金山区采购内部控制制度

PAGE金山区采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强金山区采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，保障采购活动的合法性、合规性和有效性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于金山区各级行政机关、事业单位、国有企业以及其他纳入采购管理范围的组织和机构（以下统称“采购主体”）的采购活动。采购活动包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：采购活动应符合本地区制定的采购管理办法和相关规章制度，确保采购流程规范有序。3.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公平公正。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。（四）职责分工1.采购主体：负责本单位采购活动的组织实施，明确采购需求，执行采购程序，签订采购合同，并对采购项目的质量、进度和资金支付等负责。2.财政部门：负责制定采购预算管理办法，审核采购预算，监督采购资金的使用，对采购活动进行财政监督检查。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况以及采购资金使用的真实性、合法性和效益性。4.其他相关部门：按照各自职责，协同做好采购活动的相关工作，如发展改革部门负责对重大建设项目采购进行指导和监督，行业主管部门负责对本行业采购活动进行业务指导和监管等。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购主体应根据本单位事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，按照财政部门规定的预算编制要求和标准，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、采购时间等内容，并确保预算编制的准确性和完整性。3.采购预算编制过程中，采购主体应充分征求内部相关部门的意见，进行可行性论证，确保采购项目符合单位实际需求和发展战略。（二）预算审核1.财政部门负责对采购主体报送的采购预算进行审核。审核内容包括预算编制的合规性、合理性、准确性以及与单位年度工作计划的一致性等。2.财政部门应根据审核结果，对采购预算进行调整和批复。采购主体应严格按照财政部门批复的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更。（三）预算执行1.采购主体应按照批复的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金专款专用。2.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，采购主体应按照规定程序报财政部门审批。财政部门应根据实际情况进行审核，并及时批复调整后的采购预算。（四）预算监督1.财政部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购主体的采购预算执行情况进行分析和评价，及时发现和纠正预算执行过程中存在的问题。2.审计部门应将采购预算执行情况纳入审计监督范围，对采购预算执行过程中的违规行为依法进行处理和处罚。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购主体在实施采购活动前，应开展充分的需求调研。需求调研应涵盖采购项目的功能、性能、质量、服务等方面的要求，以及市场供应情况、价格水平等信息。2.需求调研可通过问卷调查、实地考察、专家咨询、供应商沟通等方式进行，确保采购需求准确反映单位实际工作需要。（二）需求论证1.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购主体应组织相关专家或专业机构进行需求论证。需求论证应从技术可行性、经济合理性、合规性等方面进行全面评估。2.需求论证报告应作为采购文件的重要组成部分，为采购活动的实施提供依据。（三）需求确定1.采购主体应根据需求调研和论证结果，确定采购项目的具体需求。采购需求应明确、清晰、准确，避免出现模糊不清或歧义性的表述。2.采购需求一经确定，不得擅自变更。如因特殊情况确需变更采购需求的，应按照规定程序进行审批，并重新组织需求调研和论证。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购项目符合下列情形之一的，必须采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到公开招标数额标准的；政府采购工程公开招标数额标准按照国务院有关规定执行。2.采用公开招标方式采购的，采购主体应按照规定在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、规格、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购主体应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购主体应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的评定成交的标准进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，采购主体应组织专业人员进行论证，并在指定媒体上公示论证情况。公示无异议后，采购主体应与单一供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购主体应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购主体应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购方式的，采购主体应按照规定程序报财政部门审批。2.财政部门应根据采购项目的实际情况，对采购方式变更申请进行审核，并及时批复。采购主体应按照财政部门批复的采购方式组织实施采购活动。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购主体应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购预算、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的各项要求和评审标准，确保采购活动的公平、公正、公开。（二）采购文件审核1.采购主体在编制采购文件后，应组织内部相关部门对采购文件进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性以及与采购需求的一致性等。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购主体可邀请外部专家或专业机构对采购文件进行审核，确保采购文件的质量。（三）采购文件发布1.采购主体应按照规定的程序和方式发布采购文件。公开招标项目的招标公告应在指定的媒体上发布；邀请招标、竞争性谈判、询价等项目的采购文件应向符合资格条件的供应商发出。2.采购文件发布后，采购主体应及时对采购文件进行澄清或修改。澄清或修改的内容作为采购文件的组成部分，具有同等法律效力。采购主体应按照规定的程序和方式将澄清或修改的内容通知所有已获取采购文件的供应商。（四）采购文件保存1.采购主体应妥善保存采购文件，保存期限按照国家有关规定执行。采购文件保存期限届满后，经单位负责人批准，可按照规定程序进行销毁。2.采购文件的保存应便于查阅和使用，确保采购活动的可追溯性。六、采购活动实施（一）采购公告发布1.采购主体应按照规定在指定的媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目的基本信息、采购方式、采购需求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采购公告发布后，采购主体应及时对采购公告进行跟踪和管理，确保采购公告的信息准确、完整、及时。（二）供应商报名及资格审查1.采购主体应按照采购公告的要求，接受供应商的报名。报名时，供应商应提供相关证明材料，证明其符合采购项目的资格条件。2.采购主体应组织对供应商的资格进行审查。资格审查应按照采购文件规定的标准和程序进行，确保参与采购活动的供应商具备相应的资格条件。（三）开标、评标、谈判及询价1.采购主体应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、谈判及询价活动。开标、评标、谈判及询价活动应在严格保密的情况下进行，确保活动的公正性和透明度。2.开标时，采购主体应邀请所有投标人参加，并当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。评标时，评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。谈判及询价时，谈判小组或询价小组应与供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判或询价，确定成交供应商。（四）中标、成交结果公示及公告1.采购主体应在评标、谈判及询价活动结束后，及时公示中标、成交结果。公示期不得少于三个工作日。公示内容应包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的等信息。2.公示无异议后，采购主体应发布中标、成交公告。中标、成交公告应在指定的媒体上发布，公告内容应与公示内容一致。（五）合同签订1.采购主体应在中标、成交公告发布后，按照规定程序与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、质量标准、服务要求、交货时间及地点、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购主体应将采购合同副本报财政部门备案。财政部门应加强对采购合同执行情况的监督检查，确保采购合同的有效履行。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购主体应在采购项目实施前，制定验收方案。验收方案应包括验收标准、验收程序、验收人员组成等内容。2.采购主体应组织验收人员进行培训，使其熟悉采购项目的技术要求、验收标准和验收程序，确保验收工作的顺利进行。（二）验收实施1.采购项目完成后，采购主体应按照验收方案组织验收。验收人员应按照验收标准对采购项目的质量、数量、规格、性能等进行全面检查。2.验收过程中，验收人员应认真做好验收记录，对验收中发现的问题应及时要求供应商进行整改。整改完成后，采购主体应组织复查，确保采购项目符合要求。（三）验收报告1.验收结束后，验收人员应编制验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收依据、验收标准、验收时间、验收人员组成、验收情况及结论等内容。2.验收报告应由验收人员签字确认，并加盖采购主体公章。验收报告作为采购项目结算和支付的重要依据。（四）验收监督1.财政部门和审计部门应加强对采购验收工作的监督检查。监督检查内容包括验收方案的制定、验收人员的组成、验收程序的执行、验收报告的编制等情况。2.对于验收过程中发现的违规行为，财政部门和审计部门应依法进行处理和处罚。八、采购资金支付管理（一）资金支付申请1.采购主体应在采购合同约定的付款时间前，向财政部门提交资金支付申请。资金支付申请应包括采购项目名称、采购合同编号、采购金额、已支付金额、本次申请支付金额、付款方式、收款单位名称及账号等内容。2.资金支付申请应附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料，确保资金支付申请的真实性、合法性和完整性。（二）资金支付审核1.财政部门应按照规定对采购主体提交的资金支付申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。2.财政部门审核通过后，应按照财政国库管理制度的规定，及时办理资金支付手续，将采购资金支付给供应商。（三）资金支付监督1.审计部门应加强对采购资金支付情况的审计监督。审计监督内容包括资金支付申请的审核、资金支付的合规性、资金使用效益等情况。2.对于采购资金支付过程中发现的违规行为，审计部门应依法进行处理和处罚。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购主体应在采购活动结束后，及时收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、资金支付凭证等。2.采购档案收集应确保文件资料的完整性和准确性，不得遗漏重要文件资料。（二）档案整理1.采购主体应按照档案管理的要求，对收集的采购档案进行整理。整理内容包括文件资料的分类、编号、装订、编目等。2.采购档案整理应遵循便于查阅和使用的原则，确保档案的规范性和系统性。（三）档案保管1.采购主体应妥善保管采购档案，设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全和完整。2.采购档案保管期限应按照国家有关规定执行。保管期限届满后，经单位负责人批准，可按照规定程序进行销毁。（四）档案查阅1.采购主体应建立档案查阅制度，明确档案查阅的范围、程序和要求。查阅采购档案时，查阅人员应填写查阅申请表，经单位负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购档案时，查阅人员应遵守档案保管场所的规定，不得擅自复制、涂改、损毁档案。查阅结束后，查阅人员应及时归还档案。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门、审计部门及其他相关部门应按照各自职责，对采购主体的采购活动进行监督检查。监督检查内