合同内部审计管理制度

PAGE合同内部审计管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同内部审计工作，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构签订的各类合同（包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等）的内部审计监督。（三）基本原则1.合法性原则：合同审计应符合国家法律法规和政策要求，确保合同的签订、履行合法合规。2.全面性原则：对合同从签订前的准备、签订过程、履行情况到终止后的清算等全过程进行审计监督。3.重点性原则：关注合同金额较大、涉及重要业务、存在潜在风险的合同，实施重点审计。4.及时性原则：在合同签订、履行的关键节点及时开展审计工作，发现问题及时提出整改建议。（四）职责分工1.审计部门负责制定合同内部审计计划，组织实施合同审计工作。对合同的合法性、合规性、完整性进行审查，评估合同风险。监督合同的履行情况，对发现的问题提出审计意见和建议，并跟踪整改落实情况。定期对合同审计工作进行总结分析，向公司管理层报告合同审计结果。2.合同管理部门负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等日常管理工作。配合审计部门开展合同审计工作，提供相关合同资料和信息。根据审计意见和建议，及时对合同管理工作进行改进和完善。3.业务部门负责合同业务的发起、谈判、执行等具体工作。按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门和审计部门反馈合同履行情况。协助审计部门开展与本部门业务相关的合同审计工作。二、合同签订前审计（一）审计内容1.合同主体资格审查审查合同对方当事人的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等相关资质文件，核实其是否具备签订合同的主体资格。对于特殊行业或项目，审查对方是否具有相应的行业资质证书或许可证明。2.合同条款审查审查合同条款是否完整、明确，包括标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。检查合同条款是否符合法律法规和公司利益要求，是否存在歧义或潜在风险。关注合同中的权利义务是否对等，是否存在显失公平的条款。3.合同风险评估对合同可能面临的风险进行评估，如市场风险、信用风险、法律风险、技术风险等。分析合同风险的程度和影响范围，提出相应的风险应对措施建议。4.合同审批程序审查检查合同是否按照公司规定的审批流程进行审批，审批文件是否齐全、有效。审查各级审批意见是否明确、合理，是否存在越权审批或审批流于形式的情况。（二）审计程序1.审计部门收到业务部门提交的合同草案及相关资料后，进行初步审查。2.根据初步审查情况，确定是否需要进行详细审计。如需详细审计，审计部门应制定审计方案，明确审计重点、审计方法和审计人员分工。3.审计人员通过查阅资料、实地调查、询问相关人员等方式，对合同签订前的各项内容进行审计，并形成审计工作底稿。4.审计结束后，审计人员撰写审计报告，提出审计意见和建议。审计报告经审计部门负责人审核后，提交给公司管理层和相关部门。三、合同签订过程审计（一）审计内容1.合同谈判过程审查检查合同谈判人员是否具备相应的专业知识和谈判能力，谈判过程是否合规、公正。审查谈判记录是否完整，谈判结果是否符合公司利益和预定目标。2.合同签订程序审查核实合同是否由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。检查合同签订日期是否明确，签订地点是否符合规定。审查合同份数及分发情况是否合理，确保合同各方持有有效合同文本。（二）审计程序1.审计部门根据合同签订前审计的结果，对合同签订过程进行跟踪审计。2.审计人员通过查阅合同谈判记录、签订文件、会议纪要等资料，实地观察签订过程等方式，对合同签订过程进行审查。3.如发现签订过程中存在问题，审计人员及时向合同管理部门和业务部门提出整改意见，并跟踪整改情况。4.审计结束后，审计人员将合同签订过程审计情况记录在审计档案中。四、合同履行审计（一）审计内容1.合同执行情况审查检查合同双方是否按照合同约定履行各自的义务，包括标的交付、价款支付、服务提供等。审查合同履行过程中的变更情况，如变更原因、变更程序是否合规，变更后的合同条款是否得到有效执行。2.合同结算审查核实合同价款结算是否按照合同约定的结算方式、结算时间进行，结算金额是否准确无误。审查结算凭证是否齐全、合法，结算手续是否完备。检查合同款项支付是否经过严格审批，是否存在逾期付款或违规付款的情况。3.合同纠纷处理审查关注合同履行过程中是否发生纠纷，纠纷的原因、处理方式及结果是否合理。审查公司在合同纠纷处理过程中的应对措施是否得当，是否维护了公司的合法权益。（二）审计程序1.审计部门定期或不定期对合同履行情况进行审计，可根据合同金额大小、履行期限长短等因素确定审计频率。2.审计人员通过查阅合同执行记录、财务凭证、往来函件、纠纷处理文件等资料，与合同双方进行沟通核实等方式，对合同履行情况进行审查。3.审计过程中，如发现合同履行存在问题，审计人员及时与合同管理部门和业务部门沟通，共同分析原因，提出整改建议，并跟踪整改落实情况。4.审计结束后，审计人员撰写合同履行审计报告，总结合同履行情况，评价合同履行效果，针对存在的问题提出改进措施和建议。审计报告经审计部门负责人审核后，提交给公司管理层和相关部门。五、合同终止审计（一）审计内容1.合同终止原因审查核实合同终止的原因是否符合法律法规和合同约定，是否存在违约或其他不当行为导致合同终止。审查合同终止的决策程序是否合规，是否经过必要的审批。2.合同清算审查检查合同终止后的清算工作是否及时、全面，包括标的清理、价款结算、费用支付、资产交接等。审查清算结果是否准确无误，是否存在资产流失或其他损害公司利益的情况。3.合同资料归档审查核实合同终止后相关资料是否及时整理归档，归档资料是否完整、规范。检查合同档案的保管期限是否符合规定，保管措施是否安全可靠。（二）审计程序1.合同终止后，审计部门及时介入进行审计。2.审计人员通过查阅合同终止文件、清算报告、财务账目、资产交接清单等资料，实地盘点资产等方式，对合同终止情况进行审查。3.审计过程中，如发现合同终止存在问题，审计人员及时提出整改意见，并监督整改落实情况。4.审计结束后，审计人员撰写合同终止审计报告，对合同终止情况进行总结评价，针对存在的问题提出处理建议。审计报告经审计部门负责人审核后，提交给公司管理层和相关部门。六、审计结果运用（一）建立审计问题台账审计部门对合同审计过程中发现的问题进行梳理，建立审计问题台账，详细记录问题的性质、涉及合同、发现时间、整改情况等信息。（二）跟踪整改落实审计部门负责跟踪审计问题的整改落实情况，定期对整改情况进行检查和评估。对于未按时完成整改或整改不到位的部门，及时发出整改通知，督促其加快整改进度。（三）结果通报与考核1.审计部门定期将合同审计结果向公司管理层和各部门进行通报，对审计发现的典型问题进行分析和警示。2.将合同审计结果纳入公司绩效考核体系，对合同管理规范、审计结果良好的部门给予适当奖励；对合同管理存在问题较多、审计结果较差的部门进行相应处罚。（四）完善制度与流程审计部门根据合同审计结果，分析合同管理中存在的薄弱环节和共性问题，及时向公司管理层提出完善合同管理制度和业务流程的建议，促进公司合同管理水平不断提高。七、审计档案管理（一）档案收集与整理合同审计工作结束后，审计人员应及时将审计过程中形成的各类资料进行收集整理，包括审计计划、审计工作底稿、审计报告、相关证据材料等。（二）档案分类与编号按照合同审计的不同阶段和内容，对审计档案进行分类，如合同签订前审计档案、合同签订过程审计档案、合同履行审计档案、合同终止审计档案等。并为每类档案编制唯一的编号，便于查询和管理。（三）档案保管与借阅1.审计档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，确保档案的完整性和安全性。2.建立审计档案借阅制度，严格限定借阅范围和借阅期限。因工作需要借阅审计档案的，需经审计部门负责人批准，并办理借阅登记手续。借阅人员不得擅自涂改、转借、复印审计档案。（四）