审计询价制度

PAGE审计询价制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司审计询价工作流程，确保公司在采购、工程发包等业务活动中获取合理的价格信息，提高资金使用效益，防范经营风险，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及采购物资、服务外包、工程项目等需要进行价格咨询和比较的各类审计询价活动。（三）基本原则1.合规性原则：审计询价活动必须严格遵守国家法律法规以及公司内部的各项规章制度。2.公正性原则：询价过程应客观公正，不受任何利益相关方的不当影响，确保询价结果真实可靠。3.保密性原则：参与询价的各方应对询价过程中涉及的商业秘密、技术信息等予以保密，不得泄露。4.全面性原则：充分收集市场上各类相关产品或服务的价格信息，进行全面分析和比较，以获取最优价格。二、询价主体与职责（一）审计部门1.负责制定和完善审计询价制度，并监督制度的执行情况。2.组织实施具体的审计询价工作，包括确定询价项目、选择询价对象、收集和分析询价资料等。3.对询价结果进行审核和评估，为公司决策提供专业意见。（二）需求部门1.提出审计询价需求，明确所需采购物资、服务或工程项目的规格、数量、质量要求等详细信息。2.配合审计部门开展询价工作，提供必要的技术支持和业务指导。3.根据审计询价结果，参与采购合同或项目发包合同的签订和执行。（三）财务部门1.参与审计询价工作，从财务角度对询价结果进行分析和评价，提供财务方面的建议。2.负责审核采购成本、费用支出等财务事项，确保公司资金使用的合理性和合规性。三、询价流程（一）询价项目确定1.需求部门根据公司业务发展需要，提出审计询价申请，详细说明询价项目的背景、目的、内容、预算等信息。2.审计部门对需求部门提交的申请进行审核，结合公司实际情况，确定是否纳入审计询价范围。对于重大项目或涉及金额较大的询价项目，应报公司管理层审批。（二）询价对象选择1.审计部门根据询价项目的特点和要求，通过多种渠道选择合适的询价对象。询价对象可以包括供应商、服务商、承包商等，应具有良好的信誉、较强的数据处理能力和较高的市场知名度。2.建立询价对象数据库，定期对询价对象进行评估和更新，确保数据库中的信息准确、有效。（三）询价文件编制1.审计部门根据询价项目的具体情况，编制询价文件。询价文件应包括询价函、报价表、技术规格要求、商务条款、售后服务承诺等内容。2.询价文件应明确询价的截止时间、报价方式、评审标准等关键信息，确保询价对象能够清楚了解询价要求。（四）询价信息发布1.审计部门将编制好的询价文件发送给选定的询价对象，同时可以通过公司内部网站、邮件等方式发布询价公告，邀请其他潜在的供应商或服务商参与询价。2.在询价信息发布过程中，应明确告知询价对象询价的相关要求和注意事项，确保询价信息的准确传达。（五）报价收集与整理1.询价对象应在规定的时间内按照询价文件的要求进行报价，并将报价文件提交给审计部门。2.审计部门对收到的报价文件进行整理和分类，检查报价文件的完整性和合规性，对于不符合要求的报价文件应及时通知询价对象进行补充或修正。（六）询价结果分析与比较1.审计部门对收集到的报价信息进行分析和比较，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，评估各询价对象的报价合理性。2.可以采用价格比较法、综合评分法等方法对询价结果进行评价，确定最优报价方案。在分析过程中，应充分考虑市场行情、行业标准以及公司的实际需求等因素。（七）询价结果审核与审批1.审计部门将询价结果形成书面报告，提交给财务部门和需求部门进行审核。财务部门从财务角度对询价结果进行审核，评估采购成本的合理性；需求部门从业务角度对询价结果进行审核，确认是否满足公司的实际需求。2.审计部门根据财务部门和需求部门的审核意见，对询价结果报告进行修改和完善。对于重大询价项目的结果报告，应报公司管理层审批。（八）合同签订与执行1.根据审批通过的询价结果，需求部门与选定的供应商或服务商签订采购合同或项目发包合同。合同条款应明确双方的权利和义务、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容，确保合同的合法性和有效性。2.在合同执行过程中，审计部门应定期对合同执行情况进行监督和检查，确保合同双方严格履行合同约定。四、询价信息管理（一）询价资料归档1.审计部门负责对询价过程中产生的各类资料进行归档管理，包括询价申请文件、询价文件、报价文件、询价结果报告等。2.归档资料应按照时间顺序、项目类别等进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查询和追溯。（二）询价信息更新1.定期对询价对象数据库中的信息进行更新，包括询价对象的基本情况、联系方式、报价历史记录等。2.关注市场动态和行业变化，及时收集和整理最新的价格信息、供应商信息等，为公司的审计询价工作提供参考。（三）询价信息保密1.参与询价工作的所有人员应对询价过程中涉及的商业秘密、技术信息等予以保密，不得向无关人员透露。2.严格控制询价信息的访问权限，确保只有经过授权的人员才能查阅和使用相关信息。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对审计询价制度的执行情况进行监督检查，定期对询价项目进行抽查，确保询价工作符合制度要求。2.对于在询价过程中发现的违规行为，应及时进行纠正，并按照公司相关规定追究责任。（二）外部监督1.接受公司监事会、股东等外部监督机构的监督，定期向其汇报审计询价工作情况。2.积极配合外部审计机构对公司审计询价工作的审计检查，及时整改发现的问题。（三）考核机制1.建立审计询价工作考核机制，对审计部门、需求部门等参与询价工作的部门和人员进行考核评价。2.考核内容包括询价工作的准确性、及时性、合规性等方面，根据考核结果进行奖