审计厅档案管理制度

PAGE审计厅档案管理制度一、总则（一）目的为加强审计厅档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在审计工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合审计厅实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计厅机关各处室、直属事业单位及全体工作人员在各项审计业务活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：审计厅档案工作实行集中统一领导，由办公室负责档案的综合管理，各处室、直属事业单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化、制度化。2.真实完整原则：档案应如实反映审计工作的全过程，保证档案内容的真实性、准确性和完整性，不得伪造、篡改或擅自销毁档案。3.方便利用原则：档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的查阅效率，为审计工作提供及时、有效的服务。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立审计厅档案管理领导小组，由厅长担任组长，分管办公室的副厅长担任副组长，各处室、直属事业单位负责人为成员。领导小组负责审议档案管理工作的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）办公室办公室是审计厅档案管理的职能部门，负责档案管理工作的组织、协调和实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善审计厅档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的规范有序。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、专题目录等，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的实体安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。7.负责档案管理工作的统计和上报，及时准确地向有关部门报送档案工作统计报表。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。9.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的联系与沟通，及时了解档案工作的新政策、新要求，做好档案工作的交流与合作。（三）各处室、直属事业单位各处室、直属事业单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，并配合办公室做好档案管理的相关工作。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门在审计工作中形成的各种文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理的要求，对本部门的文件材料进行分类整理，并定期移交办公室。3.协助办公室做好档案的查阅和利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案的丢失、损坏等情况发生。三、档案的收集与整理（一）收集范围审计厅档案的收集范围包括：1.上级机关下发的与审计工作有关的文件、指示、通知等。2.审计厅制定的规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.审计项目档案，包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告、审计决定书等。4.各类会议文件、纪要、记录等。5.人事档案，包括干部任免、考核、奖惩、工资福利等方面的文件材料。6.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。7.固定资产档案，包括固定资产购置、验收、使用、维护、报废等方面的文件材料。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各处室、直属事业单位应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门在审计工作中形成的文件材料，并进行分类整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应一式两份，一份留存本部门，一份及时移交办公室。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格应符合档案管理的要求。（三）整理原则档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架等管理工作。（四）整理方法档案整理采用年度机构（问题）保管期限分类法，具体步骤如下：1.年度分类：将档案按形成年度进行分类，同一年度的档案集中在一起。2.机构（问题）分类：在年度分类的基础上，按机构（问题）进行分类。机构分类是将档案按审计厅内部的各处室、直属事业单位进行分类；问题分类是将档案按审计业务的不同类型进行分类，如财政审计、金融审计、企业审计等。3.保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案是指反映审计厅主要职能活动和历史面貌的，对审计工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映审计厅一般工作活动，在较长时间内对审计工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映审计厅短期工作活动，在较短时间内对审计工作有参考价值的档案。4.编号编目：对整理好的档案进行编号编目，编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，便于档案的查阅和利用。四、档案的保管与保护（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件较好的地方，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗报警装置等，以满足档案保管的需要。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，档案架、档案柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，同一类别的档案应集中存放，便于管理和查找。2.档案应妥善保管，防止档案的丢失、损坏、霉变、褪色等情况发生。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、害虫等对档案的侵害。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）档案保护措施1.采取必要的防火措施，档案库房应配备消防器材，并定期进行检查和维护，确保消防器材的正常使用。同时，应制定火灾应急预案，定期组织演练，提高应对火灾的能力。2.加强防盗措施，档案库房应安装防盗报警装置，并与公安机关联网，确保档案库房的安全。同时，应加强对档案库房门窗的管理，防止非法侵入。3.防潮防虫措施：档案库房应配备除湿机、防虫药品等设备和药品，定期进行除湿和防虫处理，防止档案受潮、生虫。4.做好档案的防光、防尘、防磁等工作，档案库房应避免阳光直射，窗户应安装窗帘；档案应存放在密封的档案盒、档案袋中，防止灰尘进入；对于磁性载体档案，应采取防磁措施，防止磁性信息丢失。五、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循以下原则：1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规的规定，不得损害国家利益和他人合法权益。2.方便快捷原则：档案管理部门应提供便捷的档案利用服务，提高档案的查阅效率，满足利用者的需求。3.保密安全原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案的安全，防止档案信息的泄露。（二）利用范围档案的利用范围主要包括：1.审计厅内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅审计厅档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅审计厅档案。（三）借阅程序1.审计厅内部工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等内容，经所在处室负责人签字同意后，到办公室办理查阅手续。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅审计厅档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经办公室负责人签字同意后，方可查阅档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅审计厅档案，应出具相关法律文书，并填写《档案查阅申请表》，经办公室负责人审核后，报审计厅分管领导批准，方可查阅档案。4.档案管理人员应根据查阅申请表，及时提供档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。5.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理复印手续。6.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整无损。（四）借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请，并说明理由。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循以下原则：1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值。2.实事求是原则：根据档案的实际情况，客观公正地判断档案的保存价值，不得主观臆断。3.定期鉴定原则：档案鉴定工作应定期进行，一般每[X]年进行一次，确保档案的质量和安全。（二）鉴定组织成立审计厅档案鉴定小组，由办公室负责人担任组长，各处室、直属事业单位档案管理人员为成员。档案鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要性、利用价值等因素，对档案进行逐卷、逐件鉴定。鉴定时，应参考档案的形成背景、历史意义、现实作用等方面的情况，综合判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、文号、日期、数量、销毁原因等内容，经档案鉴定小组组长签字同意后，报审计厅分管领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在档案管理部门和审计厅纪检监察部门的监督下进行。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息的彻底销毁。3.档案销毁完毕后，应填写《档案销毁清册》，记录档案的名称、文号、日期、数量、销毁时间、销毁人等信息，并由档案管理部门和审计厅纪检监察部门负责人签字确认。4.《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等相关文件应作为档案永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计，及时准确地掌握档案工作的动态。2.档案统计报表应按照国家有关规定和要求编制，报表内容应真实、准确、完整。档案统计报表应定期报送上级档案管理部门和审计厅领导。（二）移