审计档案存档制度

PAGE审计档案存档制度一、总则（一）目的为了加强公司审计档案的管理，确保审计档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥审计档案在公司经营管理中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计机构在审计工作中形成的各类审计档案，包括审计计划、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书以及与审计项目相关的其他资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：审计档案由公司审计部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实完整原则：审计档案应如实反映审计工作的全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保审计档案的安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于审计人员及其他相关人员查阅和利用审计档案。二、审计档案的归档（一）归档范围1.审计项目资料审计通知书、审计实施方案、审计工作底稿、审计证据、审计报告征求意见稿、被审计单位反馈意见及审计组的说明、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等。审计过程中形成的会议记录、谈话记录、函证回函、调查问卷、统计报表等相关资料。2.审计项目相关的其他资料与审计项目有关的举报材料、群众来信来访记录及处理情况。审计项目涉及的重要文件、合同、协议等复印件。审计项目的后续跟踪资料，如整改报告、整改情况检查记录等。（二）归档时间审计项目结束后，审计组应在[X]个工作日内将审计项目资料整理归档。对于跨年度的审计项目，在项目审计终结的次年上半年完成归档工作。（三）归档要求1.审计档案应按照审计项目立卷，一个审计项目可立一个卷或若干卷，不得将几个审计项目合并立卷。2.审计档案应采用纸质和电子两种形式保存。纸质档案应使用A4规格纸张打印或复印，并按照顺序装订成册；电子档案应与纸质档案内容一致，存储在专用的存储介质上，并进行备份。3.审计档案中的文件材料应齐全完整，签字盖章手续完备。对于重要文件材料，如审计报告、审计决定书等，应保留原件；对于其他文件材料，可根据实际情况进行复印或扫描。4.审计档案应按照档案形成的时间顺序进行排列，同一审计项目的文件材料应按照审计通知书、审计实施方案、审计工作底稿、审计证据、审计报告征求意见稿、被审计单位反馈意见及审计组的说明、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等顺序排列。5.审计档案应编制页码，并在每卷首页编制卷内目录，注明文件材料的题名、日期、页号等信息。卷内目录应打印或手写，字迹清晰，不得涂改。6.审计档案应在卷内备考表中注明本卷档案的整理情况，包括文件材料的数量、页数、整理日期、整理人等信息。卷内备考表应放置在卷末。三、审计档案的分类与编号（一）分类方法审计档案按照审计项目的性质、内容和时间等因素进行分类，具体分类如下：1.财务收支审计档案：包括对公司及所属单位财务收支情况进行审计形成的档案。2.经济责任审计档案：包括对公司领导人员、部门负责人任期经济责任审计形成的档案。3.专项审计调查档案：包括对公司特定事项进行专项审计调查形成的档案。4.内部控制审计档案：包括对公司内部控制制度建立健全及执行情况进行审计形成的档案。5.其他审计档案：包括除上述四类审计项目以外的其他审计项目形成的档案。（二）编号规则审计档案的编号采用“年度+分类代码+项目序号”的方式，具体规则如下：1.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“20XX”。2.分类代码：采用大写英文字母表示，分别对应上述五类审计档案，即“C”表示财务收支审计档案，“E”表示经济责任审计档案，“S”表示专项审计调查档案，“I”表示内部控制审计档案，“O”表示其他审计档案。3.项目序号：采用四位数字表示，按照审计项目归档的先后顺序依次编号，从“0001”开始。例如，2023年归档的第3个经济责任审计项目档案编号为“2023E0003”。四、审计档案的保管（一）保管期限审计档案分为永久保管、定期保管两类。定期保管的期限分为30年和10年。1.永久保管的审计档案涉及公司重大经济决策、重大违法违纪问题的审计项目档案。公司领导人员任期经济责任审计档案。审计决定书中涉及对公司资产、负债、损益有重大影响的审计项目档案。审计移送处理书中涉及对有关部门和单位有重大影响的审计项目档案。2.定期保管3O年的审计档案除永久保管以外的财务收支审计档案。专项审计调查档案。内部控制审计档案。3.定期保管10年的审计档案除上述两类以外的其他审计项目档案。（二）保管要求1.保管场所：公司应设立专门的审计档案保管库，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保审计档案的安全。2.档案存放：审计档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并建立电子档案索引，便于快速检索。3.定期检查：公司审计部门应定期对审计档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，发现问题及时采取措施进行处理。检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等方面。4.档案修复：对于破损、褪色的审计档案，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。修复或复制的档案应与原档案一同保管，并在卷内备考表中注明修复或复制情况。五、审计档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部审计人员因工作需要查阅审计档案的，应填写《审计档案查阅申请表》，经审计部门负责人批准后，方可查阅。2.公司其他部门人员因工作需要查阅审计档案的，应填写《审计档案查阅申请表》，经审计部门负责人和公司分管领导批准后，方可查阅。3.外部单位因工作需要查阅审计档案的，应持单位介绍信，填写《审计档案查阅申请表》，经公司审计部门负责人和公司分管领导批准后，方可查阅。查阅涉及国家机密、商业秘密的审计档案，应按照国家有关规定办理审批手续。（二）查阅程序1.查阅人应提前向审计部门提出查阅申请，说明查阅目的、查阅范围等信息。2.审计部门收到查阅申请后，应进行审核，符合查阅条件的，开具《审计档案查阅通知书》，告知查阅人查阅的时间、地点、注意事项等信息。3.查阅人应按照《审计档案查阅通知书》的要求，在规定的时间和地点查阅审计档案。查阅时，应在审计档案查阅登记簿上登记查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。4.查阅人不得在审计档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损等，如需复印或摘录审计档案内容的，应经审计部门负责人批准，并在审计档案查阅登记簿上注明复印或摘录的内容、页数等信息。（三）借阅权限1.公司内部审计人员因工作需要借阅审计档案的，应填写《审计档案借阅申请表》，经审计部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.公司其他部门人员因工作需要借阅审计档案的，应填写《审计档案借阅申请表》，经审计部门负责人和公司分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外部单位因工作需要借阅审计档案的，应持单位介绍信，填写《审计档案借阅申请表》，经公司审计部门负责人和公司分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅涉及国家机密、商业秘密的审计档案，应按照国家有关规定办理审批手续。（四）借阅程序1.借阅人应提前向审计部门提出借阅申请，说明借阅目的、借阅期限等信息。2.审计部门收到借阅申请后，应进行审核，符合借阅条件的，开具《审计档案借阅通知书》，告知借阅人借阅的时间、地点、注意事项等信息。3.借阅人应按照《审计档案借阅通知书》的要求，在规定的时间和地点借阅审计档案。借阅时，应在审计档案借阅登记簿上登记借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、借阅期限等信息。4.借阅人应对借阅的审计档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自带出公司。如因特殊情况需要带出公司的，应经审计部门负责人批准，并办理相关手续。5.借阅人应在借阅期限届满前归还借阅的审计档案，如需延期，应办理续借手续。归还时，审计部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、审计档案的销毁（一）销毁条件审计档案保管期满，经鉴定确无保存价值的，可以按照规定程序进行销毁。（二）鉴定程序1.公司审计部门应定期对保管期满的审计档案进行鉴定，成立由审计部门负责人、审计人员和档案管理人员组成的鉴定小组，对审计档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据审计档案的内容、性质、时间等因素，对审计档案的保存价值进行综合分析，提出鉴定意见。对于仍有保存价值的审计档案，应继续保管；对于确无保存价值的审计档案，应提出销毁意见。3.审计部门应将鉴定小组提出的销毁意见报公司分管领导审批，经批准后，方可进行销毁。（三）销毁程序1.审计部门应编制《审计档案销毁清册》，详细记录拟销毁审计档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。《审计档案销毁清册》应一式两份，一份由审计部门留存，一份报公司档案管理部门备案。2.审计部门应按照《审计档案销毁清册》的内容，对拟销毁的审计档案进行清点核对，确保销