行政采购管理制度

行政采购管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司行政采购行为，加强内部控制，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资及服务的质量，确保公司各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及公司相关管理规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门所有行政类物资、服务的采购活动。凡涉及公司日常办公所需的用品、设备、维修、保洁、会务、差旅等采购事宜，均须遵守本制度。特殊项目采购如涉及专项规定的，可参照专项规定执行，但原则上应符合本制度的基本精神。第三条基本原则行政采购工作应遵循以下基本原则：1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.经济性原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资和服务，追求性价比最优。3.效率性原则：优化采购流程，缩短采购周期，确保及时满足各部门的合理需求。4.公开、公平、公正原则：采购过程应保持透明，对符合条件的供应商一视同仁，确保采购活动的公正性。5.责权对等原则：明确各环节相关人员的职责与权限，确保采购责任落实到人。第二章组织与职责第四条采购管理部门公司行政部为本制度规定范围内行政采购工作的归口管理部门，主要职责包括：1.组织制定和修订公司行政采购管理制度及相关细则。2.统筹协调公司各部门的行政采购需求。3.负责组织实施除各部门自行采购权限外的行政采购活动。4.建立和维护合格供应商名录，对供应商进行评估与管理。5.负责行政采购合同的审核、签订与管理（小额零星采购除外）。6.监督、检查本制度的执行情况，处理采购工作中出现的问题。7.负责行政采购相关档案的整理与归档。第五条需求部门各部门作为采购需求提出单位，其主要职责包括：1.根据实际工作需要，提出合理、合规的采购需求，并对需求的真实性、必要性负责。2.准确填写采购申请单，提供必要的技术参数或规格要求。3.参与相关采购项目的市场调研、供应商考察及招标、询价过程（如需）。4.负责采购物资或服务的验收工作，对验收结果的准确性负责。5.配合行政部处理采购过程中出现的质量异议或其他问题。第六条财务部门财务部门在行政采购管理中的主要职责包括：1.负责采购预算的审核与控制。2.依据审批后的采购合同、合法有效的采购发票及验收凭证办理付款手续。3.对采购资金的使用情况进行监督和核算。4.参与采购价格的审核，提供必要的财务支持。第七条审批人职责各级审批人员应严格按照审批权限对采购申请、采购方案、合同、付款等事项进行审批，对审批结果负责，确保采购行为符合公司规定和整体利益。第三章采购流程管理第八条采购申请与审批1.各部门根据实际需求，填写统一格式的《采购申请单》，详细注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、用途、建议供应商（如有）及期望到货日期等信息，并由部门负责人签字确认。2.《采购申请单》应按照公司规定的审批权限逐级报批。审批权限根据采购金额大小及采购事项的重要程度设定，具体权限划分另行制定并作为本制度的附件。3.对于经常性、周期性采购的物资，可采用月度或季度集中申请的方式。4.未通过审批的采购申请，退回申请部门，由申请部门根据审批意见处理。第九条采购方式根据采购金额、物资特性及市场情况，行政采购可采用以下方式：1.直接采购：适用于金额较小、市场价格透明、单一来源或紧急情况下的小额零星采购。行政部可直接从合格供应商处采购。2.询价采购：适用于采购金额不大，市场上有多家供应商可提供的常规物资或服务。行政部应向至少三家及以上合格供应商发出询价单，获取报价并进行比较，择优确定供应商。3.比价采购：适用于采购金额较大，或对质量、服务有较高要求的采购项目。行政部组织进行市场调研，收集至少三家及以上供应商的详细资料和报价，进行综合比较（包括价格、质量、服务、信誉等）后确定供应商。4.招标采购：对于采购金额达到公司规定标准或符合招标条件的重大采购项目，应按照公司招标管理相关规定组织招标采购。具体采购方式的适用标准及转换条件，由行政部另行制定细则。第十条供应商选择与确定1.行政部应优先从公司合格供应商名录中选择供应商。2.对于名录外的供应商，需由行政部组织进行资格审查，审查合格后方可纳入备选。必要时，可组织需求部门共同进行实地考察。3.选择供应商应综合考虑其资质、信誉、产品质量、价格、交货能力、售后服务等因素，确保选择性价比最优的供应商。4.严禁采购人员在供应商选择中徇私舞弊，收受回扣。第十一条采购执行与合同管理1.采购方式和供应商确定后，行政部负责与供应商进行采购洽谈。2.对于达到公司合同签订标准的采购项目，必须签订书面采购合同。合同内容应包括：标的、数量、质量、价格、交货期、交货地点、付款方式、验收标准、违约责任、争议解决方式等主要条款。3.采购合同由行政部拟定或审核后，按公司合同审批流程报批。合同正式签订后，应及时分发至相关部门。4.行政部根据审批通过的采购申请和签订的合同，向供应商下达采购订单或发出采购通知。第十二条物资验收与入库1.采购物资到货后，由需求部门负责组织验收，行政部予以配合。2.验收时应核对物资的名称、规格型号、数量、包装是否完好，并对产品质量进行抽检或全检（根据物资特性）。必要时，可要求供应商提供相关质量证明文件。3.验收合格后，验收人员在送货单或验收单上签字确认。对于不合格的物资，应立即通知行政部，由行政部负责与供应商协商退换货或其他处理事宜。4.对于需要入库管理的办公用品及固定资产等，验收合格后应办理入库手续，登记相关台账。第十三条付款结算1.需求部门凭审批通过的《采购申请单》、经签字确认的验收单、合法有效的发票以及采购合同（如需），到财务部门办理付款手续。2.财务部门对上述凭证的完整性、合规性进行审核，审核无误后按照合同约定的付款方式和期限办理付款。3.原则上，物资未经验收合格，不得支付全额货款。预付款应严格按照合同约定执行。第四章供应商管理第十四条供应商信息库建立行政部负责建立和维护公司供应商信息库，记录供应商的基本信息、资质文件、合作历史、产品/服务范围、联系方式等。第十五条供应商准入与评估1.供应商准入需提供必要的资质证明文件，如营业执照、相关行业许可证、质量认证证书等。行政部对供应商提交的资料进行审核。2.行政部应定期（如每年）或不定期组织对合格供应商的综合评估，评估内容包括：产品质量、价格竞争力、交货及时性、售后服务、商业信誉等。3.根据评估结果，对供应商进行分级管理，优化供应商结构。对于表现优秀的供应商，可建立长期合作关系；对于不合格的供应商，应及时从合格供应商名录中清除。第十六条供应商关系维护行政部应与主要供应商保持良好沟通，及时反馈使用意见，协调解决合作中出现的问题，以保障采购活动的顺利进行。第五章采购预算与资金管理第十七条采购预算编制各部门应在每年末根据下一年度工作规划和需求，编制本部门的行政采购预算，报财务部门汇总审核，并按公司预算审批流程报批。第十八条预算执行与控制行政采购应严格在批准的预算范围内执行。确因特殊情况需要超预算采购的，需按公司预算调整流程报批。第十九条资金支付管理财务部门应严格按照采购合同约定的付款条件和审批流程办理付款，确保资金支付安全、合规、及时。第六章采购合同管理第二十条合同的拟定与审批采购合同的拟定应符合国家法律法规及公司合同管理规定。合同文本优先采用公司标准合同范本。非标准合同或重大、复杂合同的拟定，可咨询公司法律顾问。第二十一条合同履行与变更合同签订后，双方应严格履行合同义务。如因特殊情况需要变更或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面变更或解除协议，按原合同审批流程报批。第二十二条合同档案管理行政部负责采购合同（包括补充协议、附件等）的收集、整理、编号、归档和保管工作，确保合同档案的完整与安全。第七章监督、检查与责任第二十三条内部监督公司行政部、财务部门及审计部门（如有）有权对公司行政采购活动进行监督检查，各相关部门应积极配合。监督检查内容包括：采购制度执行情况、采购流程合规性、采购价格合理性、合同履行情况等。第二十四条问题处理与责任追究对于采购过程中发现的违规行为、管理漏洞或工作失误，应及时予以纠正。对违反本制度规定，造成公司损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。第二十五条保密义务所有参与采购活动的人员应对采购过程中的商业信息、价格信息等予以保密，不得擅自泄露给无关第三方。第八章附则第二十六条制度解释权本制度由公司行政部负责解释。