审计询证函制度

PAGE审计询证函制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司审计询证函的管理和使用，确保审计工作的准确性、有效性和合规性，为公司财务信息的真实性和可靠性提供有力保障。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司在各类审计业务中涉及审计询证函的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：审计询证函所涉及的信息必须真实、准确地反映被询证对象的实际情况。2.独立性原则：审计人员应独立于被审计单位和被询证对象，确保询证过程的客观性和公正性。3.保密性原则：在询证过程中，对于涉及的商业秘密、敏感信息等应予以严格保密。4.合规性原则：审计询证函的管理和使用必须符合国家法律法规、行业标准以及公司内部相关规定。二、审计询证函的定义与分类（一）定义审计询证函是指审计人员为获取影响财务报表或相关披露认定的项目的信息，通过直接来自第三方对有关信息和现存状况的声明，获取和评价审计证据的过程中所使用的一种书面文件。（二）分类1.银行询证函：用于向银行等金融机构核实公司的银行存款、借款、往来款项等信息。2.企业询证函：向其他企业核实应收账款、应付账款、预收账款、预付账款等往来款项，以及投资、存货等相关信息。3.其他询证函：根据审计需要，向其他相关单位或个人发出的用于核实特定事项的询证函，如律师询证函、函证担保情况等。三、审计询证函的编制与发出（一）编制要求1.审计人员应根据审计目标和具体审计事项，合理设计询证函的内容，确保能够获取充分、适当的审计证据。2.询证函应明确被询证对象、询证事项、询证期间等关键信息，表述清晰、准确，避免产生歧义。3.对于重要的询证事项，应在询证函中注明回函的要求和方式，如要求被询证对象直接将回函寄至审计机构指定地址，或通过电子函证平台进行回复等。（二）发出流程1.审计项目负责人负责审核询证函的内容，确保其符合审计要求和相关规定。2.审核通过后，由专人将询证函加盖公司公章，并按照规定的格式填写发函日期、编号等信息。3.通过邮寄、专人送达或电子函证平台等方式将询证函发送给被询证对象。在发送过程中，应妥善保存相关记录，包括发函日期、快递单号、电子函证平台操作记录等，以备查询和核对。四、审计询证函的回收与处理（一）回收方式1.邮寄方式：被询证对象应将回函直接寄至审计机构指定地址。审计人员应定期跟踪邮件状态，确保回函能够及时送达。2.专人送达：对于距离较近或有特殊要求的被询证对象，可安排专人前往收取回函。收取人员应在回函上签字确认，并注明收取日期。3.电子函证平台：利用电子函证平台进行询证的，审计人员应密切关注平台上的回函信息，及时下载并保存回函记录。（二）回收时间要求审计人员应根据审计项目的进度和要求，合理确定询证函的回收时间。对于重要审计事项的询证函，应确保在规定的时间内收回回函，避免因回函延迟影响审计工作的顺利进行。（三）回函处理1.审计人员收到回函后，应首先检查回函的完整性，包括是否有被询证对象的盖章、签字，回函内容是否清晰、完整等。2.对回函信息进行仔细核对，与审计证据进行相互印证。如发现回函信息与审计预期不符或存在疑问，应及时与被询证对象沟通核实，必要时可实施进一步的审计程序。3.将回函及相关核对情况记录在审计工作底稿中，作为审计证据的重要组成部分。对于回函差异较大或存在重大问题的情况，应详细说明差异原因及处理结果，并在审计报告中予以恰当披露。五、审计询证函的管理与监督（一）档案管理1.建立审计询证函档案管理制度，对询证函的编制、发出、回收、处理等全过程的相关资料进行妥善保管。2.档案内容应包括询证函原件、发函记录、回函记录、与被询证对象的沟通记录等。档案应按照审计项目、时间顺序等进行分类整理，便于查阅和追溯。3.规定审计询证函档案的保管期限，一般为自审计报告出具之日起至少保存[X]年，以满足法律法规和监管要求以及公司内部审计质量控制的需要。（二）监督检查1.内部审计部门应定期对审计询证函制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效实施。检查内容包括询证函的编制是否规范、发出和回收流程是否合规、回函处理是否恰当等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反制度规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。3.鼓励公司员工对审计询证函管理过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予相应奖励，同时保护举报人免受打击报复。六、电子函证管理（一）电子函证平台的选择与使用1.公司应选择符合国家法律法规和行业标准、具备安全可靠技术保障的电子函证平台进行审计询证工作。2.在使用电子函证平台前，应与平台提供商签订服务协议，明确双方的权利和义务，确保平台能够满足公司审计询证的业务需求。3.审计人员应按照平台操作指引进行注册、登录、设置等操作，确保个人账号信息的安全。在使用过程中，严格遵守平台的操作规程，保证询证信息的准确录入和传输。（二）电子函证的安全与保密1.电子函证平台应具备完善的安全防护措施，保障询证信息在传输和存储过程中的安全性，防止信息泄露、篡改等风险。2.公司应对电子函证过程中的数据进行加密处理，确保数据的保密性。同时，限制对电子函证数据访问的权限，只有经过授权的人员才能进行相关操作。3.审计人员在使用电子函证平台时，应注意保护个人账号密码，避免他人冒用。如发现账号异常或存在安全隐患，应及时与平台提供商联系处理。（三）电子函证回函的确认与管理1.电子函证平台应具备可靠的回函确认机制，能够准确记录回函的发送时间、接收时间、回函内容等信息，并生成电子回函记录。2.审计人员应及时对电子函证回函进行确认和下载，将回函记录与纸质回函进行核对，确保信息一致。如发现电子回函记录存在疑问或与纸质回函不符，应及时查明原因并进行处理。3.电子函证回函记录应作为审计工作底稿的重要组成部分，按照档案管理要求进行保存。同时，应定期对电子函证数据进行备份，防止数据丢失。七、特殊情况处理（一）被询证对象拒绝回函1.若被询证对象拒绝回函，审计人员应首先了解拒绝原因，并判断其合理性。2.对于合理拒绝的情况，审计人员应考虑实施替代审计程序，如检查与被询证事项相关的原始凭证、合同协议、往来记录等，以获取充分、适当的审计证据。3.如拒绝回函不合理，审计人员应与被询证对象进行进一步沟通，说明审计询证的重要性和必要性，争取其配合。若沟通无效，应考虑向被询证对象的上级主管部门、监管机构等反映情况，并在审计工作底稿中详细记录沟通情况和处理过程，同时在审计报告中对该事项进行恰当披露。（二）回函存在重大差异1.当回函信息与审计预期存在重大差异时，审计人员应保持职业怀疑态度，对差异原因进行深入调查和分析。2.首先与被询证对象进行再次沟通核实，要求其对差异情况作出解释。同时，检查公司内部与该事项相关的业务记录、财务数据等，以确定差异的真实性和准确性。3.根据沟通和检查结果，判断差异是否对财务报表产生重大影响。如差异影响重大，应考虑实施进一步的审计程序，获取更多的审计证据，以合理估计差异对财务报表的影响程度，并在审计报告中进行恰当披露。（三）询证函丢失或损坏1.如发生询证函丢失或损坏的情况，相关责任人应立即报告上级主管，并采取措施尽量减少损失和影响。2.对于丢失的询证函，应及时与被询证对象联系，说明情况并请求重新回函。同时，在审计工作底稿中记录丢失原因、与被询证对象的沟通情况以及重新获取回函的过程。3.对于损坏的询证函，如仍可辨认关键信息，应在确保信息准确的前提下继