印章管理风控制度

PAGE印章管理风控制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，有效防范印章使用风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司等所有印章的管理。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章、业务专用章等各类具有法律效力或代表公司特定用途的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。行政部门应根据公司实际需求，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，经公司法定代表人或授权代表审批后，交由指定的印章刻制单位进行刻制。2.印章刻制单位必须具备合法资质，刻制的印章应符合国家法律法规及行业标准要求，确保印章的质量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部门应及时组织验收。验收内容包括印章的规格、字体、图案、材质等是否与审批要求一致，印章的清晰度、完整性是否符合标准。验收合格后，行政部门应填写《印章验收单》，并将印章妥善保管。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章的名称、启用日期、使用范围、保管责任人等信息。2.印章启用时，应在《印章使用登记表》上进行首次登记，记录印章启用的时间、启用人、印章状态等信息。3.对于因业务调整或其他原因不再使用的印章，行政部门应及时发布《印章停用通知》，并按照规定进行封存或销毁处理。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管原则，各类印章必须指定专人负责保管，确保印章安全。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人使用。3.印章保管应做到安全可靠，存放印章的保险柜应设置密码和钥匙双重防护，钥匙由保管人员妥善保管，密码应定期更换。（二）保管职责1.公司公章、法定代表人章由公司法定代表人或授权的专人保管。2.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。3.财务专用章由财务部门指定专人保管。4.部门章、业务专用章由各部门负责人指定专人保管。（三）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，并将印章存放于安全、保密的场所。不得将印章携带外出使用，如因特殊情况确需携带外出的，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并办理相关手续。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人员离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续。交接手续应包括印章的实物交接、《印章使用登记表》的交接等，并由双方签字确认后方可生效。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于以公司名义对外发布的重要文件、信函、报表等；签订合同、协议等具有法律效力的文件；办理公司相关的工商登记、税务申报、银行开户等重要事项。2.法定代表人章：用于以公司法定代表人名义签署的文件、信函等；办理公司法定代表人授权的其他事项。3.合同专用章：用于签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。5.部门章：用于各部门内部文件的发布、工作联系函等；办理部门职责范围内的相关业务。6.业务专用章：用于公司特定业务领域的文件、凭证等；办理与特定业务相关的事项。（二）使用流程1.用印申请申请人需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并签字确认。用印申请应根据印章的使用范围，分别提交给相应的审批人进行审批。审批人应认真审核用印申请的内容，确保用印事项符合公司规定和法律法规要求。2.审批流程一般事项用印：由部门负责人审批，涉及金额较大、重要合同等事项用印，需经公司分管领导、法定代表人审批。财务专用章使用：由财务负责人审批，涉及重大财务事项用印，需经公司分管财务领导、法定代表人审批。公司公章、法定代表人章使用：由公司法定代表人或授权代表审批。3.用印登记经审批同意用印后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上进行详细登记，记录用印日期、用印文件名称、用印份数、用印事由审批人等信息。用印登记应确保信息准确、完整，以便日后查询和追溯。4.使用印章印章保管人员应严格按照审批意见和登记内容使用印章，确保印章使用的真实性、合法性和准确性。使用印章时，应将印章放置在安全、平整的表面上，由专人负责盖章，不得让申请人自行盖章。盖章应清晰、端正，确保印章与文件内容完全吻合。5.用印文件存档用印完成后，印章保管人员应将用印文件及《印章使用申请表》、《印章使用登记表》等相关资料整理归档，妥善保管。用印文件的存档期限应按照公司档案管理规定执行，确保文件资料的完整性和可追溯性。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行用印审批的，申请人应电话或书面形式向审批人说明情况，经审批人同意后，可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.异地用印时，申请人应通过传真、邮件等方式将用印申请及相关文件发送给审批人进行审批。审批通过后，申请人可在当地指定的合法印章刻制单位进行刻制，并将用印情况及时反馈给公司印章管理部门。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细注明停用原因、停用日期等信息，经公司法定代表人或授权代表审批后，发布《印章停用通知》。2.印章停用后，保管人员应立即停止使用该印章，并将印章妥善封存。封存后的印章应存放在安全、保密的场所，严禁随意丢弃或转借他人。（二）销毁1.对于不再使用且无保留价值的印章，由行政部门填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、规格、停用原因等信息，经公司法定代表人或授权代表审批后，组织进行销毁。2.印章销毁应采用适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人等信息。3.印章销毁记录应与《印章停用申请表》、《印章使用登记表》等相关资料一并归档保存，以备日后查询和审计。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对印章管理情况进行审计检查，重点检查印章的保管、使用、停用、销毁等环节是否符合本制度规定，是否存在印章使用风险。审计检查结果应及时向公司领导汇报，并提出改进建议。（二）日常监督公司各部门应加强对印章使用情况的日常监督，发现问题及时报告公司领导和印章管理部门。印章管理部门应定期对印章使用情况进行统计分析，总结经验教训，不断完善印章管理制度。（三）违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、