遗产管理人名录制度

遗产管理人名录制度第一章总则第一条为规范公司遗产管理人名录管理，防范专项管理风险，提升遗产事务处理的合规性与效率，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国继承法》等相关法律法规，结合集团母公司关于风险防控与业务流程规范的管理要求，以及公司遗产管理业务发展实际，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理依据、适用范围、核心术语及管理原则，构建系统化、规范化的遗产管理人名录管理体系，确保公司遗产管理业务合法合规、稳健运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖遗产管理人名录的建立、维护、使用、监督等全过程管理。具体适用场景包括但不限于：公司及下属单位的遗产登记、遗产管理人推荐、遗产管理人资格审查、遗产管理人动态管理、遗产管理人履职监督等业务活动。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对遗产管理人名录建立、使用、监督等全流程管理活动，通过制度、流程、技术等手段，实现遗产管理人名录的规范化、标准化管理，防范遗产管理过程中的法律、合规及操作风险。（二）“XX风险”是指在公司遗产管理业务中，因遗产管理人名录管理不当可能引发的法律风险、操作风险、道德风险等，包括但不限于遗产管理人资质不合规、履职行为违规、信息泄露、利益冲突等风险。（三）“XX合规”是指公司遗产管理人名录管理活动符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度的要求，确保业务操作合法合规、流程规范、责任清晰。第四条遗产管理人名录管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：公司遗产管理人名录管理覆盖所有涉及遗产管理人推荐的业务场景，确保管理无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各层级、各部门在遗产管理人名录管理中的职责，确保责任清晰、可追溯。（三）风险导向：以风险防控为核心，重点识别、评估、处置遗产管理人名录管理中的潜在风险。（四）持续改进：定期评估遗产管理人名录管理体系的有效性，根据业务发展、法规变化及风险状况，持续优化管理流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司遗产管理人名录管理第一责任人，对遗产管理人名录管理工作的全面性、合规性负总责；分管相关负责人为直接责任人，负责遗产管理人名录管理工作的具体组织实施与监督考核。第六条公司设立遗产管理人名录管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管负责人任组长，相关部门负责人为成员，统筹协调、决策审批、监督评价公司遗产管理人名录管理工作。领导小组下设办公室，由公司[牵头部门名称]负责具体事务，负责领导小组决议的落实、制度修订、风险排查、考核监督等日常工作。第七条领导小组主要职责包括：（一）审议公司遗产管理人名录管理制度及年度管理计划；（二）统筹协调各部门、下属单位遗产管理人名录管理工作，解决跨部门协作问题；（三）决策审批重大遗产管理人名录管理事项，如名录更新、重点风险处置等；（四）监督评价公司遗产管理人名录管理体系的有效性，推动持续改进。第八条公司[牵头部门名称]作为遗产管理人名录管理的牵头部门，主要职责包括：（一）统筹制定遗产管理人名录管理制度及操作细则，组织制度宣贯与培训；（二）定期开展遗产管理人名录管理风险识别与评估，编制风险清单；（三）监督各部门、下属单位遗产管理人名录管理工作的落实情况，开展专项检查；（四）建立遗产管理人名录管理信息台账，实现动态管理。第九条公司法务部作为遗产管理人名录管理的专责部门，主要职责包括：（一）负责遗产管理人名录管理业务合规性审核，提供法律支持；（二）参与重大遗产管理人名录管理事项的决策审批，监督履职行为合规性；（三）优化遗产管理人名录管理流程，推动业务合规化、标准化建设；（四）处置遗产管理人名录管理中的法律纠纷，防范法律风险。第十条公司各业务部门及下属单位作为遗产管理人名录管理的业务部门，主要职责包括：（一）落实公司遗产管理人名录管理制度，开展本领域遗产管理人名录管理工作；（二）开展日常遗产管理人名录管理风险防控，及时上报风险事件；（三）配合领导小组及牵头部门开展遗产管理人名录管理检查与考核；（四）建立本部门遗产管理人名录管理台账，确保信息完整、准确。第十一条基层执行岗位员工作为遗产管理人名录管理的执行岗，应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守公司遗产管理人名录管理制度及操作细则，依法合规开展工作；（二）签署岗位合规承诺书，明确个人在遗产管理人名录管理中的责任；（三）及时上报发现的遗产管理人名录管理风险，如发现违规行为或潜在风险，应立即向部门负责人报告；（四）参与遗产管理人名录管理相关培训，提升合规意识与操作能力。第三章专项管理重点内容与要求第十二条遗产管理人名录建立应严格遵循以下合规标准：（一）名录来源：遗产管理人应从公司认可的推荐渠道获取，包括但不限于法律服务机构推荐、行业协会推荐、内部选拔等；（二）资质审查：遗产管理人应具备法律、财务、评估等相关专业能力，无不良从业记录，且与遗产事项无利益冲突；（三）信息完整：遗产管理人名录应包含姓名、联系方式、专业资质、从业经历、推荐单位等信息，确保信息真实、准确、完整。第十三条禁止以下行为：（一）严禁以不正当利益诱使遗产管理人违规操作，如提供回扣、恶意竞争等；（二）严禁将遗产管理人名录作为商业推广工具，未经授权不得对外泄露名录信息；（三）严禁遗产管理人利用名录信息从事与遗产管理无关的业务活动，如私下承揽其他业务、泄露客户隐私等；（四）严禁在遗产管理人名录中虚假宣传，如夸大专业能力、伪造从业经历等。第十四条遗产管理人名录管理中的重点风险防控点包括：（一）资质风险：遗产管理人应具备法定资质，如无法律、财务等专业背景或从业资格，不得进入名录；（二）利益冲突风险：遗产管理人应与遗产事项无直接利益关系，如为遗产继承人、受益人等，应主动回避；（三）信息泄露风险：遗产管理人名录应严格保密，防止信息泄露导致遗产管理混乱或纠纷；（四）履职风险：遗产管理人应依法合规履职，如违规操作、泄露遗产信息等，应承担相应责任。第十五条遗产管理人名录使用应遵循以下合规标准：（一）需求匹配：遗产管理人应与遗产事项需求相匹配，如专业领域、地域范围等，不得随意推荐；（二）动态更新：根据遗产事项进展及风险变化，及时更新遗产管理人名录，确保名录时效性；（三）监督考核：定期对遗产管理人履职情况进行监督考核，如履职不力或违规操作，应予以调整或淘汰。第十六条遗产管理人名录维护应严格遵循以下合规标准：（一）信息准确性：定期核验遗产管理人名录中的信息，确保无错漏、无过时；（二）保密管理：遗产管理人名录应作为公司核心信息进行管理，未经授权不得外传；（三）记录完整：建立遗产管理人名录管理台账，记录名录更新、使用、监督等全过程信息，确保可追溯。第十七条遗产管理人名录管理中的重点风险防控点包括：（一）名录质量风险：遗产管理人名录应严格筛选，确保名录质量，防止劣质遗产管理人误导客户；（二）操作风险：遗产管理人名录使用应规范操作，如随意推荐、虚假宣传等，应予以制止；（三）合规风险：遗产管理人名录管理应符合法律法规及公司内部制度要求，防止违规操作引发法律纠纷。第十八条遗产管理人名录管理应严格遵循以下合规标准：（一）推荐程序：遗产管理人推荐应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒特定对象；（二）尽职调查：对推荐的遗产管理人进行全面尽职调查，包括专业能力、从业经历、信用记录等；（三）监督机制：建立遗产管理人监督机制，如定期评估、投诉处理等，确保履职合规。第十九条遗产管理人名录管理中的重点风险防控点包括：（一）推荐风险：遗产管理人推荐应严格把关，防止因推荐不当引发客户投诉或法律纠纷；（二）尽职调查风险：尽职调查应全面、深入，防止遗漏关键信息导致决策失误；（三）监督风险：监督机制应有效运行，防止遗产管理人违规操作而未及时发现。第四章专项管理运行机制第十二条遗产管理人名录管理制度应建立动态更新机制，根据以下因素及时修订：（一）国家法律法规变化：如《民法典》《继承法》等法律法规修订，应及时调整制度以符合新规；（二）集团母公司管理要求变化：如母公司发布新的管理制度或管理要求，应及时同步至公司制度；（三）公司业务发展需求：如公司遗产管理业务范围扩大或业务模式调整，应及时优化制度以匹配业务需求；（四）风险变化：如发现新的风险点或风险状况变化，应及时补充或调整制度以加强防控。第十三条遗产管理人名录管理应建立风险识别预警机制，具体措施如下：（一）定期排查：每年至少开展一次遗产管理人名录管理风险排查，识别潜在风险点；（二）分级评估：对识别出的风险点进行分级评估，确定风险等级，如一般风险、重大风险等；（三）发布预警：对重大风险点发布预警通知，明确风险内容、防控措施及责任部门，要求相关部门及时应对。第十四条遗产管理人名录管理应建立合规审查机制，具体措施如下：（一）嵌入业务流程：将合规审查嵌入遗产管理人名录管理的关键节点，如名录建立、使用、更新等环节；（二）明确标准：制定合规审查标准，如资质审查标准、履职行为规范等，确保审查有据可依；（三）刚性要求：明确“未经合规审查不得实施”原则，确保所有操作合法合规。第十五条遗产管理人名录管理应建立风险应对机制，具体措施如下：（一）分级处置：对一般风险由业务部门自行处置，对重大风险由领导小组统筹处置；（二）应急流程：制定风险应对应急预案，明确应急响应流程、责任部门及协同机制；（三）责任协同：风险处置过程中，各相关部门应协同配合，确保风险得到有效控制；（四）上报要求：重大风险事件应及时上报至领导小组及母公司，并按要求提供处置报告。第十六条遗产管理人名录管理应建立责任追究机制，具体措施如下：（一）违规情形：明确违规情形及处罚标准，如提供虚假信息、违规操作、泄露信息等；（二）处罚标准：根据违规严重程度，制定相应处罚措施，如警告、罚款、解除合同等；（三）联动考核：将违规处罚结果纳入绩效考核，与绩效、评优挂钩；（四）纪律处分：对严重违规行为，依规给予纪律处分，如降级、解职等。第十七条遗产管理人名录管理应建立评估改进机制，具体措施如下：（一）定期评估：每年至少开展一次遗产管理人名录管理体系有效性评估，识别制度漏洞；（二）优化流程：根据评估结果，优化管理流程，提升管理效率与合规性；（三）持续改进：建立持续改进机制，定期复盘管理效果，推动管理体系不断完善。第五章专项管理保障措施第十八条公司各层级领导应履行专项管理推进责任，具体措施如下：（一）主要负责人：对公司遗产管理人名录管理工作负总责，定期听取工作汇报，协调解决重大问题；（二）分管负责人：负责遗产管理人名录管理工作的具体组织实施，推动制度落实；（三）部门负责人：负责本部门遗产管理人名录管理工作的日常监督，确保合规操作。第十九条公司建立考核激励机制，具体措施如下：（一）部门考核：将遗产管理人名录管理情况纳入部门年度考核，考核结果与部门绩效挂钩；（二）个人考核：将遗产管理人名录管理表现纳入个人年度考核，考核结果与绩效、评优挂钩；（三）奖励机制：对在遗产管理人名录管理中表现突出的部门或个人，给予专项奖励。第二十条公司建立培训宣传机制，具体措施如下：（一）管理层培训：定期对管理层开展合规履职培训，提升管理层对遗产管理人名录管理的重视程度；（二）一线员工培训：定期对一线员工开展操作规范培训，提升员工合规操作能力；（三）宣传普及：通过内部刊物、培训会议等形式，普及遗产管理人名录管理知识，提升全员合规意识。第二十一条公司建立信息化支撑措施，具体措施如下：（一）系统工具：开发遗产管理人名录管理系统，实现名录的电子化管理，提升管理效率；（二）流程自动化：通过系统工具实现名录建立、使用、更新等流程的自动化，减少人工操作；（三）实时监控：通过系统工具实现风险实时监控，及时发现并处置风险事件。第二十二条公司建立文化建设措施，具体措施如下：（一）合规手册：发布遗产管理人名录管理合规手册，明确合规要求及操作规范；（二）承诺书：组织员工签订合规承诺书，强化合规意识；（三）氛围营造：通过内部宣传、案例分享等形式，营造全员合规氛围。第二十三条公司建立报告制度，具体措施如