陕西省审计档案管理制度细则

PAGE陕西省审计档案管理制度细则一、总则（一）目的为了加强陕西省审计档案的管理，保证审计档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥审计档案在审计工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《审计机关审计档案管理规定》等法律法规，结合我省审计工作实际，制定本细则。本细则适用于陕西省各级审计机关及其派出机构在审计工作中形成的审计档案的管理。（二）档案定义及范围本细则所称审计档案，是指审计机关在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的、具有保存价值的以纸质、电子等形式存在的历史记录。审计档案包括审计实施过程中形成的审计工作底稿、审计证据、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等各种文件材料。（三）管理原则审计档案管理应当遵循集中统一管理、完整安全、便于利用的原则。审计机关应当设立专门的档案管理机构或者配备专职档案管理人员，负责审计档案的收集、整理、保管、利用等工作。二、审计档案的形成与收集（一）形成要求审计人员应当按照审计工作程序，认真做好审计文件材料的形成工作。审计文件材料应当内容真实、完整，字迹工整、清晰，签署完备，格式规范。审计人员应当及时将审计过程中形成的文件材料收集齐全，不得遗漏、丢失。（二）收集范围审计项目实施过程中形成的下列文件材料应当纳入审计档案收集范围：1.审计通知书、审计实施方案；2.审计工作底稿、审计证据；3.审计报告（征求意见稿）、被审计单位反馈意见及审计组的书面说明；4.审计报告、审计决定书、审计移送处理书；5.审计听证告知书、审计处罚决定书等审计行政法律文书；6.审计项目终结后，审计机关对被审计单位整改情况进行跟踪检查形成的相关材料；7.其他与审计项目有关的重要文件材料。（三）收集时间审计项目终结后，审计组应当在规定时间内将审计档案材料收集齐全，并整理立卷，向本机关档案管理机构或者档案管理人员移交。一般审计项目应当在审计终结后3个月内完成立卷归档；重大审计项目可以适当延长，但最长不得超过6个月。三、审计档案的整理（一）整理原则审计档案整理应当遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法审计档案的整理按照以下步骤进行：1.分类排序审计档案按照审计项目进行分类，每个审计项目的文件材料按照审计程序的先后顺序排列。2.装订将同一审计项目的文件材料按照排列顺序依次装订，拆除文件材料上的金属物，破损的文件材料应当进行修补或者复制。3.编目编制审计档案卷内目录、备考表和案卷封面。卷内目录应当包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目；备考表应当包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目；案卷封面应当包括全宗名称、审计项目名称、审计项目起止时间、保管期限、密级、档号等项目。4.装盒将编目后的审计档案装入档案盒，并在档案盒上标明全宗号、目录号、案卷号等信息。（三）特殊情况处理对于审计过程中形成的电子文件，应当按照相关规定进行整理和归档。电子文件应当与纸质文件同时归档，并保证两者内容一致。对于审计项目中涉及的声像、实物等特殊载体档案，应当在收集齐全后，按照有关规定进行整理和归档，并与纸质档案建立相应的关联。四、审计档案的保管（一）保管期限划分审计档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年以下）三种。具有下列情形之一的审计档案，应当永久保管：1.本级政府交办的重要审计事项的文件材料；2.上级审计机关统一组织或者授权下级审计机关审计，审计结果具有重大影响的审计项目的文件材料；3.审计机关认为需要永久保管的其他审计项目的文件材料。具有下列情形之一的审计档案，应当长期保管：1.本级政府交办的一般审计事项的文件材料；2.上级审计机关统一组织或者授权下级审计机关审计，审计结果具有较大影响的审计项目的文件材料；3.审计机关认为需要长期保管的其他审计项目的文件材料。其他审计项目的文件材料，应当短期保管。（二）保管要求审计机关应当设置专用的档案库房，配备必要的安全防护设施，确保审计档案的安全保管。档案库房应当保持清洁、整齐，温度、湿度适宜，并有防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等措施。审计档案管理人员应当定期对审计档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保管期限变更审计档案的保管期限确定后，不得随意变更。确需变更的，应当按照规定的程序进行审批。对于保管期限届满的审计档案，应当按照有关规定进行鉴定和销毁。五、审计档案的利用（一）利用原则审计档案的利用应当遵循依法、合理、安全的原则，不得损害国家利益和他人合法权益。（二）利用范围审计机关内部人员因工作需要，可以查阅、借阅审计档案。审计机关以外的单位和个人因工作需要查阅审计档案的，应当按照国家有关规定办理审批手续。（三）利用手续审计机关内部人员查阅、借阅审计档案，应当填写《审计档案查阅（借阅）申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构或者档案管理人员处查阅、借阅。审计机关以外的单位和个人查阅审计档案，应当持单位介绍信，向审计机关提出申请，经审计机关负责人批准后，方可查阅。查阅涉及国家秘密、商业秘密的审计档案，应当按照国家有关保密规定办理。借阅审计档案应当填写《审计档案查阅（借阅）申请表》，经审计机关负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过10个工作日，特殊情况需要延长的，应当办理续借手续。（四）利用登记档案管理机构或者档案管理人员应当对审计档案查阅（借阅）情况进行登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）档案名称及卷号等。查阅（借阅）人应当在规定的地点查阅、借阅审计档案，不得擅自将审计档案带出档案库房或者转借他人。查阅（借阅）人应当爱护审计档案，不得在审计档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注、污损等。六、审计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织审计机关应当成立档案鉴定工作小组，负责审计档案的鉴定工作。档案鉴定工作小组由档案管理机构、审计业务部门等相关人员组成。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应当根据审计档案的保管期限划分标准，结合审计档案的实际情况，对保管期限届满的审计档案进行鉴定。鉴定审计档案时，应当全面审查审计档案的内容、价值和保存状况，确定其是否仍有保存价值。（三）销毁程序经鉴定确无保存价值的审计档案，应当按照规定的程序进行销毁。销毁审计档案应当填写《审计档案销毁清册》，经审计机关负责人批准后，由档案管理机构或者档案管理人员负责监销。监销人应当在销毁清册上签字，并注明销毁日期和方式。审计档案销毁清册应当永久保存。七、审计档案的信息化管理（一）信息化建设目标审计机关应当加强审计档案信息化建设，逐步实现审计档案的数字化管理，提高审计档案的管理效率和利用水平。（二）数字化处理要求审计机关应当按照相关标准和规范，对审计档案进行数字化处理。数字化处理后的审计档案应当与纸质档案内容一致，并保证其真实性、完整性和可读性。（三）电子档案管理审计机关应当建立健全电子档案管理制度，对电子档案的收集、整理、存储、利用、备份等进行规范管理。电子档案应当存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。电子档案的利用应当通过审计机关内部的电子档案管理系统进行，不得擅自复制、传播电子档案。（四）信息