档案管理制度

档案管理制度一、总则（一）制定目的与依据为规范本单位档案管理工作，提高档案利用效率，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本单位实际情况，特制定本制度。（二）定义与范围本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。其管理范围涵盖档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁及保密等各个环节。（三）管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密、便于利用的原则。各部门应高度重视档案管理工作，将其纳入日常管理流程，确保档案工作的顺利开展。档案管理应坚持实事求是，维护档案的真实性和历史原貌，同时兼顾经济效益与社会效益，力求以合理的投入实现有效的管理。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成规范各部门在业务活动中形成的各类文件材料，应符合国家及本单位关于公文处理的相关规定，确保其格式规范、内容真实、字迹清晰、手续完备。鼓励使用耐久性好的书写材料和载体。（二）收集责任与要求各部门指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保应归档的文件材料不遗漏、不丢失。文件材料形成后，应及时收集、整理，避免积压。对于专业性较强或特殊载体的档案，相关业务部门应积极配合档案管理部门，共同做好收集工作。（三）收集范围收集范围包括但不限于：本单位发布的各类正式文件、会议记录、工作计划、总结报告、统计报表、合同协议、调研材料、项目资料、财务凭证、人事档案、声像资料、电子数据等具有查考利用价值的材料。具体归档范围及保管期限表另行制定。三、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理过程应做到分类科学、组卷合理、排列有序、目录清晰。（二）分类与编号档案分类采用符合本单位实际的分类方案，可按年度、机构、问题或项目等进行。分类体系应保持相对稳定。档案编号应具有唯一性和可追溯性，便于识别和管理。（三）编目与装订每份档案应编制详细的卷内目录，注明文件序号、文号、责任者、题名、日期、页数等信息。档案装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅。对于破损或不符合要求的文件材料，应先进行修复或复制。（四）归档程序各部门应在规定时间内（如次年第一季度）将整理完毕的档案向单位档案管理部门移交归档。移交时需填写《档案移交清册》，双方核对无误后签字确认，履行交接手续。电子档案的归档应符合相关技术标准和管理要求。四、档案的保管（一）库房要求档案库房应具备适宜的温度、湿度条件，并配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等设施设备。保持库房整洁、通风，严禁存放易燃易爆、易腐蚀等危险品。（二）日常管理档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案柜架应排列有序，便于存取。定期检查维护档案保护设施设备，确保其正常运行。（三）特殊载体档案保管对于照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，如使用专用装具、控制温湿度、定期复制转存等，防止信息丢失或载体损坏。五、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循“为单位发展服务、严格保密、规范有序”的原则。既要满足各项工作对档案信息的需求，又要确保档案的安全与保密。（二）利用权限与手续本单位工作人员因工作需要查阅档案，须凭有效证件并履行相应借阅手续。查阅秘密级以上档案，须经单位分管领导批准。外单位人员查阅档案，须持单位介绍信并经本单位档案管理部门负责人批准。查阅档案时，应在指定地点进行。（三）利用要求查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、摘录档案信息。确需复制的，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制。档案借阅期限一般不超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。（四）档案信息开发档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用工作，通过编研档案资料、建立档案检索系统等方式，为单位决策、业务开展、历史研究等提供有价值的参考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案管理部门及相关业务部门人员组成，负责对已到保管期限档案的价值进行鉴定。（二）鉴定程序档案鉴定小组按照档案保管期限表，对到期档案进行逐卷、逐件审查，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，填写《档案销毁清册》，报单位领导批准后销毁。（三）销毁要求销毁档案必须严格按照批准的《档案销毁清册》进行，由两人以上负责监销。监销人在档案销毁前应认真核对，销毁后在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。严禁个人私自销毁档案或随意丢弃档案材料。具有永久保存价值或具有重要历史查考价值的档案，应按规定向有关档案馆移交。七、档案的保密管理（一）保密责任档案管理部门及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度，严守档案秘密，不得泄露档案内容。（二）保密措施对涉密档案应单独存放，严格控制接触范围。涉密档案的复制、传递、销毁等环节，须按照国家有关保密规定执行。档案管理系统及存储介质应采取严格的保密技术措施，防止信息泄露。（三）失泄密处理一旦发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。八、监督与责任（一）监督检查单位档案管理部门负责对本制度的执行情况进行监督检查，定期对各部门档案工作进行指导和考核。（二）奖惩措施对在档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，视情节轻重对相关责任人进行批评教育、行政处分，直至追究法律责任。九、附则（一）制度