被审计单位合同管理制度

PAGE被审计单位合同管理制度一、总则（一）目的本合同管理制度旨在规范被审计单位合同的签订、履行、变更、解除等行为，加强合同管理，防范合同风险，维护被审计单位的合法权益，促进各项业务活动的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于被审计单位及其所属各部门、分支机构在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规、政策以及行业标准，确保合同合法有效。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正的原则，保障双方的合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成合同管理委员会由单位负责人担任主任，各相关部门负责人为成员。2.职责（1）审议合同管理制度、重大合同标准等重要事项。（2）对重大合同进行决策，包括合同的签订、变更、解除等。（3）协调解决合同管理过程中的重大问题。（二）合同管理部门1.设立根据单位实际情况，设立专门的合同管理部门（可与法务部门等合并）。2.职责（1）负责合同管理制度的制定、修订和执行。（2）参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等全过程管理。（3）建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档等管理。（4）监督检查合同的履行情况，及时发现和处理合同纠纷。（5）定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）合同承办部门1.职责（1）负责本部门合同的起草、谈判、申请签订等工作。（2）按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门报告合同履行情况。（3）配合合同管理部门处理合同纠纷等相关事宜。三、合同的签订（一）合同起草1.承办部门应根据业务需求，认真起草合同文本，确保合同条款完整、准确、清晰，能够明确双方的权利义务。2.合同文本应使用规范的语言文字表述，避免歧义。对于格式合同，应仔细审查格式条款，确保符合法律法规要求，不存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等不合理条款。（二）合同审核1.合同承办部门起草完成合同后，应提交合同管理部门进行审核。2.合同管理部门应从以下方面进行审核：（1）合法性审核：审查合同是否符合法律法规、政策以及行业标准的规定。（2）合规性审核：检查合同条款是否符合单位内部管理制度和流程的要求。（3）完整性审核：核对合同条款是否完整，是否涵盖了业务活动的关键内容和风险防范措施。（4）准确性审核：审查合同中的文字表述、数据、金额等是否准确无误。（5）风险评估：对合同可能存在的风险进行评估，并提出相应的防范建议。3.对于重大合同或法律关系复杂的合同，合同管理部门应组织相关部门（如法务部门、财务部门、业务部门等）进行会审，充分听取各方面意见，确保合同风险可控。（三）合同审批1.审核通过的合同，按照单位内部审批流程进行审批。2.审批流程应明确各级审批权限和审批责任，确保合同经过必要的审批环节。3.审批人应认真审查合同内容，签署审批意见。对于不符合要求的合同，应及时提出修改意见或不予批准。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由法定代表人或其授权代表与对方当事人签订合同。2.签订合同应使用单位统一的合同专用章，并严格按照印章管理制度进行用印。3.合同签订过程中，应确保双方当事人当面签字、盖章，不得由他人代签、代章。对于异地签订合同的，可采用邮寄、传真、电子签名等方式，但应确保签订过程的真实性和合法性。四、合同的履行（一）履行计划1.合同承办部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.履行计划应报合同管理部门备案，合同管理部门应跟踪监督履行计划的执行情况。（二）履行通知1.在合同履行过程中，合同双方应及时向对方发出履行通知，告知对方合同履行的进展情况、存在的问题等。2.履行通知应采用书面形式，并留存相关凭证。（三）履行监督1.合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.合同承办部门应按照合同约定全面履行义务，如遇不可抗力或其他特殊情况需要变更或解除合同的，应及时通知对方，并按照规定程序办理相关手续。（四）资料归档1.在合同履行过程中，合同承办部门应及时收集、整理与合同履行相关的资料，如发票、送货单、验收报告、对账单等。2.合同履行完毕后，合同承办部门应将合同履行资料移交合同管理部门进行归档保存。五、合同的变更与解除（一）变更条件1.经合同双方协商一致，可以变更合同内容。2.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，致使合同无法继续履行或部分无法履行的，可以变更合同。3.法律法规规定的其他可以变更合同的情形。（二）变更程序1.合同变更应经合同双方协商一致，并签订书面的变更协议。2.变更协议应按照合同签订的审核、审批程序进行审核和审批。3.变更后的合同文本应与原合同文本一并归档保存。（三）解除条件1.经合同双方协商一致，可以解除合同。2.因不可抗力或其他不可预见、不可避免且无法克服的原因，致使合同目的无法实现的，可以解除合同。3.一方明确表示或以自己的行为表明不履行合同主要义务的，另一方可以解除合同。4.一方迟延履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行的，另一方可以解除合同。5.法律法规规定的其他可以解除合同的情形。（四）解除程序1.合同解除应经合同双方协商一致，并签订书面的解除协议。2.解除协议应按照合同签订的审核、审批程序进行审核和审批。3.合同解除后，合同双方应按照约定办理相关手续，如结算、清理、返还财产等。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强对合同签订、履行过程的管理，提高合同质量，减少合同纠纷的发生。2.合同承办部门应严格按照合同约定履行义务，及时与对方沟通协调，避免因履行不当引发纠纷。（二）纠纷处理机制1.建立合同纠纷处理机制，明确纠纷处理的流程和责任部门。2.当发生合同纠纷时，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。3.合同管理部门应组织相关部门（如法务部门、业务部门等）进行分析研究，制定纠纷解决方案。4.根据纠纷的具体情况，可通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。（三）纠纷处理原则1.依法依规原则严格按照法律法规的规定处理合同纠纷，确保纠纷处理结果合法有效。2.维护单位利益原则在处理合同纠纷过程中，应充分维护被审计单位的合法权益，减少损失。3.妥善解决原则积极采取有效措施，妥善解决合同纠纷，避免纠纷升级，影响单位的正常经营秩序。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同管理部门负责合同档案的收集工作，确保合同签订、履行、变更、解除等全过程资料完整收集。2.合同承办部门应在合同履行完毕后及时将相关资料移交合同管理部门。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同类别、签订时间等对合同档案进行分类整理。2.对每份合同档案应编制目录，注明合同名称、编号、签订时间、当事人、合同内容摘要等信息。（三）档案保管1.设立专门的合同档案室或档案柜，对合同档案进行妥善保管。2.合同档案应存放于安全、防火、防潮、防虫的环境中，确保档案的完整性和安全性。（四）档案查阅1.单位内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.涉及商业秘密、国家机密等重要合同档案的查阅，应按照相关保密规定进行审批和管理。（五）档案销毁1.合同档案保管期限届满后，由合同管理部门提出销毁申请，经单位负责人批