工作依法依规开展。树立正确的职业道德观，热爱档案事业，全身心投入档案工作，认真履行岗位职责。2.负责本单位档案的日常管理工作，做好档案的收集、整理、保管、利用等具体业务操作：按照档案收集要求，及时收集本单位各类文件材料，确保档案的齐全完整。严格按照档案整理规范，对档案进行分类、编号、编目等整理工作，保证档案整理质量。加强档案保管工作，定期检查档案保管状况，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案安全。热情接待档案查阅利用者，按照规定提供档案查阅利用服务，及时准确地查找和提供所需档案。3.积极参与档案信息化建设，负责本单位档案数字化工作的具体实施：学习掌握档案信息化知识和技能，积极参与本单位档案信息化建设工作。按照档案数字化标准和规范，负责档案数字化设备的操作使用、数据录入、质量检查等具体工作，确保档案数字化工作顺利进行。4.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为单位工作提供服务：结合本单位工作实际，深入挖掘档案信息资源，开展档案编研工作。编写大事记、组织沿革、专题文件汇编等档案参考资料，为单位领导决策、工作查考、经验借鉴等提供有价值的信息服务。5.协助做好本单位档案工作的宣传教育和培训工作，提高干部职工的档案意识：积极参与本单位档案宣传教育活动，通过举办讲座、发放宣传资料等形式，向干部职工普及档案知识，增强档案意识。协助组织开展档案业务培训工作，提高干部职工的档案业务水平。三、档案工作流程（一）档案收集1.明确收集范围：各单位应根据国家有关规定和本单位工作实际，明确档案收集范围，包括但不限于本单位在行政管理、业务活动、科研项目、基本建设等工作中形成的各类文件材料，如公文、会议记录、合同协议、科研报告、基建图纸等。2.确定收集渠道：通过建立文件材料归档制度，明确各部门在文件材料形成过程中的收集责任，确保文件材料及时收集归档。同时，可以通过内部发文、工作通知、培训等方式，向干部职工宣传档案收集的重要性和要求，提高大家的档案意识，鼓励大家积极主动地将应归档的文件材料移交档案部门。3.定期收集：各部门应按照规定的时间周期，定期将本部门形成的文件材料移交档案部门。一般情况下，应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。档案部门应设立专门的接收登记环节，对接收的档案进行详细登记，记录档案的名称、数量、来源、日期等信息，确保档案交接的准确性和完整性。（二）档案整理1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容、形式等因素，对收集的档案进行科学分类。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。各单位应根据自身实际情况，选择合适的分类方法，并保持分类方法的相对稳定性。2.编号：对分类后的档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，确保每个档案都有一个唯一的编号。编号方法可以采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的编号方式。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应记录每个案卷的编号、题名、日期、保管期限等信息；卷内文件目录应记录卷内每份文件的编号、题名、日期、页号等信息。编目工作应准确、规范，便于档案的查阅利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，避免损坏文件内容。对于不宜装订的档案，如幅面过大的图纸、照片等，可以采用折叠、装盒等方式进行保管。（三）档案保管1.保管场所：各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.保管方式：根据档案的载体形式和保管要求，采用不同的保管方式。对于纸质档案，应按照分类顺序排列上架保管；对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和检查，确保数据的安全性和完整性。对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照相关标准进行整理和保管。3.定期检查：档案部门应定期对档案保管状况进行检查，一般每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等方面。对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、调整保管环境等。4.安全管理：加强档案库房的安全管理，建立健全安全管理制度，明确安全责任。档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案库房的安全。同时，要加强对档案工作人员的安全教育，提高安全意识，防止发生档案安全事故。（四）档案利用1.利用申请：单位内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案部门。外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案，应按照规定办理查阅手续，提交查阅申请函、身份证明等相关材料，经档案部门负责人审核同意后，方可查阅。2.查阅审批：档案部门收到查阅申请后，应进行严格的审批。审批内容包括查阅申请的真实性、查阅目的的合理性、查阅范围的合规性等。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，应报经单位分管领导批准。3.查阅服务：档案部门根据审批结果，为查阅利用者提供档案查阅服务。查阅利用者应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。档案工作人员应按照查阅利用者的需求，及时准确地查找和提供所需档案，并做好查阅记录。4.利用登记：对档案查阅利用情况进行详细登记，记录查阅利用者的姓名、单位、查阅时间、查阅内容、档案名称等信息。登记工作应及时、准确，便于对档案利用情况进行统计和分析。5.归还归档：查阅利用结束后，查阅利用者应及时将档案归还档案部门。档案工作人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整无损。归还的档案应按照原整理顺序归档保管。（五）档案鉴定与销毁1.鉴定原则：档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、保管效益等原则，综合考虑档案的内容、来源、时间、价值等因素，准确判断档案的保存价值。2.鉴定组织：成立档案鉴定工作小组，由档案部门负责人、业务骨干、相关部门代表等组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定方法：采用直接鉴定法，对每份档案进行逐件审查，分析档案的内容和价值。鉴定工作小组应根据档案的实际情况，结合国家有关规定和本单位档案保管期限表，确定档案的保管期限。4.销毁审批：对失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案前，应填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并经档案鉴定工作小组审核、单位分管领导批准。5.销毁实施：档案销毁工作应在指定的场所进行，由档案部门和相关部门共同派员监销。销毁过程中，应采用适当的销毁方式，确保档案信息无法恢复。销毁结束后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。四、档案工作监督与考核（一）监督检查1.定期检查：县档案局定期对全县各单位档案工作进行全面检查，检查内容包括档案工作责任制落实情况、档案收集整理保管利用情况、档案信息化建设情况等。各单位应按照县档案局的要求，认真做好自查自纠工作，并及时向县档案局报送自查报告。2.专项检查：根据档案工作实际需要，县档案局适时开展专项检查。专项检查可以针对档案工作中的某一重点领域或关键环节进行深入检查，如重大建设项目档案管理、民生档案工作等。各单位应积极配合专项检查工作，如实提供相关资料和情况。3.日常监督：县档案局通过日常工作联系、业务指导等方式，对各单位档案工作进行日常监督。及时解答各单位在档案工作中遇到的问题，纠正不规范的档案管理行为。各单位应主动接受县档案局的日常监督，不断改进档案工作。（二）考核评价1.考核指标：制定科学合理的档案工作考核指标体系，考核指标应涵盖档案工作的各个方面，如档案管理制度建设、档案业务工作质量、档案信息化建设水平、档案服务利用效果等。2.考核方式：考核方式采用年度考核与平时考核相结合的方式。