审计局采购内部控制制度

PAGE审计局采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强审计局采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、透明、高效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局内部所有采购项目，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.合规性原则：采购流程应符合审计局内部规章制度要求。3.公开透明原则：采购信息应公开，采购过程应接受监督。4.公平竞争原则：确保供应商之间公平竞争，择优选取。5.效益原则：追求采购资金的最大使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由审计局主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立采购办公室，负责采购活动的具体组织实施。其职责包括：1.编制采购计划和采购预算。2.制定采购方案，选择采购方式。3.发布采购信息，组织招标、谈判、询价等采购活动。4.审查供应商资格，组织评标、定标。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况。6.整理采购文件，建立采购档案。（三）采购监督部门审计局内部审计机构负责对采购活动进行全程监督。监督内容包括：采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等。对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关人员责任。（四）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购文件编制，协助采购执行部门进行供应商考察等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，办理采购资金支付手续，对采购资金使用情况进行监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购办公室应根据审计局工作需要和年度工作计划，会同需求部门、财务部门等编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容。3.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑实际需求和成本效益，确保预算科学合理。（二）预算审批采购预算编制完成后，报采购领导小组审议，经审计局局长批准后执行。（三）预算调整采购项目实施过程中，因特殊原因需要调整采购预算的，由采购办公室提出申请，说明调整原因、调整金额等，经采购领导小组审议，报审计局局长批准后进行调整。四、采购计划管理（一）计划制定采购办公室应根据采购预算和工作实际情况，制定年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的总体安排，月度采购计划应细化到具体采购项目和时间节点。（二）计划审批采购计划报采购领导小组审批后实施。（三）计划执行采购执行部门应严格按照采购计划组织采购活动，确保采购任务按时完成。如因特殊情况需要变更采购计划的，应提前报采购领导小组批准。五、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式。2.招标程序：采购办公室发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件。采购办公室组织开标、评标、定标。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：与公开招标类似，但邀请供应商的范围有限。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购办公室成立谈判小组。谈判小组制定谈判文件，邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购办公室填写单一来源采购申请表，说明采购理由。报采购领导小组审批。采购办公室与供应商协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购办公室成立询价小组。询价小组向符合条件的供应商发出询价通知书。供应商报价。询价小组根据报价情况确定成交供应商。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购执行部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括：供应商的营业执照、税务登记证（或统一社会信用代码证）、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。（二）供应商选择1.根据采购项目需求和供应商资格审查情况，选择合格的供应商参与采购活动。2.优先选择信誉良好、产品质量高、价格合理、售后服务优的供应商。（三）供应商评价与管理1.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。2.对于评价不合格的供应商，应暂停或取消其参与采购活动的资格。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评价情况等，为后续采购活动提供参考。七、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目特点和采购方式，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，报采购领导小组审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、公正性等。（三）采购文件发放采购文件经审核通过后，按照规定的方式发放给潜在供应商。（四）采购文件保存采购执行部门应妥善保存采购文件，建立采购文件档案，保存期限按照相关规定执行。八、采购活动实施（一）招标采购1.开标：采购执行部门应按照招标文件规定的时间、地点组织开标。开标时，应邀请所有投标人参加，当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.评标：采购执行部门应依法组建评标委员会，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。评标过程应严格保密，评标结果应客观公正。3.定标：采购领导小组根据评标委员会的评标报告，确定中标供应商。（二）谈判采购1.谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判内容和结果。2.谈判结束后，谈判小组应根据谈判情况，确定成交供应商。（三）询价采购1.询价小组向供应商发出询价通知书，供应商应在规定时间内报价。2.询价小组根据供应商的报价情况，确定成交供应商。九、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订前，应报采购领导小组审核。审核通过后，由采购执行部门与供应商签订合同。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.供应商出现违约情况时，采购执行部门应及时采取措施，追究供应商的违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，因特殊原因需要变更或解除合同的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报采购领导小组备案。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员对采购项目进行验收。2.验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等，工程的质量、进度、验收标准等，服务的内容、质量、效果等。3.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。十、采购资金支付（一）支付申请采购执行部门应根据采购合同和验收报告，填写采购资金支付申请表，报财务部门审核。（二）支付审核财务部门应按照相关规定，对采购资金支付申请表进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、资金支付的合规性等。（三）支付审批采购资金支付申请表经财务部门审核通过后，报审计局局长审批。（四）支付执行财务部门根据审计局局长的审批意见，办理采购资金支付手续。十一、采购监督与审计（一）内部监督采购监督部门应加强对采购活动的日常监督，定期检查采购程序是否合规、采购文件是否完整、采购过程是否公正、采购结果是否合理等。发现问题及时督