职场英语邮件的写作规范及详解样本

职场英语：邮件写作规范详解

一、基本要素

英文电子邮件基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及签名。

1.主题（Subject）:电子邮件最重要某些是主题，假设呜们都是很忙人，在打开邮箱阅读邮

件时，第一眼看到就是邮件主题。因此，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮

件主题需要注意不超过35个字母，将位于句首单词和专有名词首字母大写。例如：

SomequestionsaboulC++.在比较正式格式中，需要把每个单词首字母大写（介词、冠词除

外）。例如:

YES:Suppliertraining

NO:professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）

主题框内容切忌含糊不清,

NO:像Newsaboutthemeeting这样表达，

YES:应改为Tomorrow'smeetingcanceledo

普通来说，只要将位于句首单词和专有名词首字母大写即可。此外一种较为正规格式可将除

了少于5个字母介词、连接词或冠词之外每一种单词首字母大写。

YES:NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation

NO:detailedcalculation

视信内容与否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformalion,供参照），如:

URGENT:Submityourreporttoday!

2.称谓（称呼Salutation）:如果是第一次给对方写信，那么称谓最佳用“Dear+全名”，

注意首字母均大写，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，咱们也可以

类似非正式地回答。例如：“Hello/HiLillian”.在实际通信中也许遇到不懂得对方姓名,

可以用"Dear+对方头衔”，如"DearPresident",或者"Dear+Sir/Madam”形式。英国

人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是

详细状况而定。

注意：（1）在同辈亲朋朋友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最佳使用头衔加上姓。

YES：Tommy,或者Mr.Smith。

（2）称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间普通空一行，开头不必空格。如：

Jimmy,

IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.

Best,

（3）人家名字千万不要错，老一辈看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样，头衔都不要错.头衔或

学位，任择其一吧.如下是同样：HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt

（4）多过一种男性，用Messrs（Jmesaz］各位先生意思），就是Misters意思，其后不要跟

名字，只跟姓就可以。如：Messrs.Sniith.Wyatt,andFury0反正，如果多过一位女性，用

Mcsdamcs/Mmes./Mses.同样不要跟名字.例子：Mses.Farb,Lionel,andGray。如果男女一起

呢？弄清晰称呼就行，例如：Dr.andMrs.HaroldWright/Mr.HaroldWrightandDr.Margaret

Wright/Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn

（5）有人有自己头衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用普通头衔，有时不懂得对方

头衔，就用Ms.例如：Ms.SarahGray。

（6）职衔短可以一行过，长就下一行吧.例如：

KenGreen,President/KenGreen/VicePresidentofInternationalOperations

NO:KenGreen/VicePresidentofUnicomChina

YES:KenGreen/VicePresident,UnicomChina

（7）老外名字有时有Jr.或Sr.,之前逗点是随你喜欢，如下都是对的：

YES:MichaelJ.Smilh,Jr./MichaelJ.SmilhSr.

（8）用人家名字总好过人家头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信信件，可以考虑这些：

DearCommitteeMember:

DearMeetingPlanner:

DearColleagues:ToAllSalesReps:

ToWhomItMayConcern:

DearSirorMadam:

DearMadamorSir:

DearPurchasingAgent:

如果是全公司：

YES:GentlemenorLadies:/LadiesorGentlemen:

（9）有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊，看：

YES:DearMr.Jones:（非常正规）/DearJoan:

DearJim,/Jim,（非正规）

2.正文（Body）：在书写正文时，把最重要事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写

在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，咱们需要注意邮件正文构造美感，邮件段落

最佳控制在两三段之内.如果一封电子邮件涉及各种信息点，咱们可以采用分条目办法，

如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达内容层次清晰。邮件内容应注意单词拼写、大

小写、标点、语法等。所谓以小见大。

写信给别人时普通惯用Howareyoubeenrecently?

问答别人邮件时普通惯用【amhappytoreceiveyoure-mail.

3.结尾语：在正文之后添加结束语。注意普通结尾语中只有第一种单词首字母大写而剩余

单词都小写，此处与称呼不同。例如：

普通电子邮件：Sincerely/Sincerelyyours.....

私人电子邮件：Regards/Bestwishes/Bestregards/Withbestwishes/Wishbestregards/Yours/

Cheers

书信结尾致意要留意，弄清人们关系才选取用词，例子：

（1）VeryFormal非常正规（例如给政府官员）

Respectfullyyours,Yoursrespectfully,

（2）Formal正规（例如客户公司之间啦）

Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,

（3）LessFormal不太正规（例如客户）

Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially.Cordially,

（4）Informal非止规（例如朋友，同事之类）

Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards.Mybest.Givemybestto

Mary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!

此外，有时在we,I,andyou之间选取是很烦事一

如果是公司代表联系生意之类，可以用：Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopec

willreimburseyoufortheselegalexpenses.

如果单纯说你自己,可以用Ifoundthebrochureveryinformative.

二、有时以i起用啦...：Wcarcpleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIam

lookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.

那么I和you呢?普通来说，收信人利益比较重要，名义上都要这样想.给人尊重语调就普通

不会错了。多用you有时会有隔阂感觉，例如：

Youwillbepleasedtoleamthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Your

promptresponsewillbeappreciaied.（好像欠你同样）

Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonour

advisoryboard.Ihopeyou'11agreetoserve.（这就友善多了）

Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（不用你来判断我呀~~）

Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsabout

performanceappraisals.（客气——点）

总之，语调和宾词运用得当能决定你礼貌限度。

B.信尾客套话（Complimentaryclose）普通也很简要。经常只须一种词,如:Thanks,'Best

Cheers,不需要用普通信函中Sincerelyyours'或Bestregardso

签名：在正文最后需要签名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名背

面注明(Mn/Ms.)。对于咱们中华人民共和国人，为了区别姓和名，可以把咱们姓字母所有大

写，例如XIONGLillian.如果写信人代表是一种组织或部门，应在名字下一行写上自己职

位、所属部门。不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签，签名也看信件语调.给朋友或公司客

户，签Bill也可以，给陌生人就最佳用Gates或者BillGates。

ever/Withlove/Affectionately.....

其他注意事项：

A、文法

1切忌主客不分或模糊

例子：Decidingtorescindtheearlierestimateyourreportwasupdatedtoinclude$40,000for

newequipmente

应改为：Decidingtorescindourearlierestimateywehaveupdatedourreporttoinclude

$40,000fornewequipment.（We咱们是主语，不是report。）

2句子不要零散

例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsabout

compliance.应当连在一起。

3、构造对称，令人容易理解。

例子：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontract

hadbeenalteredwithinkmarkings.

应改为：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthe

contract.

4、单复数不要搞乱，否则会好耀眼，看不舒服。

例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.

5、动词主词要呼应。想想这两个分别：

1)Thisisoneofthepublic>relationsfunctionsthatisunderbudgeted.

2)Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.

6、时态和语调不要转变太多，不要挥霍人家精力啊。

7选词对的

像affect和effect,operative和operational等等就要弄清晰才好用啦。

8、地址上数字直接用阿拉伯数字吧，除了One,例子：

127NinthAvenueNorth

127E.15Street

5ParkAvenue

OneWingrenPlaza

556-91Street

B、文体

1、可读性：对象是大学限度话，用高中英文就行，不要觉得人人都是语言大师，多用短句

（15-20字吧），技术性字，就更加要简朴易明.

2、注意段落开头.普通来说，重要或强调事情都放在信件或段落开头，而句子就放在最尾.例

如：（1）.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally»heforwardedhis

congratulationsoncassettetape.

（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthe

meetingpersonally.两者强调事情就有分别了.

3、轻重有分，同等重要用and来连接，较轻放在次要句子里.

4、意思转接词要留神.例如：but（相反），therefore（结论），also（增添），forexample（闽明）.

分不清furthermore和moreover就不要用啦.

5、句子开头不要含糊不清主词。

例子：Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhave

delayedfurtheraction.They是指什么呀？开头少用this,that,it,they,或which.

6修饰词位置要小心，

例如：HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.

应为HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.

7、用语要必定精确.切忌含糊.

例如:Thefiguresshowasignificantincrease.”如何significant呀，

改为：Thefiguresshowanincreaseof19%.

8、.立场观点一致.少用被动语.

例如：PartialdatashouldbesubmittedbyApril.

改为：YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就较好了.

C・格调

1、式样和句子长度不要太单调.千篇一律subject-verb-object会闷死人.有时短句跟着长句可

以化解一下.

2、弱软词(e.g.was,were,is,are...)可以加强一点.

例如：Pruntonproductsarehighlyeffectivein...

改为：Pruntonproductsexcelin…就有力诸多了.

3、亲切，口语化是比较受欢迎！用宾词和积极词，让人家受落.

例如：(1).Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”

(2).Wesincerelyappreciateyourinformation.明显地，咱们会喜欢第2句.

D内容与附件

E-mail文体此外一种特点是简朴明了，便于阅读，太长内容可以以附件方式发出。一种段

落大多仅由一到三个句子构成。

三、英语电子邮件写作应遵循五C原则

商务英语电子邮件正文写作应当遵循五C原则,即CorrectnessNConciseness>

Complete>Clarity和Courtesy原则。

1.精确原则

由于商务英语电子邮件涉及是商务活动双方权利、义务关系，其精确性对商务治

理与沟通至关重要。详细而言，不但电子邮件英语语法、标点符号和拼写要做到

精确无误，电子邮件内容还要论述精确，以免引起误会纠纷。

2•简洁原则

简洁原则是商务英语写作最重要原则，指在不影响完整性和礼貌性前提下，尽量

使用简朴句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂电子邮件既挥霍写时间，也

会给阅读者带来不必要麻烦，故商务英语电子邮件应以简要扼要为第一要务。

在详细写作中，商务英语电子邮件呈现出句法特性是句子构造简朴明了，有大量

省略句和不完整句。其词汇特性是用语简洁，语言简要扼要。

此外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表达you,Pls表达

please,Info表达information,Qty表达quantity,P"C表达piece,I,"C表达Ietter

ofCredit,FOB表达FreeonBoardo

例IItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.Thisproductmusthavethe

qualitycertificateissuedinFrance.

例2Price:FOBShanghaiUSD96"PC.

例3Hopeyoucanacceptit.

例1中两个单句具备明显因果关系，但写并不使月表达因果关系连接词如since、

because,这种舍长句、复合句，选短句、简朴句，喜并列、弃从属句法特性在商

务英语电子邮件写作中十分常用。例2中缩略语使用，例3中不完整句选取，反

映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

3.完整原则

商务电子邮件内容应力求详细、明确、完整，提供读者所需要信息，特别像盘、

询问贸易条件等需要回函电子邮件，更需要清晰完整，由于只有包括详细信息邮

件，才干达到良好沟通效果。邮件与否完整，可以用5W1H来检查，即who,when,

where,what,why和how。

4•清晰原则

商务英语电子邮件写作要做到层次清晰，用词精确。详细体当前：

例1Wewilldeliveryourgoodssoon.

例2中significant一词意为明显、不小，语义模糊，故可以用品体数字替代。例

2中soon表达不久、不久，语义不明确，没有指出详细供货时间，可改为详细年

月日。

5.礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交

易成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方容易接受。在写

作电子邮件时，可以通过使用虚拟语调、委婉语调等办法迂回地表达观点，提出

规定。

例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers,

wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.

彳列21wouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65,000

pieces.

例1中虚拟语调和例2中委婉语调使用，缓和了商务谈判语调，既明确了自己立

场，又使对方面子免于受损，语调自然诚恳，礼貌得体，很容易为对方接受。

四、典型范例

（一）

DearMr./Ms,（齐头式）

Mr.JohnGreen,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to7andwouldliketocorrie

andseeyou,say,onJune3at2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.Pleaseletus

knowifthetimeisconvenientfbryou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest.

Yoursfaithfully,

尊敬先生/小蛆

咱们总经理约翰格林将于六月2口到7口在巴黎，关于在那开样品房事宜，她会于六月

3日下午2:00点拜访您。

请告知这个时间对您与否以便。如不以便，请建议详细时间。

您诚挚

BacktoTop（缩进式）

〈回信,

DearMr./Ms,

ThankyouforyourletterinformingusofMr.Green'svisitduringJune2-7.Unfortunately,

Mr.Edwards,ourmanager,isnowinCairoandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.He

would,however,bepleasedtosecMr.Grcenanytimeafterhisreturn.

Wclookforwardtohearingfromyou.

Yoursfaithfully,

尊敬先生/小姐

谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生来访。不巧，咱们总经理艾得华先生现正在巴

黎，到六月中旬才干回来。但她回来后乐旨在任何时间会见格林先生。

但愿收到您来信。

您诚挚

<BacktoTop>

DearMr/Ms,

IrepresenttheW/PElectronicsCompanyinDallas,andwillbeinKunmingfromnext

MondaytoFriday,(October5-9).Ishouldliketocallonyoutodiscussournewmonitor.WonId

0930hoursonTuesday,October6beconvenient?

IshallbeinBeijing,attheGreatWallHotel,fromTuesday,September29,untilSunday,

October4,whereamessagewillreachme.Ifthedayisnotconvenient,willyoupleasesuggest

another.

Yoursfaithfully

尊敬先生/小姐

我是达拉斯W/P电子公司代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。我乐于

请您商讨咱们新显示屏。星期二即10月6日上午09：30与否以便？

从周二，即9月29日，我将住在北京长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有告

知给我。如商讨日期不以便，请此外建议。

<BacktoTop>

（回信>

DearMr/Ms,

ThankyouforyourletterofSeptember26.Weshallbeverypleasedtoseeyouanddiscuss

yournewmonitor,butOctober6isnotsuitable.Wewillbehappytomeetwithyouat9:30a.m.on

Wednesday,October7,ifthetimeisconvenientfbryou.

Welookforwardtomeetingyou.

Yoursfaithfully

尊敬先生/小姐

咱们将很高兴与您会晤并与您商谈新显示屏，但10月6日不太适当。如以便话，咱们

愿在10月7日与您会晤。

期待与您会面。

您诚挚

<BacktoTop>

DearMr./Ms,

IamatpresentinHamburgvisitingtheharbourwithaviewtomakingknownournewtype

ofcontainerforuseinEurope.

IshallbeinAntwerponWednesday,4thJune,andshouldliketocallonyoua(2.00p.m.on

thatday.

IfIdonothearfromyoutothecontrary,Ishallassumethatitwillbeconvenientforneto

callalthattime.

Yoursfaithfully

尊敬先生/小姐

我现正在汉堡参观港口，以让欧洲理解并使用咱们新型集装箱。

星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：00打电话给你。

对此商定如不来信，我将以为于这个时间打电话是以便。

您诚挚

<BacktoTop>

DearMr./Ms,

Mr.JackBaron,ourpersonneldirector,hasaskedmetoacknowledgeyourapplicationfbr

thepostofaccountantandtoaskyoutocometoseehimonFridayafternoon,5thJuly,athalfpast

two.

Iwillappreciateyourlettingmeknowwhetheryouwillbeabletocome.

Yoursfaithfully

尊敬先生/小姐

杰克巴伦先生，咱们人事主任，让我向你申请会计职位表达感谢，并请你于7月5日

星期五下午两点半来见她，

与否能来，请告知，多谢。

您诚挚

<BacktoTop>

<回信,

DearMr./Ms,

ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFriday

afternoon,5thJuly,at2:30.1shallbehappytobe(hereasrequestedandwillbringmydiploma

andotherpaperswithme.

Yoursfaithfully

尊敬先生/小姐

谢谢昨日来信告知我面试，我将于规定7月5日，周五下午两点半到达，并带去我证

书及其他书面材料。

你诚挚

二

I.

主题：信息查询回答样本

尊敬CharlesAznavour先生：

您7月16日查询现已收到。得知贵公司对咱们产

品有兴趣,....深...感荣幸。

咱们已通过DHL给您邮寄了我公司最新产品目录以

及某些惯用原料样品

很抱歉未能寄上全套样品.但保证我公司产品质量

的确如您所期

我公司业务部经理AngelaWang女士将于下月到法国

出差，但愿届时能与您面谈并奉上全套产品样品。相

信看了这些样品之后，您也会批准咱们产品用料考

究、质量上乘、工艺精良.能吸引最挑剔买家

除了您查询产品以外，我司还生产品种繁多小

机具。货公司若感兴趣，可浏览我公司网页

.coni/dcsclcc.co

期待您订单

顺祝商祺.，

陈国玉，总经理

达尼米克出口，海电子有限公司

.com/deselec.co

SamplereplytoanRFI

DearMr.CharlesAznavour.

Thankyouforyourinquirydated16July.Weare

pleasedtohearthatyouareinterestedinourproducts.

Wehavesentyouacopyofourlatestcatalogby

DHL,togetherwithsamplesofsomeofthematerials

weregularlyuseinmanufacturingofourproducts.

Iregrettosaythatwecannotsendyouthefullrangeof

samples.Youcanbeassured,however,thatourproducts

areofthequalityyouexpect.

Mrs.AngelaWang,ourSalesManager,willbein

Francenextmonthandwouldbepleasedtovisityou.

Shewillhavewithherawiderangeofourproducts.

Whenyouseethem,wethinkthatyouwillagreethat

onlythebestqualitymaterialsareused,andthatthe

highstandardofworkmanshipwillappealtothemost

discriminatingbuyer.

Wealsomanufactureawiderangeofwidgetsinwhichyou

maybeinterested.Youcanfindafullillustrationofthemin

ouronlinecatalogat.com/deselec.co

Welookforwardtoreceivinganorderfromyou.

Yourssincerely,

ChenGuoYu.GeneralManager

DynamicExportsShanghaiElectronicCo.,Ltd.

.com/dcselec.co

SamplereplytoanRFI

DearMr.ErrolGamer,

Thankyouforyourenquirydated2October.Inresponse,

wewouldlike(omake(hefollowingoffer,subjecttoour

finalconfirmation:

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Specifications:Aspertheattachedlist

Packing:Looseinboxesof5kgnet

Quantity:100boxes

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Shipment:January/February

Payment:Confirmed,irrevocableletterofcredit

payablebydraftonsighttobeopened

30daysbeforethetimeofshipment

Underseparatecover,wehavesentyousamplesofvarious

sizes,ourcatalogandpricelist.

Ifyoufindourofferacceptable,pleasee-mailorfaxusfor

confirmation.

Yourssincerely,

ChenGuoYu.GeneralManager

DynamicExportsShanghaiElectronicCo.,Ltd.

.com/dcselcc.co

2.

尊敬ErrolGarner先生:

贵公司10月2日查询函已收悉。如下报价需在我司

确认后，方为有效.：

产品名称：钢质螺丝钉

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包装：......散装，每盒净重5公斤.

数量：100盒

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交货期：1月..份/2月..份.

付款方式：...........不可撤销保兑信用证，应于装运日期前

30天开具，见票即付

咱们已分别寄出各种型号产品样品、产品目录和价

日表.O

如贵公司接受上述报价，请尽