四川省审计档案管理制度

PAGE四川省审计档案管理制度一、总则（一）目的为加强四川省审计档案管理，规范审计档案整理、保管、利用等工作，有效保护和利用审计档案资源，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国审计法》以及国家有关档案管理的法律法规和行业标准，结合四川省审计工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于四川省行政区域内各级审计机关（以下简称“审计机关”）及其派出机构在依法开展审计工作过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则审计档案实行集中统一管理，由各级审计机关的档案管理部门负责集中保管本机关及所属单位形成的审计档案。2.完整准确原则确保审计档案的完整性和准确性，全面反映审计工作的过程和结果，不得遗漏、篡改审计文件材料。3.安全保密原则采取有效措施确保审计档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。严格遵守国家保密规定，对涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的审计档案进行特殊管理。4.便于利用原则优化档案整理和保管方式，便于审计人员及其他相关人员查阅、利用审计档案，提高档案利用效率，为审计工作和经济社会发展服务。二、审计档案的形成与收集（一）审计项目文件材料的形成审计人员在审计项目实施过程中，应当按照审计工作程序和要求，及时形成各类文件材料。文件材料应包括审计通知书、审计实施方案、审计工作底稿、审计证据、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等与审计项目相关的全部材料。（二）文件材料的收集要求1.审计项目负责人应负责组织本项目文件材料的收集工作，确保文件材料齐全、完整。2.审计人员应及时将各自工作中形成的文件材料整理后交项目负责人。3.对于审计过程中形成的电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）特殊情况的处理1.审计项目被撤销的，项目实施单位应及时将已收集的文件材料移交本机关档案管理部门。2.审计项目合并或分拆的，应根据实际情况对文件材料进行合理调整和收集，确保档案的系统性和完整性。三、审计档案的整理（一）整理原则审计档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限，便于保管和利用。（二）整理方法1.审计项目文件材料应按照审计项目立卷，一个审计项目可立一卷或数卷，不得将几个审计项目的文件材料合并立为一卷。2.卷内文件材料应按照结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他文件材料的顺序排列。3.每份或每组文件材料应在其首页右上方加盖档案章，并填写档号。档号应包括全宗号、目录号、案卷号、件号等。4.卷内文件材料应编写页号，单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料正面在右下角，背面在左下角编写页号。5.卷内文件材料应按照排列顺序依次编写目录，目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目。（三）装订要求1.卷内文件材料应采用三孔一线的方法进行装订，不得使用金属物装订。2.装订应牢固、整齐，便于保管和利用。对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。四、审计档案的保管期限（一）保管期限划分审计档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的档案（1）上级领导重要批示、交办的审计项目文件材料；（2）反映本地区重大经济决策、重要审计成果的文件材料；（3）涉及重大违法违纪问题的审计项目文件材料；（4）其他具有重要保存价值的文件材料。2.定期保管的档案（1）保管期限为30年的档案一般审计项目的重要文件材料，如审计报告、审计决定书等。（2）保管期限为10年的档案一般性审计项目的文件材料，如审计通知书、审计工作底稿等。（二）保管期限的确定审计档案保管期限的确定，由审计项目负责人根据审计项目的性质、内容和重要程度提出初步意见，经本机关档案管理部门审核后，报分管领导批准。（三）保管期限的调整审计档案保管期限确定后，如因特殊情况需要调整的，应按照规定程序进行审批。五、审计档案的保管（一）保管场所各级审计机关应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案上架审计档案应按照全宗号、目录号、案卷号的顺序上架排列，便于查找和管理。（三）档案保管检查档案管理部门应定期对审计档案进行检查，检查内容包括档案的数量、保管状况、安全防护等。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。（四）档案的数字化为提高审计档案的利用效率，各级审计机关应积极推进审计档案的数字化工作。按照相关标准和规范，对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。六、审计档案的利用（一）利用范围审计档案的利用主要包括审计机关内部人员查阅、审计机关以外单位查阅、审计档案的借阅等。1.审计机关内部人员查阅审计人员因工作需要查阅本机关审计档案的，应填写《审计档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.审计机关以外单位查阅审计机关以外单位因工作需要查阅审计档案的，应持单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经审计机关分管领导批准后，方可查阅。涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的审计档案，不得对外提供查阅。3.审计档案的借阅审计机关内部人员因特殊情况需要借阅审计档案的，应填写《审计档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。（二）利用手续1.查阅或借阅审计档案时，查阅或借阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅或借阅，不得擅自将档案带出指定地点。2.查阅或借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。3.查阅或借阅人员查阅或借阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用登记档案管理部门应建立审计档案利用登记制度，对查阅或借阅审计档案的人员、时间、内容、目的等进行详细登记，以便跟踪管理和统计分析。七、审计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织审计机关应成立档案鉴定工作小组，负责审计档案的鉴定工作。鉴定工作小组由档案管理部门、审计业务部门等相关人员组成。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据审计档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和规范，对审计档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的审计档案进行清理，提出拟销毁档案清单，送交鉴定工作小组进行鉴定。2.鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审查，提出鉴定意见，确定销毁档案清单。3.销毁档案清单经审计机关分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法审计档案的销毁应采用焚烧、粉碎等符合保密和环保要求的方法进行，确保档案信息彻底销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、