审计局档案保管制度

PAGE审计局档案保管制度一、总则（一）目的为加强审计局档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合审计局工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局机关各部门及所属单位在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则。审计局档案工作实行集中统一管理，由办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性、完整性原则。确保档案内容真实、准确，全面反映审计工作的历史过程和实际情况，保证档案的完整无缺。3.便于利用原则。按照科学的分类方法和检索工具，对档案进行整理和编目，方便档案的查询和利用。4.安全保密原则。采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.审计项目档案：包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等与审计项目相关的各类文件材料。2.行政管理档案：包括局机关的各类会议文件、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案、财务档案、设备档案等。3.业务培训档案：包括培训方案、培训教材、培训记录、学员考核成绩等与业务培训相关的材料。4.其他档案：包括上级机关下发的与审计工作有关的文件、资料，以及审计局对外交流、合作等活动中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为审计项目档案、行政管理档案、业务培训档案等大类，再根据具体情况进行二级、三级分类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速查找和利用档案。4.装订：对纸质档案进行整理和装订，确保档案整齐、牢固。三、档案的保管（一）保管场所1.审计局应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、密集架等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，以便于管理和鉴定。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。（三）保管期限1.审计项目档案的保管期限根据审计项目的性质和重要程度确定，一般分为永久、长期（10年以上）和短期（10年以下）。2.行政管理档案、业务培训档案等其他档案的保管期限按照国家有关规定执行。（四）档案清点与核对1.每年定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量准确无误。2.发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对仍有利用价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限或转为永久保存。（三）鉴定程序1.档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步整理和统计，列出清单。2.档案鉴定小组对档案清单进行审核，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经审计局领导批准后进行销毁。（四）销毁方法1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、档案的利用（一）利用范围1.审计局内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅审计局档案。3.司法机关因办案需要查阅审计局档案。（二）利用手续1.审计局内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理人员处办理查阅、借阅手续。2.上级机关、其他单位查阅审计局档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经审计局办公室负责人批准后，方可查阅。3.司法机关查阅审计局档案，应出具相关法律文书，并填写《档案查阅申请表》，经审计局办公室负责人审核，报审计局领导批准后，方可查阅。（三）利用方式1.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。3.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（四）利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅、借阅时间、查阅人或借阅人姓名、部门、查阅或借阅档案的名称、内容、利用目的等，以便对档案的利用情况进行统计和分析。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立审计局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等操作，建立电子档案数据库。（三）信息系统功能1.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的自动化和信息化。2.系统应设置不同的用户权限，确保档案信息的安全保密。（四）数据备份与安全1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.加强档案管理信息系统的安全防护，采取防火墙、杀毒软件、数据加密等措施，防止数据泄露和被篡改。七、档案管理人员职责（一）办公室档案管理人员职责1.负责档案管理工作的组织、协调和指导，制定档案管理制度和工作计划。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、安全和有效利用。3.负责档案管理信息系统的建设、维护和管理，实现档案的信息化管理。4.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）各部门档案兼职管理人员职责1.负责本部门档案材料的