档案审计厅档案工作制度

PAGE档案审计厅档案工作制度一、总则（一）目的为加强档案审计厅档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审计工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本厅实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案审计厅机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案审计厅设立专门的档案管理机构，对全厅各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案的形成、收集、整理和保管应真实反映审计工作的全过程，保证档案内容的完整性，不得篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、工作秘密和敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。4.便于利用原则：档案管理应便于审计人员查阅和利用，提高工作效率，为审计工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置档案审计厅设立档案管理科，作为全厅档案管理的职能部门，负责统筹协调和指导全厅档案管理工作。（二）档案管理科职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本厅档案管理工作的规章制度和业务规范，并组织实施。2.负责全厅各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对本厅各部门及所属单位的档案管理工作进行监督、检查和指导，定期组织档案工作培训和业务交流，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理工作的效率和质量。5.参与档案的编研工作，开发档案信息资源，为审计工作提供参考依据和决策支持。6.负责档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和设备，确保档案库房的安全。7.完成厅领导交办的其他有关档案管理的工作任务。（三）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理科的要求，定期将本部门形成的档案整理分类，编制档案目录，向档案管理科移交。3.负责本部门档案的日常保管和利用工作，严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改或转借档案。4.配合档案管理科做好档案的鉴定、统计和清查等工作，提供有关档案管理的信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.审计业务档案：包括审计项目计划、审计通知书、审计工作底稿、审计证据、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等与审计项目相关的文件材料。2.行政管理档案：包括本厅制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、请示报告、批复文件、人事档案、财务档案、固定资产档案等。3.党群工作档案：包括党组织建设、党员教育管理、群团工作等方面形成的文件材料。4.其他档案：包括本厅在各项活动中形成的具有保存价值的照片、录音、录像、实物等档案材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.归档的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、保管期限、机构（问题）等分类方法，对档案进行分类整理。3.编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、目录号、案卷号、题名、日期、页数、备注等项目，确保档案目录的准确、清晰。4.对照片、录音、录像等特殊载体档案，应进行单独整理，编制目录，并注明相关信息，确保其完整性和可识别性。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.审计业务档案应在审计项目结束后[X]个月内完成归档工作。2.行政管理档案和党群工作档案应在次年[X]月底前完成归档工作。3.其他档案应根据实际情况及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，经部门负责人签字后，向档案管理科移交。3.档案管理科对移交的档案进行审核验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。4.档案管理科对验收合格的档案进行编号、装订、上架，并录入档案管理系统，建立档案数据库。（三）保管期限划分1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：本厅制定的重要规章制度、审计工作中形成的具有重大影响的文件材料、涉及国家机密和重要工作秘密的档案等。3.长期保管的档案主要包括：审计业务档案中的一般性项目档案、行政管理档案中的重要文件材料、党群工作档案中的重要活动记录等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案主要包括：审计业务档案中的一般性项目档案、行政管理档案中的一般性文件材料、党群工作档案中的一般性活动记录等，保管期限为[X]年。（四）保管要求1.档案管理科应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对不同保管期限、不同类型的档案应进行分类存放，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织档案管理科负责组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理科负责人、业务骨干和相关部门人员组成。（二）鉴定依据档案鉴定应依据国家有关档案保管期限的规定、本厅档案管理的实际情况以及档案的现实利用价值等因素进行。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、年度、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册经档案鉴定小组组长审核签字后，报厅领导审批。（四）销毁程序1.经厅领导批准后，档案管理科组织专人对拟销毁的档案进行销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，由监销人员和销毁人员签字确认，并将销毁记录归档保存。六、档案的利用与统计（一）利用范围1.本厅审计人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、其他相关单位因工作需要查阅本厅档案。3.司法机关因办案需要查阅本厅档案。（二）利用手续1.本厅审计人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字后，到档案管理科办理查阅、借阅手续。2.上级主管部门、其他相关单位查阅本厅档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的内容、范围等信息，经档案管理科负责人审核同意后，方可查阅。3.司法机关查阅本厅档案，应出具相关法律文书，经档案管理科负责人审核同意后，方可查阅。4.档案查阅、借阅人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损。（三）利用期限1.档案查阅一般应在档案管理科指定的地点进行，当场查阅，不得带出档案库房。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应办理续借手续。（四）统计工作1.档案管理科应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出数量、整理情况、保管期限、利用情况等进行统计分析。2.档案统计报表应及时、准确、完整，上报厅领导和上级主管部门。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过档案信息化建设，实现档案信息资源的共享，为审计工作提供便捷的信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等数字化加工，建立档案数字化副本。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合本厅档案管理工作的信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案数据库建设：建立档案数据库，存储档案的基本信息、数字化副本以及相关的管理信息，确保档案数据的安全、完整和可查询。4.档案信息安全保障体系建设：采取有效的安全防护措施，保障档案信息系统的安全稳定运行，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备完善的用户权限管理功能，根据不同用户的职责和权限，设置相应的操作权限，确保档案信息的安全。2.档案数字化副本应与纸质档案