内部审计外包询价制度

PAGE内部审计外包询价制度一、总则（一）目的为规范公司内部审计外包询价行为，确保选择合适的审计服务供应商，提高内部审计工作质量和效率，降低审计成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部审计外包项目的询价活动，包括但不限于年度财务审计、专项审计、内部控制审计等各类审计项目。（三）基本原则1.合规性原则：询价活动必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求，确保整个过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，保证询价过程的公平性和公正性，不受任何外部因素干扰。3.保密性原则：在询价过程中，涉及的公司机密信息、供应商报价等资料应严格保密，防止信息泄露。4.效益性原则：通过科学合理的询价程序，选择性价比高的供应商，实现公司内部审计外包效益最大化。二、询价流程（一）需求评估与计划制定1.需求评估内部审计部门根据公司业务发展需求、监管要求以及内部管理需要，对拟外包的审计项目进行全面评估。明确审计项目的目标、范围、重点内容、时间要求等关键要素。分析项目的复杂性和风险程度，为后续询价及供应商选择提供依据。2.计划制定基于需求评估结果，制定内部审计外包询价计划。计划应包括询价的时间安排、参与询价的人员组成、询价方式的选择、预算控制等内容。确定询价的关键时间节点，如发布询价文件的日期、供应商报价截止日期、开标日期等，并确保各环节紧密衔接，按时推进。（二）询价文件编制1.基本信息询价文件应包含公司简介、项目概述等基本信息，使供应商能够全面了解询价项目的背景和要求。2.审计要求详细阐述审计项目的目标、范围、审计内容、审计方法、质量标准等具体要求。例如，对于年度财务审计，应明确审计财务报表的范围、审计重点科目、审计应遵循的会计准则等。提供审计所需的相关资料清单，如财务报表、业务数据、内部控制文档等，以便供应商准确评估工作量和报价。3.供应商资质要求规定供应商应具备的资质条件，如具有独立法人资格、具备相应的审计资质证书（如注册会计师事务所执业证书等）、一定年限的相关审计经验、良好的信誉等。要求供应商提供相关资质证明文件作为询价响应的一部分。4.报价要求明确报价的范围，包括审计服务费用、差旅费、报告编制费等各项费用明细。要求供应商按照规定的格式进行报价，确保报价内容清晰、准确。说明报价的有效期，一般为自报价截止日期起[X]个工作日，以保证在有效期内公司能够基于供应商报价进行合理决策。5.服务期限与交付成果确定审计服务的期限，明确开始日期和结束日期。规定供应商应提交的交付成果，如审计报告、管理建议书等，以及交付成果的格式、内容要求和提交时间。（三）询价发布1.发布渠道选择根据公司的供应商资源库、行业口碑以及以往合作经验等，选择合适的询价发布渠道。常见的渠道包括专业的招标网站、行业论坛、公司官网、直接向潜在供应商发送询价文件等。对于重要的审计外包项目，应同时在多个渠道发布询价信息，以扩大供应商参与范围，提高竞争程度。2.发布内容在选定的渠道上发布询价文件，确保供应商能够获取完整、准确的询价信息。发布内容应包括询价文件的电子版链接（如有）、纸质版获取方式（如邮寄地址、现场领取地点等）、询价截止日期、联系方式等关键信息。（四）供应商响应1.报名登记供应商在获取询价文件后，应按照要求进行报名登记。报名登记信息应包括公司名称、联系人姓名、联系方式、资质证明文件等内容。内部审计部门对报名供应商进行资格初审，剔除不符合资质要求的供应商，确保参与询价的供应商具备基本条件。2.询价响应文件编制供应商根据询价文件要求，编制询价响应文件。响应文件应包括公司简介、相关资质证明、审计方案、报价明细、服务承诺、业绩案例等内容。审计方案应详细说明针对本项目的审计思路、方法、步骤以及人员安排等，体现供应商对项目的理解和专业能力。报价明细应清晰列出各项费用的计算依据和金额，确保报价合理、透明。3.响应文件提交供应商应在规定的报价截止日期前，将询价响应文件按照要求的方式提交给公司内部审计部门。提交方式可以是纸质版邮寄、现场递交或电子版发送至指定邮箱等。内部审计部门在收到响应文件后进行登记，并检查文件的完整性和合规性。如发现响应文件存在问题，应及时通知供应商进行补充或修正。（五）询价评审1.评审小组组成成立询价评审小组，成员应包括内部审计部门负责人、财务部门代表、法务部门代表以及相关业务专家等。评审小组应具备专业的知识和经验，能够对供应商的报价、方案、资质等进行全面评估。明确评审小组各成员的职责分工，确保评审工作有序进行。2.评审内容报价评审：对各供应商的报价进行比较和分析，评估报价的合理性。不仅要关注报价金额，还要考虑报价包含的服务内容、质量承诺等因素。可以采用最低价法、综合评分法等方法进行报价评审，具体方法根据项目特点和公司要求确定。审计方案评审：审查供应商的审计方案是否科学合理、针对性强，是否能够满足项目的审计目标和要求。评估审计方法的可行性、审计程序的完整性以及人员配备的合理性等。资质与信誉评审：核实供应商的资质证明文件真实性和有效性，查看供应商的信誉记录，如是否存在违法违规行为、合同纠纷等情况。业绩案例评审：考察供应商以往类似审计项目的业绩情况，包括项目规模、完成质量、客户评价等，以了解供应商的实际工作能力和服务水平。3.评审过程评审小组按照既定的评审标准和方法，对供应商的询价响应文件进行逐一评审。评审过程中，评审小组成员应充分发表意见，对存在疑问的地方及时与供应商沟通核实。评审小组可以采用会议评审、现场考察等方式，深入了解供应商情况。例如，对于业绩案例可以实地走访客户进行核实，对于审计方案可以要求供应商进行现场讲解和答疑。4.评审报告编制评审结束后，评审小组应编制评审报告。报告应包括评审过程概述、各供应商的评审情况（报价、方案、资质、业绩等）、推荐意见等内容。推荐意见应明确建议选择的供应商及其理由，如该供应商报价合理、审计方案优秀、资质信誉良好等。对于未被推荐的供应商，也应说明原因。（六）合同签订1.合同谈判根据评审报告推荐的供应商，与供应商进行合同谈判。谈判内容包括合同条款的协商、服务细节的明确、价格调整机制、违约责任等。内部审计部门应与法务部门密切合作，确保合同条款符合法律法规要求，保护公司的合法权益。2.合同签订合同谈判达成一致后，按照公司合同管理规定签订内部审计外包合同。合同应明确双方的权利义务、服务内容、服务期限、费用支付方式、保密条款、违约责任等具体条款。合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、内部审计部门等，以便各部门按照合同要求履行职责。三、询价监督与管理（一）监督机制1.内部监督公司内部审计部门负责对询价过程进行内部监督，确保询价活动符合制度要求。定期对询价项目进行检查，审查询价文件编制、供应商选择、评审过程等环节的合规性和公正性。内部审计部门可以通过调阅询价文件、评审记录、合同文本等资料，以及与参与询价的人员进行访谈等方式进行监督。2.外部监督接受公司内部其他部门的监督，如财务部门、法务部门等。各部门可以根据自身职责，对询价活动中涉及的财务事项、法律合规性等方面进行监督，提出意见和建议。对于重大的内部审计外包询价项目，必要时可以邀请外部审计机构或专业顾问进行监督，确保询价过程的规范和透明。（二）供应商管理1.供应商档案建立建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、参与询价项目情况、合同履行情况等。供应商档案应作为公司供应商管理的重要依据，便于对供应商进行跟踪和评估。2.供应商绩效评估在内部审计外包项目结束后，对供应商的服务质量、工作效率、合同履行情况等进行绩效评估。评估可以采用问卷调查、客户反馈、项目成果评价等方式进行。根据绩效评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励或优先合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、限制合作甚至淘汰处理。（三）保密管理1.保密制度制定制定内部审计外包询价活动保密制度，明确保密责任主体、保密范围、保密措施等内容。保密范围应包括询价文件、供应商报价、评审过程记录、合同条款等所有涉及公司机密和供应商商业秘密的信息。2.保密措施执行要求参与询价活动的所有人员签订保密协议，承诺对涉及的保密信息严格保密