审计署档案三合一制度

PAGE审计署档案三合一制度一、总则（一）目的为加强审计署档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合审计署实际情况，制定本“档案三合一”制度。（二）适用范围本制度适用于审计署机关及所属各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。审计署办公厅负责全署档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导；各单位应明确档案管理职责，指定专人负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.完整准确、系统规范原则。全面收集审计工作中形成的各类文件材料，保证档案内容真实、准确、完整，按照统一的分类标准和整理规范进行整理，确保档案的系统性和规范性。3.便于利用、安全保密原则。以服务审计工作为宗旨，优化档案管理流程，提高档案利用效率；同时，严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全。二、档案管理职责分工（一）办公厅职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定审计署档案管理制度和工作规划，并组织实施。2.负责全署档案工作的组织协调和监督检查，指导各单位档案管理工作，组织开展档案业务培训和考核。3.集中管理审计署机关重要档案，对各单位移交的档案进行接收、整理、保管和利用，并定期对档案进行鉴定、销毁等处置工作。4.负责建立和维护审计署档案管理信息系统，推进档案信息化建设，实现档案资源的数字化存储、检索和共享。5.组织开展档案编研工作，开发档案信息资源，为审计工作和社会利用提供服务。（二）各单位职责1.负责本单位档案工作的组织领导，将档案工作纳入本单位工作计划和考核体系，明确档案管理岗位和人员职责。2.按照档案管理要求，负责收集、整理、保管本单位在各项工作活动中形成的档案，并定期向办公厅移交应归档的文件材料。3.建立健全本单位档案管理制度，规范档案管理流程，确保档案的完整、准确和安全。4.积极配合办公厅做好档案管理相关工作，如档案统计、鉴定、销毁等，并根据工作需要，及时向办公厅申请查阅利用档案。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理法律法规和本单位档案管理制度，热爱档案工作，具备良好的职业道德和专业素养。2.负责本单位档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案整理质量符合要求。3.做好档案的保管工作，维护档案的实体安全，定期检查档案保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.负责档案的借阅登记、归还检查等利用服务工作，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案信息安全。5.积极参与档案信息化建设，协助完成档案数据的录入、扫描、存储等工作，提高档案管理效率。6.配合做好档案的鉴定、销毁等处置工作，对已到保管期限的档案提出鉴定意见，并按照规定程序进行销毁。三、档案收集与整理（一）收集范围1.审计项目档案：包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等与审计项目实施全过程相关的文件材料。2.行政管理档案：涵盖署机关各类会议文件、工作计划与总结、人事任免、财务预决算、固定资产管理、外事活动以及其他行政管理工作中形成的文件材料。3.业务工作档案：如法规建设、审计科研、信息化建设、教育培训等业务领域形成的具有保存价值的文件材料。4.其他档案：包括声像档案（照片、录音、录像等）、电子档案、实物档案等特殊载体的档案。（二）收集要求1.各单位应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时收集本单位在工作活动中产生的各类文件材料，确保档案收集的完整性和及时性。2.对于重要会议、重大审计项目等形成的文件材料，应在活动结束后及时整理收集，确保文件材料不遗漏、不丢失。3.收集的文件材料应保持齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体和格式符合要求，严禁擅自涂改、伪造档案材料。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照审计署档案分类标准，对档案进行科学分类，一般分为综合类、审计业务类、行政类、人事类、财务类、基建类、设备类、声像类、电子类等类别。3.同一类别的档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行排列，编号编目，编制检索工具，便于查找利用。（四）整理方法1.文书档案整理：按照《归档文件整理规则》，对纸质文件材料进行装订、分类、编号、编目、装盒等操作，确保归档文件整理规范、有序。2.审计项目档案整理：依据审计署制定的审计项目档案整理指南，对审计项目文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作，形成完整的审计项目档案卷宗。3.电子档案整理：按照电子文件管理相关规定，对电子文件进行分类、命名、存储、备份等操作，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。同时，建立电子档案与纸质档案的对应关系，实现电子档案与纸质档案的协同管理。4.声像档案整理：对照片、录音、录像等声像档案进行分类编号，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容等信息，并配以文字说明，按照载体类型分别存储保管。5.实物档案整理：对具有保存价值的实物档案进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息，妥善保管，并建立实物档案目录。四、档案保管与保护（一）保管场所1.审计署应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能，确保档案实体安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防器材、防虫药品、档案装具等，并定期进行维护和检查，保证设施设备正常运行。3.档案库房应保持清洁卫生，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放整齐、有序、安全。2.档案装具应根据档案类别、保管期限等进行合理配置，便于档案的分类存放和查找利用。3.对电子档案存储设备，应选用质量可靠、性能稳定的存储介质，并定期进行备份和检查，防止数据丢失。（三）档案保护措施1.对纸质档案，应定期进行清点核对，发现问题及时处理；对破损、褪色的档案，应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。2.加强对电子档案的安全管理，采取数据加密、访问控制、防火墙等技术手段，防止电子档案信息泄露、篡改和丢失。同时，定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.对声像档案和实物档案，应采取相应的保护措施，如对照片进行塑封、对录音录像带进行定期回放检查、对实物进行防潮防腐处理等，延长档案寿命。五、档案利用与服务（一）利用原则1.依法依规原则。严格按照国家有关法律法规和审计署档案管理制度规定，办理档案查阅、借阅手续，确保档案利用合法合规。2.服务审计原则。以服务审计工作为出发点，积极为审计人员提供档案信息支持，提高审计工作效率和质量。3.安全保密原则。在档案利用过程中，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露，确保档案安全。（二）利用方式1.查阅：审计人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在单位负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在单位负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，按时归还，不得擅自转借、复印、摘录档案内容。3.出具证明：根据工作需要，档案管理部门可依据档案内容为有关单位或个人出具档案证明。出具档案证明应严格审核，确保证明内容真实、准确，并加盖档案管理部门印章。（三）利用服务流程1.用户申请：利用者填写档案查阅或借阅申请表，提交所在单位负责人审批。2.审批登记：档案管理部门对申请表进行审核，符合规定的予以批准，并进行登记备案，记录利用者信息、利用时间、档案名称及数量等。3.提供服务：档案管理人员根据利用者需求，提供相应的档案查阅、借阅或出具证明服务，并做好利用过程中的监督和指导工作。4.归还验收：借阅档案到期后，利用者应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查验收，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。（四）利用效果跟踪档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和效果，总结经验教训，不断改进档案利用服务工作。同时，积极收集利用者对档案利用服务的意见和建议，及时反馈给相关部门，以便更好地满足审计工作和社会利用需求。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的保存价值。2.价值主导原则：以档案的历史、现实和未来利用价值为主要依据，确定档案的保管期限和处置方式。3.慎重处置原则：对涉及重要事项、敏感信息或具有潜在利用价值的档案，应慎重鉴定，避免误判误毁。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干以及相关专家组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定工作计划，组织开展档案鉴定工作。2.档案鉴定工作小组应定期召开会议，对档案鉴定工作中遇到的问题进行研究讨论，确保鉴定工作的科学性和准确性。（三）鉴定标准1.保管期限划分：根据档案的重要程度、历史价值、现实利用频率等因素，将档案保管期限划分为永久、定期（30年、10年）。2.永久保管档案：凡是反映审计工作重大历史事件、重要政策法规制定与执行情况、涉及国家机密和重要经济问题等具有长远保存价值的档案，应列为永久保管档案。3.定期保管档案：对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可根据实际情况确定为30年或10年保管期限。保管期限届满后，经鉴定仍有保存价值的档案，可继续延长保管期限。（四）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定工作小组对经过鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、年度、保管期限、文号、数量等信息。2.审批备案：《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、审计署分管领导批准后，报上级档案行政管理部门备案。3.组织销毁：按照批准的销毁清册，由档案管理部门会同有关部门共同组织档案销毁工作。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。4.监销记录：档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。监销人员应对销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案数量等信息。七、档案统计与移交（一）档案统计制度1.建立档案统计工作制度，档案管理部门应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，确保档案数据的准确性和完整性。2.档案统计报表应按照国家档案行政管理部门和审计署规定的格式和内容填报，统计数据应真实可靠，报送及时。3.档案统计分析：对档案统计数据进行深入分析，掌握档案管理工作动态和发展趋势，为档案管理决策提供依据。通过统计分析，发现档案管理工作中存在的问题，及时采取措施加以改进。（二）档案移交制度1.各单位应按照规定的时间和要求，定期向审计署办公厅移交应归档的文件材料。移交档案时，应编制《档案移交清单》，详细注明档