铁塔公司采购制度

PAGE铁塔公司采购制度一、总则（一）目的为了规范中国铁塔股份有限公司（以下简称“公司”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属分公司、子公司（以下统称“各单位”）的采购活动，包括工程建设、设备采购、物资采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，严格按照规定的程序和方法进行。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，公正地对待每一个供应商，不偏袒、不歧视，保证采购结果公平合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购方案，降低采购费用，提高资金使用效率。4.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，保证采购项目顺利实施。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：采购管理委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，主任由公司总经理担任。2.职责审议采购管理制度、采购战略规划等重要文件。审批年度采购预算和重大采购项目。协调解决采购工作中的重大问题。监督采购工作的执行情况。（二）采购部门1.职责贯彻执行采购管理制度和相关规定。制定和实施采购计划，组织采购活动。建立和维护供应商管理体系，开展供应商评价和选择工作。负责采购合同的签订、执行、变更和终止等管理工作。协调与其他部门在采购工作中的关系，及时解决采购过程中出现的问题。收集、整理和分析采购信息，为公司决策提供支持。（三）需求部门1.职责根据业务需求，提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的技术评审、商务谈判等工作，提供专业意见和建议。负责采购项目的验收工作，确保采购成果符合要求。配合采购部门进行供应商管理和采购合同执行等工作。（四）其他部门1.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项、监督采购资金使用等工作。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督,检查采购制度执行情况,防范采购风险和舞弊行为。3.法务部门：负责审查采购合同等法律文件，提供法律支持和咨询服务，防范法律风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各单位应根据年度工作计划和业务需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。2.采购预算编制应遵循“自上而下、自下而上、上下结合”的原则，由各需求部门提出初步预算，采购部门汇总审核，经财务部门审核后报采购管理委员会审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目必须调整的。市场价格波动较大，原采购预算无法满足采购需求的。因不可抗力因素，影响采购项目实施的。其他需要调整采购预算的情形。2.预算调整申请应经需求部门、采购部门、财务部门审核后，报采购管理委员会审批。预算调整获批后,采购部门应按照新的预算组织采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：施工单项合同估算价在400万元人民币以上的。重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上的。服务采购单项合同估算价在100万元人民币以上的。同一项目中可以合并进行的采购项目，其采购内容属于同一采购目录的，且合并后达到前款规定标准的，应当采用公开招标方式。3.公开招标程序采购部门制定招标方案，明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格供应商名单。向合格供应商发售招标文件，并组织开标、评标、定标等活动。发布中标公告，与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序采购部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的范围和条件。向符合条件的供应商发出投标邀请书。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序采购部门制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务要求、谈判程序等内容。确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判文件。在规定时间内组织谈判活动，与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、金额、理由等情况。组织相关部门和专家进行论证，形成论证意见。将单一来源采购申请和论证意见报采购管理委员会审批后，与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序采购部门制定询价文件，明确询价项目的技术规格、商务要求等内容。向符合条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和评估，确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件和流程。供应商准入条件应包括企业资质、业绩、信誉、产品质量、售后服务等方面。2.潜在供应商应向采购部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购部门对申请材料进行审核，并组织实地考察或评估，符合条件的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。评价方式可采用定量与定性相结合的方法进行。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类供应商为优秀供应商，给予优先合作、价格优惠等奖励；B类供应商为合格供应商，维持正常合作关系；C类供应商为不合格供应商，限制或停止合作，并要求其限期整改。3.对供应商的考核结果应及时反馈给供应商，并作为后续合作的重要依据。（三）供应商淘汰与退出1.如供应商出现下列情形之一的，采购部门应将其淘汰出供应商库，并停止与其合作：提供虚假材料，骗取准入资格的。产品质量严重不合格，给公司造成重大损失的。交货期严重延误，影响公司项目进度的。售后服务不到位,多次被投诉且拒不整改的。有其他严重违反法律法规或合同约定行为的。2.因供应商淘汰或退出导致采购项目需要更换供应商的，应按照规定的采购程序重新组织采购活动。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性、合规性以及预算的准确性等。2.根据采购项目的金额和性质，按照规定的审批权限进行审批。金额较小的采购项目由采购部门负责人审批；金额较大的采购项目需报采购管理委员会审批。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请制定采购方案，明确采购方式、采购时间安排、采购文件编制等内容。2.按照选定的采购方式组织采购活动，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。在采购过程中，严格按照相关法律法规和采购文件的要求进行操作，确保采购活动的合法性、公正性和透明度。3.组织开标、评标、谈判、询价等活动时应成立相应的评审小组，评审小组由采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关人员以及技术专家组成，并按照规定的程序和标准进行评审工作。（四）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准及验收要求、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交法务部门进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。合同签订后，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准对采购货物的数量、质量、规格等进行检验，确保采购成果符合要求。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购款项的重要依据。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。（六）采购付款1.财务部门应根据采购合同约定和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购项目的真实性、合同执行情况、发票合规性等。2.审核通过后，按照公司资金支付流程办理付款手续。付款方式应符合合同约定，确保资金支付安全、准确、及时。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购计划、采购方式选择、供应商管理、合同签订、验收付款等各个环节。2.采用定性与定量相结合的方法对识别出的风险进行评估,确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理预测市场价格波动趋势，通过签订长期合同、套期保值等方式降低市场价格风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，严格供应商准入、评价和考核，建立供应商风险预警机制，及时发现和处理供应商出现的问题，降低供应商违约风险。3.法律风险应对：加强采购合同管理，严格合同审查，确保合同条款合法合规，明确双方权利义务，防范法律风险纠纷。同时，加强与法务部门的沟通协作，及时获取法律支持和咨询服务。4.内部管理风险应对：完善采购管理制度和流程，加强采购人员培训和监督，提高采购人员业务水平和风险意识，规范采购操作行为，防范内部管理不善导致的风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险应对措施执行情况进行检查和评估，及时发现风险应对过程中存在的问题，并采取有效措施加以改进和完善。2.设立风险预警指标，如供应商逾期交货率、采购成本超支率、合同纠纷发生率等,当预警指标达到设定阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。八、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.定期收集、整理和分析采购信息，为采购决策提供数据支持和参考依据。同时，加强与内部各部门的信息共享与沟通，及时了解业务需求变化和采购项目进展情况。（二）采购信息发布1.采购部门应通过公司内部网站、采购管理系统等平台及时发布采购信息，包括采购项目公告、中标（成交）结果公示、采购合同信息等，确保采购信息公开透明。2.按照规定的时间和方式向供应商发布采购文件、询价通知书等相关资料，保证供应商能够及时获取采购信息，参与采购活动。